我国古代书院的档案管理与借鉴

       书院是我国古代一种颇具特色的独有文化场所，承载着收集典藏、传递文明的重要功能。探究古代书院档案的管理内容、管理分类和管理制度，有助于了解其形成历史及发展过程，为现阶段关于古代书院档案资料的科学研究与开发利用提供思考借鉴。
　　一、古代书院档案管理的主要内容
　　在探讨古代书院档案管理的具体内容之前，有必要首先明确一下我国古代关于“书院”和“档案”这两个称谓的基本含义。按照宋代学者王应麟在其著作《玉海》中“院者，垣也”的解释，除了承担教学育人的说教功能之外，书院与书籍有着如漆似胶的紧密关联，书院一般多是优秀典籍的收藏之地；“档案”在商代称之为“册”，秦汉称做“典籍”，三国魏晋以后谓之“文书”、“案牍”、“簿书”等，清代以后称之为“档案”。从某种程度上来说，我国古代的图书馆、档案馆、文化馆、博物馆似乎是四位一体的，是没有明显区分界限的。因此，书院的档案管理在一定意义上也是对古典书籍、文献进行收集、整理和运用的管理。
　　在书院档案管理中，藏书的数量多寡通常是一项基本评判标准和日常管理工作内容。自秦汉至唐宋时期，书院的藏书逐步迈入了日益发展的状态。古代的许多著名诗歌、词赋等收藏于书院当中。比如宋明时期，理学大师们的经典著作、语录讲义、文辞注疏等重要文献都成为书院竞相收录的对象；明代时无锡东林书院的典藏古书，多是经世济国、明理致用之学，为文人学士所器重敬仰；明代四大书院之一的应天府书院，则在其成立时就“建学舍百五十间，聚书千卷”，显示了超强的古典文献收藏能力；清代由于在学术上“重朴学、重经史”，因此书院在图书文献上广搜奇本、比勘众家，承担了大量的文献资料收集管理工作，这个时期的书院藏书事业，超过了任何以往一个朝代，书院档案管理的工作任务自然也得到了前所未有的重视和推崇。
　　二、古代书院档案管理的主要分类
　　在古代书院档案管理的历史发展过程中，其先后形成了“结绳刻契”、“甲骨档案”、“金文档案”、“缣帛档案”、“石刻档案”、“志书档案”、“纸质档案”等多种档案分类形式。
　　结绳刻契是在古代文字产生以前，劳动人民采用“结绳”和“刻契”的原始方法，记录社会实践活动中的具体事物和过程，具有记忆、备忘和凭证的原始作用。从某种意义上说，结绳刻契可谓是我国档案的萌芽和前身，意义重大。
　　甲骨档案是中国古代劳动人民依据特殊材料制成的文献纪录，年代久远且数量庞大，是我国现存最早的较为系统化的官府文书纪录，从世界范围内看也是独一无二的。这种文献档案在历代书院尽管收藏不多，但作为先民留给后世的宝贵档案文字材料而言，意义非同寻常。
　　金文档案的称谓来自于汉字“金”字。由于我国古代先民起初将金属统称为“金”，因此将刻于青铜器之上的文字便通常称为“金文”，形成了这种特殊的记事方式。远在商朝时期，我国就出现了刻于青铜器上的文献资料，到了青铜器进入极盛发展时期，这种记录方式逐渐演变成一种具有书史性质的珍贵历史档案。在历代的书院中，金文档案的收集数量是比较多的，成为人们研究古代文化活动和日常生活场景的重要参考依据。
　　缣帛档案是采用丝绸制成的一种文献记载方式。由于中国是丝绸的故乡，随着丝织业的发展，人们采用缣帛作为文字的书写材料，其质地坚韧绵柔，易于携带保管，因此多用于抄写经典或绘制舆图。在封建社会，朝廷的许多重要文书都采用缣帛书写，比如清代在颁授文武官员的诰命时就大量使用了这种文书撰写方式。在历代书院收集的典藏中，不乏见到这种缣帛档案的形式，它也是对我国皇族权贵和士绅阶层生活的客观记录。
　　石刻档案在中国传统档案中占有重要的地位。自先秦时期，我国古代先民便采用石材作为记事的一种基本材料，形成了早期的档案记载。至秦代时，石刻档案应用日渐广泛，不但数量种类大增，而且记录的内容丰富翔实，甚至皇室国戚都将刻石作为发布国家政策、记载典礼盛事最好的一种传世材料。中国古代人们之所以将石刻作为一种档案记录的重要形式，一方面是由于石刻的取材和镌刻比较自然容易，另一方面则是因为刻石档案保存年代较为久远，难于迁移，具有较强的生命力。石刻档案的出现，开创了我国古代档案记载的新方式，这不但是我国古代档案史上的重大创新，也在世界档案史上堪称为重大奇迹。在古代书院中，经常收藏有多姿多彩的石刻档案遗存，比如湖南长沙岳麓书院就收藏有唐代著名大书法家李琶题撰的“麓山寺碑”（亦称“李北海碑”），该碑言辞华美，字体遒劲、刻工精湛，是我国古代书院所珍藏石刻档案的经典代表之作。
　　志书档案是由古代书院编撰反映书院管理运行的综合性档案史料汇编。我国古代书院编写的书院档案数量繁多，种类一般包括书院志、书院章程、课艺、书田志等。比如在明弘治八年（1495），王恕之子王承裕因病回归故里，将三原县北城普照寺废院建成“弘道书院”，此书院随之成为陕西最为著名的书院之一。现存最早的古代书院志书档案就是由来时熙于明朝弘治年间编撰的《弘道书院志》（世人惯称为“弘道书院本”），该志书档案目前在上海图书馆保存。
　　纸质档案是我国档案存储的主要载体。自纸张发明之后，古代书院开始注重对纸质档案进行必要收藏，并且逐渐形成核心的收藏形式，容量规模很大。
　　三、古代书院档案管理的主要制度
　　在长久的历史发展进程中，古代书院在档案收集、整理和应用等方面积累了丰富的经验，不但配备了专人的档案管理制度，而且建立了规范的档案应用制度。
　　在专人管理方面，我国古代书院多有一些尝试。比如南宋时期，著名理学家朱熹在主持白鹿洞书院事务时，就设有称之为“管干”的人员对藏书和文档进行专门管理。为了有效做好藏书整理与档案管理工作，该书院还制订了一套细致精密的日常管理制度，以便于书院顺利完成对藏书和档案规模较大的整理、校勘、厘清、编目等工作。又如宋代的岳麓书院也专设有“监院”职位，主要负责管理藏书和档案，还配备有专门人员负责典籍和档案的购买、抄录、分类、编目、清理、修补等工作。值得说明的是，我国古代书院的典籍和档案管理人员的从业素质和业务水平是深得赞赏的，他们一般都受到过良好的业务培训，掌握有丰富的目录学知识和高深的文化修养，在典籍和档案搜集、整理、编目、抄录等方面做了大量卓有成效的工作。