前段时间我做了一场与湛庐文化编辑的直播访谈，就越川慎司的著作《TOP5%精英的时间管理秘诀》谈了精英人群对于时间管理的思路和方法。这里分几期刊出相关内容。
感兴趣的小伙伴可点击下方链接查看前文，剩下的部分内容在本文中继续展开。
Top5% 精英的时间管理（一）
Top5% 精英的时间管理（二）
Top5% 精英的时间管理（三）
在职场中，我们应如何平衡紧急任务和重要任务，避免因效率低下导致的加班？
你刚才谈到紧急任务和重要任务的平衡。这里边很重要的一点就是要去区分工作当中的How和Why。
就是说事情最后呈现的一个现象，我是怎么做的？我们要再往前追问，为什么我会这样做？有很多人工作效率低下，不断的去加班，不断的去救火，是因为他们很少去做防火的事情。
这里边很重要的一个做事的方法，就是去做上游管理。不要在下游发力，要把更多的时间做在上游端，在源头一次性把事情做对。
我举个例子，假如说我们现在坐在教室里学习，这个时候我们的窗户是打开的，而且一块玻璃碎了，风很大，把我们课桌上的讲义考卷吹得满地都是，这个时候我们怎么做？紧急的任务是什么？重要的任务又是什么？
很多人只顾紧急的事，埋头捡纸，重要的事情是把那个源头给堵住，去关窗。如果玻璃碎了，没办法把这个窗关好，风还是要进来，那怎么办？那就要去换块玻璃。这个换玻璃的事情就是重要的事情，这是源头的事情，这是上游的事情，这是防火的事情，所以有很多人一直在忙着捡纸，只是埋头研究捡纸的方法，关注自己的手势，研究左右开弓提升效率，这些都是事倍功半的低效劳动。
我上面讲的第二象限，很多都是上游的事情。很多人在紧急和重要的事情上会很纠结，说没有时间去换窗，我捡纸都来不及。确实，我们每天工厂有产出的任务，有交货的最后期限。
我们被很多紧急的事情压得喘不过气来，但是你越是不去做上游的事情，你会越多地加班，因为加班，你的工作质量也会下降，工作质量下降，你会不断的返工，返工是毫无价值的，又吃掉了你很多时间，你就更来不及，所以你必须在某一个点叫停。
这儿我想给大家分享一个“反脆弱精神”，什么叫反脆弱精神呢？就是貌似一个脆弱的东西，但你把内在的潜力开发以后，你的脆弱反而会因为你能力的成长变得反脆弱，然后你比原来更有力量。
比方说疫苗就是一个反脆弱的东西，你打过疫苗了以后，你的身体在受到病毒的冲击，你的免疫系统被激活，激活了以后下次碰到真正病毒时，你的抵抗力更强。
我们的工作时间也是这样的，你越是时间来不及用，这个时候你的脆弱会激发你的某种能力，这种能力一旦激发起来，你就会比其他人更善于管理时间。
我还是用德国这个国家来举例子。德国人的时间管理，我觉得是世界上做得最好的之一了。我在德国生活的一段时间，我深深体会到了他们工作时间很短，但工作效率非常高。
比方他们一周的时间只有6天，他们的时间就比我们少，他们把周日全部拉黑了。什么意思？他们的周日是不干事的，周日不出去购物，因为所有的商店都关门，因为周日所有的商场都关门，所以你唯一一天可以购物的就是周六。
这看上去是一个脆弱，对时间管理是一个更有挑战的事情，但是因为你只有一天购物，你错过礼拜六完成购物这件事情，你礼拜天补货都没可能，所以你会认真准备。你会开一个清单，以确保周六一次性把所有东西都买回来。
大家看下面这张图，那个画了圈的地方是什么东西，做什么用的？很多人都猜不到，它是放购物清单的夹板。
我在德国，我看到德国人不光是写一份清单，他们写两份清单。第1份清单是按照时间顺序来写的。比方说周一你发现你打印纸没有了，你就会先写打印纸，后面你发现家里的拖把坏了要换；牛奶没了，需要购牛奶，这些是按照时间顺序列的清单。
但是我们购物的时候，如果按照这份清单去购物，就会很累，你要买的打印纸在二楼，你买完打印纸，接着买拖把，要返回一楼，然后拖把在东边，下一站要买的牛奶在西边。
