作者 | 老咸余
我一直认为，会议是决策、交流和学习的大好机会，这些会议活动对于任何类型的组织的生产力和领导力都是必不可少的。
一百多年前，国人还没有开会的概念，于是孙中山先生写了本《会议通则》，他为国人介绍：
“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。”
“......所以西人合群团体之力，常超吾人之上也。”
可见会议一开始就是为了把事情搞明白，促进决策，一度代表着先进生产力。
北卡罗来纳大学教授史蒂文·罗格伯格的一项研究，调查了一系列行业的 182 位高级管理人员，研究结果指出：
如果你参加/组织的浪费时间的会议，多于有用的会议，也许你就很容易对会议持怀疑态度。
这就是为什么，如今越来越多的职场人发出痛恨会议的“疾呼”。
一位资深职场人士曾告诉我们，“在我过去 10 多年的企业职业生涯中，我参加了很多会议。它们中的大多数都是在浪费我的时间。”
多年前，当我开始在 IT 行业从事我的第一份工作时，我们周三早上举行常设会议。
然而，每周三上午 9 点到 10 点，无论会上商议什么，它总是很容易持续整个上午。
我和整个团队的人都必须参加，然而，大部分时候我们对特定问题的贡献是：“本周没有进展……”
大家敢怒不敢言，于是想出办法——带着笔记本电脑去开会，如果会议开始浪费大家的时间，就假装做笔记，而实际上是在做自己的项目。
更令人印象深刻的一次“出圈”事件发生在2018年，360副总裁兼首席安全官谭晓生，在杭州举行的中国计算机大会上突然情绪失控，他直接将话筒和手上的文件摔在地上发飙道：
“今天这个会议我非常不满意，最后一天的会议临时加议程，前面的拖堂无人控制，现场是如何控制的？对不起，可以散会了”。
然后他走下舞台向请来的几位嘉宾道歉并愤然离席，史称“360高管大闹计算机大会”。
把会议作为管理工具，西方人最早受益，但西方人这些年也很痛恨会议带来的麻烦。
根据《哈弗商业评论》一篇文章介绍，1960 年代，美国人每周平均开会时长不到 10 小时，在过去 50 年中，会议的长度和频率都在增加，以至于高管平均每周花费近 23 小时来开会，也就是每周57.5%的上班时间大家都在开会。
这非常夸张，西方管理界的开明人士，早就对这种状况感到不满。
苹果CEO蒂姆库克客观描述：“会议时间越长，完成的就越少。”
彼得·德鲁克正责道：“如果你每天在会议上花费超过两个小时，那么你就是在用它们作为不做任何工作的借口。”
经济学家约翰•肯尼思•加尔布雷斯反唇相讥说：“当你不想做任何事情时，会议是必不可少的。”
经济学家托马斯·索维尔毫不客气地指出：“效率最低的人，通常是最喜欢开会的人。”
01
谁在利用会议浪费时间？
会议经常成为浪费时间的工具，往往是因为有一些糟糕和低效的人存在。
参会迟到是很糟糕的一件事，会议主持人迟到尤其糟糕。
但是关于会议迟到的一个诱惑在于，越是迟到越体现地位不凡，越是迟到越显得没有偷懒嫌疑。
然而，当会议中的一个人很晚才出现，不知道前20分钟发生了什么的时候，是一件可怕的事情。
因为这个人他只能硬着头皮加入讨论，同时，他还会期望每个人都重复前20 分钟的讨论。
如果这个人刚好位高权重，那么在场所有人都会乐意进行这种无聊的重复。
几乎每个公司中都有一两个“会精”，不仅自己沉迷于会议，还总希望拉拢身边的人一起泡会、蹭会。
这些人的口头禅你一定不陌生，“我们一起碰一下”，“我们聊一聊”，“下班后这个会你也参加一下……”
他邀你参加的时候，你一拒绝，他半秒钟帮你找出一个或多个无懈可击的参会理由——这会没你开不了——直到你不得不参加。
而你到会后，马上发现会议全程与己无关，浪费了时间不说，说不定还得开夜车来完成被耽搁的任务。
新提拔的经理，可能是导致会议频率增加、时间拉长的又一“肇事人员”。
《哈弗商业评论》另一篇文章披露的研究中，研究者们调查了 76 家公司后发现，新经理举行的会议场次比经验丰富的同行多出近三分之一（29%）。
