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会议室预定用什么软件,有没有一款能实现会议室预约的小程序?求推荐一个好用的

会议室预定用什么软件,有没有一款能实现会议室预约的小程序?求推荐一个好用的 信科思
2024-03-07
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导读:推荐高效、智能的会议室预约小程序——[表预约]。员工通过小程序预约,便捷高效,确保会议室使用规范。设置严格预约规则,避免重复预约。信息保密,互不可见,保护隐私。行政人员可接收预约通知,统计预约信息,轻
目前市面上已经有很多的会议室预约系统,行政人员也可以通过各种平台找到解决会议室管理混乱,预约低效、麻烦的问题。我这里主要介绍如何通过“微信小程序”的方式(支持基于微信或企业微信平台使用),希望帮助大家实现会议室预约更高效、更规范的管理。
这里给大家推荐一款预约高效管理能力、智能整理信息、免费使用的预约小程序——[表预约]。[表预约]小程序目前有全国各地的企业都在使用,在企业用户的使用体验感和规模上,可以说遥遥领先!

员工如果需要使用会议室,[表预约]小程序有多种预约方式可供选择,通过提前预约的方式,让会议室的使用更加高效,规范。可以设置严格的预约规则,保证每位员工预约会议室后,无法在相同的时间内,再次预约会议室。
员工填写管理员设置的信息预约后通过生成的二维码进行现场核销。预约成功后,行政人员会收到员工预约成功的通知,支持导出Excel,统计员工预约信息。由于预约人员信息是互不可见的,行政人员也可以将系统的权限分级授权给上司或同事,共同管理预约人员。

01

表预约小程序场景运用

1、自行预约,随时取消

员工通过多种预约方式进入[表预约]程序,自行预约会议室使用,如果有事可以在预约时间前取消预约,减少人工预约审批的效率,提高整体的预约效率。

2、多种分享预约方式

[表预约]小程序提供多种预约方式,可以将小程序链接发至公司微信群聊,打印预约二维码,张贴至前台、会议室门口等或者通过公司公众号、朋友圈等方式来让员工完成预约。

3、扫码核销,方便快捷

当员工预约完成后,「表预约」生成预约二维码,员工使用会议室时让工作人员进行扫码核销,简单快捷。一人一码,核销过后如需再次核销,需要重新预约。

预约的数据还可以随时导出Excel统计数据,统计员工预约信息。

4、多人授权管理,数据互不可见

[表预约]小程序为了保证员工信息的安全性,通过后台设置了数据互不可见,但是为了方便行政人员通过信息了解员工使用会议室信息,可以通过授权管理,将权限分等级的授权给同事/上司等,让他们协同管理会议室预约情况。

[表预约]小程序支持多人管理,可设置管理不同的权限如查看、核销预约(或修改、删除和下载权限)。

您可以自由选择管理员可以进行的操作,例如查询、修改、删除预约数据等。通过合理设置权限,您可以确保管理员的职责与预约系统的需求相匹配。

管理员的可见范围设置

Visibility Scope

全部授权


管理员可以看到预约报名的全部数据。

部分授权


管理员仅能看到被授权的部分数据。



「部分授权」示意图:可查看班级为「一年一班」的预约数据

预约内容:可选择「全部」或其它内容

选择字段:这是自定义的预约人需填写的登记信息。

允许授权用户修改数据

Visibility Scope

开启允许


管理员除了查看、核销数据外,还可修改、删除和下载数据。

关闭允许


管理员仅能查看和核销预约数据。

添加管理员和设置权限在预约系统中至关重要。这一步骤能帮助您更好地管理预约信息,减轻工作负担,并保障数据的安全与顺利运营。通过灵活的权限设置,您可以为管理员提供必要的操作权限,同时又掌控数据的使用和访问范围,从而提升工作效率和保障预约系统的正常运行。

02

步骤:会议室预约系统如何搭建

第一步:搜索小程序
行政人员可以在微信下拉框中搜索小程序[表预约],打开小程序,点击新建预约。

第二步:选择预约模板

[表预约]小程序中有众多场景下的各种模板,涵盖了大多数情况。当然也可以自定义预约,根据实际情况去设置预约名称、提前多少天预约会议室、智能屏蔽节假日、预约后是否可以取消预约等

最重要如果公司多人同时预约多个时间段,为了确保每人仅预约一个时间段,需打开每人每天只能预约一次这样员工在进行预约的时候,如果多次预约,系统就会提醒每人只能预约一次。如果预约的时候,员工不小心选错时间、会议室,可以取消预约,重新再约。

第三步:设置预约的周期

表预约支持设置按日、周、月、年设置循环周期。可以根据实际情况去选择需要的循环周期。

如果仅仅是在工作日开放访客预约,那么可以选择以「每周」的循环规则。

添加一个预约组,并设置其预约日期为「周一、周二、周三、周四、周五」。

再设置预约内容、限制人数和截止时间即可。(注:此处也可分时段进行限额预约)。

具体预约循环周期设置也可参照如下视频讲解:
第四步:设置预约相关信息
行政人员进行预约设置时可以设置员工必须填写的信息,如姓名、电话、部门,职位,使用事由等。根据情况设置当前预约场景下的问题。

设置员工预约需要填写的信息时可以设置多样化选择(单行文本、多行文本,单项选择,多项选择,地址,定位,图片等)方便行政人员导出Excel,统计管理员工预约信息。

第五步:多种分享方式,快速预约
点击保存后,通过打印预约二维码,张贴至前台、会议室门口,或者需要的地方,也可以分享微信群聊,嵌入公司公众号,官方渠道分享朋友圈等方式,方便员工快速预约。

如果您需要实现类似预约功能微信扫码下方二维码或点击下方链接即可免费创建。

03

了解更多「表预约」的使用


表预约:如何设置固定日期/指定日期预约?微信报名二维码、会议签到签退制作
如何限制每个时间段的预约人数,多人分时限额预约?按时段预约小程序——表预约帮您轻松搞定!
表预约:如何制作会议预约报名,现场签到的二维码?代替纸质的会议签到。有没有比较好的会议报名签到软件(App)?
公众号中如何嵌入表填填、表查查、表预约小程序?
如果在搭建过程中有什么问题或建议,通过小程序联系客服人员,或者在此留言、私信,我们也会及时帮助大家解决问题。
了解更多关于「表预约」的设置,欢迎扫描下方二维码关注我们~


ONE

表预约

预约报名核销

适用多种场景

了解更多使用方法


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