你在东边、西边、一楼、二楼不断地窜来窜去，就会发现你按照那个清单购物的话，会花很多时间。
所以德国人会开两份清单，第2份清单是把第1份清单按照购物区区域誊写上去，这种按区购买可以省出很多时间。
因为周日没办法补货，所以我开一趟一定要把所有的东西一次性全部买回来，这个就是反脆弱，因为你的时间不够用，所以你要挖掘你的潜能，把能省的时间全部省出来。
你开两份清单多长时间吗？可能5分钟，但是你省掉的无效走动可以是一个多小时，德国人的工作效率高，在于他们有太多的时间休假，因为休假，工作效率必须提上去。
再讲个做好上游管理的例子，制造工具。当你去做重要但不紧急的工具制造时，你就会发现，你有很多时间会被省下来。
比方说你去德国人的厨房，会发现很多新奇的工具。我这边给大家贴一张图，你们看看他们怎么切面包的。他们切面包是在那个格子里切的，你说为什么这样鬼鬼祟祟地切？这样切可以确保每次切得厚度是一致的。
那为什么要这么讲究呢？这是为后道工序考虑的。你如果随便一切，后面烘烤的时候，有的厚，有的薄，厚的还没烤熟，薄的已经焦了，怎么办？
没有烤熟的你再塞进去烤几分钟，这个就是浪费的时间。那些烤焦的怎么办？烤焦的东西油会渗透到那个滚动棒上，然后你还要花时间去清洗那个滚动棒。
重复去烤的时间和清洗那个滚动棒的时间都是无效时间，所以他们就开发这么一个均匀切割的工具。
这个工具就是在做上游的事，为下游的工作创造便利。做好了铺垫和准备，整体效率更高。这个思维高级吧，这里我只是举一个例子，德国厨房里有很多这样的工具。
我开设过另外一门课，叫知识管理，会讲到德国那些稀奇古怪的工具，每一种工具，都代表一种管理思维，比如精益法则、效率法则、防呆法则等，但基本上都是上游管理。
我们能不能借鉴这个思路，对一些重复性的操作，静下心来花点时间制造一个工具。
比方说你在做一个数据报告，按照部门分的那些费用的总和与按照类别分的总和应当一致。这时就可以将这两个分表放在一个大的Excel表里，然后你可以建立一个公式，这个数据如果等于另外一个数据，就显示“ok”，如果不等，就显示“错了，请检查”。这就是一个最简单的嵌入式自动警示工具。
古代有一个中医神医，叫扁鹊。大家夸他神奇，他却说他是末等水平。扁鹊他在刀光血影中把一个人救命于危难之中，大家都觉得很厉害，他说他是下工治末病，他大哥才叫厉害，叫上工治未病。
最好的功夫是在那个病还没出现的时候就把它给治了，在时间管理上也是一样，上工治未病，最好不要让不好的事情发生，不要让面包烤焦，不要让它去重烤，我开发一个工具让这样的事情不会发生。西班牙的科学哲学家加赛特曾经对工具做了这样一个定义：工具的本质就是为了节约的时间而花出去的时间。
我们人类发明的很多工具也是一样。比如洗衣机，在开发时可能花了几百万个小时，但是我们全人类享受洗衣机的成果是几万万亿小时的节约，这个杠杆是不是100倍，1000倍，而是几亿倍，所以我们要舍得在工具的开发上花时间。
一个时间管理做得好的人一定是有特别工具的，我经常在开发工具，我做财务都有很多工具。
这里不展开讲，我刚才说的自动报错机制用一个Excel表的一个简单的逻辑公式判断，就可以做一个提示性的嵌入式控制，这就是一个工具。
我希望大家能够get到这个点，当你时间不够用的时候，你用反脆弱精神想一想，我现在时间不够用，也许是件好事，让我把潜力开发出来，我花点时间开发开发工具，然后我把潜能开发出来，可以一劳永逸。
这也是一种系统性思维，就是说我此刻多花的一个小时，可以为未来省下10个小时、100个小时。我多花了1个小时，可以为别人少花10个小时，这就是整体系统效能为优先考虑的系统性思维。
我发现德国人一直在做系统性思维的事情。我经历的例子数不胜数，我在我的书里边写了很多，它山之石，可以攻玉。这个国家的人怎么做时间管理的，非常值得我们学习。
自严自语