可能的原因包括，新晋升到管理职位的人渴望更加引人注目，并获得团队的支持。
但增加会议效果，往往事与愿违。这项研究同时表明，92% 的员工认为会议成本高昂且效率低下。
相反，当会议减少 40% 时，员工的工作效率提高了 71%。这主要是因为员工感到更有能力和自主权。他们不再把日程安排当老板，而是拥有自己的待办事项清单，并对自己负责，从而使他们的满意度提高了 52%。
我发现很多人尽管职场经验丰富，但似乎“学会尊重他人的时间”于他们而言是一件很难的事情。
比如，有些人把会议当成是向领导表现得机会，把与会议主旨无关的内容带进会议，在会议上夸夸其谈，甚至不惜慷慨激昂地爆发情绪以影响他人注意力，这种人名字叫做“时间的强盗”。
他们“花费”其他人的时间，就好像它的价值为零，甚至成本为零，但是每个人的时间在进公司前都有“暗码标价”。
正如前面约翰•肯尼思•加尔布雷斯那句名言所述，我也认可会议绝对是浪费时间的最佳时机。
没错，以上这些人正在利用会议浪费时间，不过，如果你说你刚好有难言之隐，你刚好需要打发时间，那么就是恰得其所，我们有一份“泡会秘籍”刚好可以帮助你：
总是召集会议进行任何类型的讨论。在你可以给每个人发电子邮件解决问题的时候，召开会议。在你你能打一电话解决问题的时候，安排会议。
邀请尽可能多的人。把大家的座位弄得混乱，让每个人到达会议室后，都挪动一下位置。
永远不要设置主题，将会议主题留空，永远不要设定议程，只需将会议邀请留空即可，让大家猜猜他们被邀请的原因和会议的内容。
延迟会议开始并保持对话畅通，自由式对话可以很有趣。
在午餐后或下午早些时候安排您的会议，让每个人都将处于低能量模式或集体迟到。
有人想泡会，就必须有人高效工作，否则公司很快就会完蛋。
我有个朋友最近去了一家“合伙人厌恶开会的公司”工作，他对此深感苦恼，因为跨部门沟通更加棘手了。
所以，对于高绩效的人来说，如何高效开会仍然是一个需要严肃对待的问题。
当我有召开会议的冲动时，我总是问自己：我可以通过企业微信或电子邮件解决这个问题吗？还是在走廊里快速聊天？
所以，我认为是否要组织会议的标准是什么？很简单：没有替代方案，不开不行。
先有明确的会议主题和目的，最好附上关于会议主题的具体描述，必要时提前与参会人员沟通。
明确你想在会议期间讨论的项目，一一写下来，并将它们添加到会议描述中。这将决定会议的长度，并确保您达到会议的目的。
老实说，开会最忌讳邀请对方整个部门，会议中的人一多就嘈杂了，发言的人就容易分心。
判断一个人应不应该参加会议的标准有两个，一、他本人是否认为自己需要参会，二、他是否能够为会议增加价值。
另外，参会与否并不是非黑即白，应该有灰度，比如有的人时间上有冲突，将它们作为“可选”，这样，他们知道他们可以灵活地不参加，会议结束后，向其传达结果即可。
准时开始您的会议，这只是对每个人忙碌的日历的礼貌和尊重。
当人们迟到时，您可以花一点时间为他们总结讨论，但是千万别让大家重新开始讨论。
实现明确你想在每个项目上花费多少时间，当该部分讨论时间临近结束时，马上让每个人都得出结论。
开会跑题是非常容易和惬意的事情，通常会有某个人问另一个人一些不相关的问题，因为大家都很有礼貌，所以他们会回答这些无关问题，在不知不觉中，讨论已经偏离了轨道。
或者你可以问问“这个话题是否比会议目的更重要？”如果答案是肯定的，在项目讨论结束后（还有时间），大家再讨论它。
确保为每个议程项目都做出决定，或分配行动。行动应该是具体到将它直接分配给在场的某个人。
因为大家没过多久就会忘记已经讨论过的内容，因此如果后续如果有人对讨论过的内容还有疑问，马上给他出示会议记录。
……看在世道艰难的份上，让大家走吧！如果可以在 15 分钟内达成共识，就不要花费大家整个小时，大家一定会感激你的。
作者简介：老咸余，三茅HR成长社主编。三茅HR研习社编辑发布。
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