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发票管控和费用报销15个妙招

九江友信科技

2015-09-01

导读：1业务招待费不仅难于监控，也易滋生餐桌上的腐败。不让吃喝会有人跳起来，业务怎么做？前些年某地方政府有句口号，

业务招待费不仅难于监控，也易滋生餐桌上的腐败。不让吃喝会有人跳起来，业务怎么做？前些年某地方政府有句口号，“接待出生产力”。口号固然可笑，但并非全无道理。招待费不可省，怎么用好就值得思考了，预算制、限额制、报告制、公示制，都有企业尝试。实际效果看，最好的是公示制与限额制结合。

要想管好国企高管的职务消费，建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等科目，这些科目是所谓的职务消费的重灾区。最好做到公示高管费用报销，全员监督。注意厘清高管假借下属名义报销的费用。高管在分子公司有兼职的，还需把审计延伸到分子公司，这里的“故事”很可能比总部还精彩。

中秋、国庆要到了，企业到此时一般会为重要客户备上一份礼品。怎么看待呢，一律视为不正之风是否恰当？如果认可它的存在，费用该如何入账？这部分支出实质是市场费用，形式又是赠送，要实质还是要形式？联想起前两年热议的月饼税，觉得做企业无处不是束缚。别故意回避事实了，因为这会成为不讲诚信的诱因。

有些业务人员借款后，迟迟不拿发票报销。一问，要么说是办活动了没发票，要么说给客户佣金了没发票。如果财务强调必须要有发票，他会跳起来说，要发票业务就做不了。碰到这种情况财务怎么应付？千万别被对方的气势吓倒，因为你在的企业碰到的这些问题没什么特别的。只要老板想规范，一施压就会有办法。

企业租个人的房子，会计处理上有两点要注意。一，个人不能开发票。好说歹说，说服房东去税局代开，房东却以耽误他时间为由，要求房租半年付或年付，发票一次开足。因此，房租需按月分摊进费用。二，代开发票涉及营业税。名义上税点由房东承担，实际上是企业买单。税点只能进营业外支出，不能税前抵扣。

中石油子公司一女老总被曝“发票腐败”，虽然她本人说是被陷害的，估计没几个人会相信这一解释。做会计的人都知道有几类发票容易出猫腻，如办公用品、食品、餐费、服务费、培训费、会议费。内控严格的公司报销时不单看发票，还要辅之以合同、小票、水单。女老总的尴尬但愿能对国企的内控改进有所启迪。

要警惕国企高管职务消费成了贪污公款的幌子。最近某国企女老总被曝“发票腐败”，说白了就是把个人消费如买衣服首饰、做健身美容开成财务认可名头的发票报销。要制止这种见不得光的职务消费，最好的办法是公示，强制要求企业定期公示“享受型”费用支出情况，接受员工的监督。阳光才是最好的防腐剂。

员工报销费用时，都需要哪些人签字？中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部、财务总监、主管副总。如果公司没做费用预算，还需总经理签字。部门经理签字作用是证明业务属实，财务部签字目的是审核发票与金额、核定预算，财务总监签字是为了知晓资金流向，副总或总经理签字是审批同意资金支出。

国企高管用公款打高尔夫球是违法还是违纪，会计人怎么看呢？若只是基于对腐败的反感就将其一刀切归于违法，这对国企高管是不公平的，毕竟民企老板也会报销打高尔夫球的费用。违不违法还是要看事先有无制度约束。一旦中纪委出台了八项规定，国企高管如果还是我行我素搞享受性消费，这就要定性为违法了。

手机话费如何报销呢？现在的手机号都实名制，到运营商营业大厅开具话费发票时，发票抬头只能是个人名字。问题来了，发票没有公司抬头，很多地方的税局不予认可。这一难题有个思路可以解决。由单位统一购买电话充值卡，按制定的报销标准发放给员工。购买电话充值卡时，运营商是可以开具公司抬头发票的。

办公用品发票不是万能的挡箭牌。不少企业报销它变相发薪酬、福利，也有企业通过它套现给客户提成，更多的企业把不好入账的礼品、服装、烟酒茶等支出开成办公用品发票。因为方便取得，办公用品俨然成了企业费用的垃圾筐，怎么随意怎么装。注意了，税务稽查时认实质不认形式，得按人头框算办公用品支出。

礼品发票隐藏着巨大的税务风险。首先，赠送礼品给个人，需代扣代缴20％的个税，谁想到了这个呢？其次，礼品费在所得税前扣除时，类似餐饮费，不能全扣，所得税又少缴了吧。再次，企业购进礼品送人，视同销售，还有增值税呢？如何规避礼品带来的税务风险呢？最稳妥也是最决绝的办法是不允许报销礼品费。

企业给员工报销置装费能税前扣除吗？这要分两种情形看。常见的情形是企业规定员工每年报销置装费的标准，然后自行找发票到财务部报销，这种情形说白了是企业给员工发补贴，报销额度应并入工资计征个税。别灰心，还有辙。企业统一制作并要求员工统一着装发生的置装费，则可以作为企业合理支出税前扣除。

餐费发票都需计入业务招待费吗？未必。把餐费计入业务招待费实为无奈之举，因为业务招待费在所得税前扣除时要狠打折扣，以致餐费发票在财务部是不受欢迎的。也有通融之处，如出差时，本人的日常餐费可计入差旅费；公司组织会议时，与会人员的餐费可计入会议费；内部员工聚餐时，餐费可计入职工福利费。

出差补贴该如何报销？以前这是个没有争议的话题，出差一天补助现金若干，直接计入差旅费中报销即可。现在呢，在部分省市继续这么操作恐怕已不妥了，譬如北京的税务就不认可此做法，如不能提供发票，出差补贴一律要并入当月工资计征个人所得税。几十年的老传统一朝被打破，真要佩服税务无孔不入的本领。

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九江友信科技有限责任公司是江西地区信息化管理软件开发、销售、服务于一体的高科技信息企业。在南昌、九江、吉安、赣州、景德镇等多地设有分支机构，公司拥有近50名专业人员，是当地有影响力的信息化解决方案提供商和服务商。

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