上周经历的两件事，让我看到职场人的一个通病：很多职场人不会做报告。
先说第一件事，是一个以前的同事，他有十年没联系我了，突然给我发了一条短信，想咨询我一件工作上的事。
电话一开始，他就一五一十地介绍自己这十年的 经历，先是加入一家台企，但因为不景气，不到一年就遭遇了裁员。
正好有个创业的朋友，需要一个懂财务的合伙人，就拉他入伙了，他有点犹豫，但还是加入了， 因为自己不用出资就能当个创业合伙人。做了二年，他的朋友出国移民了，把公司卖了，他也就离开了那家小公司。
然后他加入了一家做食品的法国公司，担任一个小团队的财务经理。他做了五年，总经理也挺赏识他的，答应他给他再多管几家企业，职级上也可以有个提升。
可是这家法国公司最近被一家民企收购了。新来的民企老板是个富二代，并不懂企业管理，接手后裁换了一大半的老员工。
直接管他的财务总监挺有经验的，希望他专注地做财务分析，不再带人，但要做全国所有门店的分析。也就是说工作面窄了，但管的企业多了。
听到这里，我终于忍不住了。问了他一句：你想问我的问题是什么？
他随即回答道：公司现在不需要我管团队了，我感觉自己好像从管理岗变成了专业岗，这样的变化对我职场发展是好还是坏？
简单点评一下，这位同事是以一种自传体方式在交流，自传体就是以自我为线索地展开内容，完全不顾对方的背景知识与交流体验。
我听他十分钟的自传体陈述，就一个字：累。因为不知道他要请教我的具体问题点。所以我必须认真倾听，仔细捕捉并记录他讲话中的关键词。
比如裁员 (可能会是职业规划问题) ，比如合伙创业 (可能是创始人之间的磨合问题) ，比如民企并购 (可能会是管理风格问题) ，结果，到后来是岗位安排问题，是一个垂直发展还是横向发展的问题。
仔细一想，周围很多人都是用这种由内向外的交流方式与人沟通的，潜意识里自以为对方对自己的出发点与关注点一清二楚。
那上面这段话该怎么说呢？我重新梳理如下：
过去十年我换了好几个工作，从台企到合伙创业到现在的民企，我想问你的问题是当下的一个困惑，是该走管理路线还是专业路线，下面我详细讲一下这两个不同的选择……
这样的交流才是以对方的倾听体验为中心的，不重要的一笔带过，想沟通的重点一开 始就讲明白，这样不仅省了对方的时间，还避免消耗对方的注意力资源，在这个信息化时代，注意力资源变得越来越珍贵了。
八十年代流行一句话：浪费别人的时间就是在谋财害命。套用到现在，浪费别人的注意力就是在谋杀他人的生命。
下面再说第二件事，是我昨天主持的一个办公自动化项目，我是这个项目的负责人，我打算给总裁做一个阶段性报告。
同时，也借这个机会，让下面的组员有机会在总裁面前刷刷脸。免得年底提升，评定奖金时，当他们的领导提议他们时，总裁一点印象都没有。
我们公司的八大中心各有一个代表加入我的项目组成为核心组员，所以我让他们以部门中心为单位，每个人做一个陈述报告。我以虚构小说的写法，将八个汇报者的典型问题汇合在一个陈述者身上，作为案例学习，可以更凝练一些。
采购部的小张是一年前加入公司的，他第一个做陈述报告。我的项目助理老刘从文件夹中打开他的演示 PPT 后，他的报告是这样陈诉的：
下面由我来讲一下我们采购部的办公自动化报告，第一项是供应商管理，我们对供应商的信息进行了……；采购管理方面我们做了订单数据的……；最后一项，也是最重要的一项是部门协作，我们做了信息平台的……。我们这些项目分二期做，第一期的预计收益是每月节约580个小时。
噢，不好意思， 这张表好像不是更新版的，老刘，你用的是我今天早上发你的文件吗？我昨晚做了一些更新的。
于是老刘花了二分钟重新开启了最新版的文件，文件打开后小张继续说道：
其实更新也不多，就是第三个项目的实施进度调整了一下，原来写的12月完成，现在看来11月底就能完成。
小张在台上讲的时候，我在本子上记下了下面5个做报告的问题。
1. 没有铺垫。作为项目组长应该这样讲：我是采购部的张某某，去年从同行某某公司转入本公司。在这个项目上，我们采购部有某某、某某、某某等五个组员 (这些人名字应当写在第一页PPT上) ，所以今天展示的是我们采购团队过去几个月讨论并执行的项目汇总。
别小看这几句简单的开场白，少了这几句铺垫的话，小张的报告失去了一个宣传自己的机会， 同时本组成员的努力也被淹没了。
2. 话题跳转没承接。讲着讲着突然到了最后一个项目，别人跟不上，应当用激光笔一个一个地点着讲，或者用“第二个”、“第三个”的连接词贯穿，这样每一个要点都有明确交待。
3. 没有层次结构。应当先从大框架上统领一下，比如这样讲：我们的项目会分二期做，今天的第一期先抓“低垂的果子”，第一期一共做了26个项目。时间关系我就挑重要的五个项目陈述。第一期的项目可以节约7个人头，明年第二期展开后还可以再省5个人头。
4. 更正不重要的小错。小张太实诚了，某个项目实施进度的刷新，这是一个不重要的细节。他这么一更正效果极差。不仅显得自己不专业，把项目助理老张的工作失误也晒了出来。还有会场上停顿2分钟去翻找文件，会让会议开得拖沓凌乱。难得有机会在总裁面前刷一次脸，就刷出这种效果？
5. 没有主次之分。重要的内容应该当置顶第一个讲，五个项目一个个讲，到最后大家的注意力是递减的。
问题列出来了，下面讲讲做好一个口头报告的常规思路，我提炼了一个 3S 模型。
工作汇报3S模型
第一个S，Structure，框架结构。
一个好的报告应当有一个“总分总”的整体结构。第一个“总”是总体全貌，比如说办公自动化的项目，作为采购部门，一共发动了26个项目。然后是按“收益高低”与“实施难易”两个维度分成四个象限，分别是“身边的金子”、“低垂的果子”、“该打的硬仗”以及可以忽略的“问题墙”。
