申江万国数据信息股份有限公司是国内首家以档案寄存托管业务上市的企业；首批获得中国档案学会指定“档案数字化加工服务类”“档案寄存托管类”的定点生产企业；在全国8大城市拥有自主产权档案馆库基地。
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GB/T17242 投诉处理指南
DA/T31 纸质档案数字化规范
DA/T43 缩微胶片数字化技术规范
DA/T62 录音录像档案数字化规范
DA/T68.1 档案服务外包工作规范 第1部分:总则
DA/T71 纸质档案缩微数字一体化技术规范
承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理、服务过程。注:本部分中档案数字化服务,不包含档案数字化软件开发或实施。
5.1 总体要求
承包方应按照 DA/T68.1的要求,在加强基本服务能力建设的同时,提高档案数字化服务所需的特殊服务能力。
5.2 制定工作方案
5.2.1 在开展档案数字化加工之前,承包方应对发包方的具体实际需求进行调查研究,掌握拟数字化加工的档案的数量、质量和管理状况,明确档案数字化服务的工作目标,以及完成目标所需的条件。
5.2.2 承包方应根据调查研究结果编制工作方案。工作方案内容应包括但不限于:工作目标、工作内 容、服务范围、操作流程、软硬件配置、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理 措施、进度安排、风险控制等。
5.3 人员管理
5.3.1 承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员,已根据国家劳动法律法规与公司签订书面劳动合同;并要求员工签订保密承诺书。
5.3.2 承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和员工,并保证项目团队成员具有一定的稳定性。
5.3.3 承包方应对项目组成员进行不少于5天的操作培训,相关成员经考核合格后方可正式上岗。
5.3.4 承包方应按发包方要求规范驻场人员的行为和着装。
5.4 设备管理
5.4.1 档案数字化加工所需的计算机各种硬件设备、软件系统和档案装具等,应符合国家相关法律法规和标准的要求。其中,软件系统应为正版软件,数据安全与网络监控软硬件须通过国家安全认证。
5.4.2 除必要的计算机操作系统、杀毒软件、档案数字化加工软件、数据库软件和第三方安全管理软件外,禁止安装其他无关软件。
5.4.3 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备,必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如 USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。
5.4.4 档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
5.4.5 档案数字化加工网络及信息管理软件应建立身份鉴别、访问权限设置等安全保密措施,根据员工类型及岗位职责赋予相应的访问权限。
5.4.6 档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的安全保护系统,准确记录授权用户的访问行为、设备接入和档案数字化成果流向等信息。
5.4.7 用于档案数字化加工的设备、存储介质严禁与其他设备、存储介质交叉使用,非数字化加工专用的设备、存储介质严禁带入数字化加工场所。
5.4.8 档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应经发包方同意,并由发包方工作人员现场监督。
5.5 现场管理
5.5.1 非工作人员未经允许不得进入档案数字化加工场所。工作人员完成作业之后,不得在档案数字化加工场所内停留。
5.5.2 档案数字化加工场所应设有储物箱柜,供工作人员和访客存放物品,并与工作区相隔离。严禁将水杯等私人物品以及照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备带入工作区域。
5.5.3 档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何易燃易爆危险品。严禁将火柴、打火机、饮料、食品、动物等带入档案数字化加工场所。
5.5.4 档案数字化加工场所内作业完毕后,除必须开启的监控、报警、消防等电源外,包括照明在内的其他电源必须关闭。
5.5.5 承包方应建立现场上下班物品清点值班制度,严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场。下班后,移动存储设备应存放于专柜、上锁,指定专人负责保管。
5.6 访客管理
5.6.1 发包方、承包方因业务需要,邀请或接受非工作人员进入档案数字化加工场所时,应征得发包方的同意,并对访客的身份、来访事由进行审核和登记。
5.6.2 必要时,访客在进入档案数字化加工场所前应签订保密承诺书,承诺不泄露在参观过程中可能接触的任何档案信息。
5.6.3 访客不得将手机、电脑、照相机、录像机等具有拍照、录音、录像功能的设备带入档案数字化加工场所。
5.6.4 访客进入档案数字化加工场所,应佩戴发放的标明访客身份的胸牌,并由发包方或承包方工作人员全程陪同。
5.6.5 访客应遵守档案数字化加工场所管理规定,在指定区域内进行参观,不得随意走动,不得触碰物品。
5.7 流程与作业管理
5.7.1 承包方应按照 DA/T31的规定设计档案数字化流程,主要包括:档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像/音视频处理、数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库等。每一环节均应填表记录。
5.7.2 承包方应防止工作人员在档案数字化过程中,尤其是对档案进行拆卷、预整理、复卷等过程中损坏档案载体,篡改档案内容。
5.7.3 承包方应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化,防止因不当扫描仪器和方 法损害档案。
5.7.4 档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合 DA/T31、DA/T43、DA/T62 的相关规定。
5.8 成果管理
5.8.1 对于尚未移交发包方的档案数字化成果,承包方应做好备份管理,以免数据丢失。
5.8.2 承包方应将经数据检验的档案数字化成果,包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、日志、记录、元数据等,以及使用的各种存储介质,及时移交发包方,并履行书面交接手续。
5.8.3 承包方应将各种工作人员名单、访客名单、保密承诺书、档案交接单、工作流程单、项目验收报 告,以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份,其中一份提交发包方。
5.9 持续改进承包方应及时总结档案数字化服务过程中的经验,不断改进服务工作,持续提升服务能力。
参 考 文 献
[1] 国家档案局.档案工作突发事件应急处置管理办法.2008年8月27日.
[2] 国家档案局.档案数字化外包安全管理规范.2014年12月8日.
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GB/T17242 投诉处理指南
GB/T22119 信用服务机构 诚信评价业务规范
DA/T68.1 档案服务外包工作规范 第1部分:总则
4.1 档案工作体系设计服务
为发包方提供档案工作战略规划编制、档案工作机制策划、档案管理制度和业务规范编制、档案工作流程设计等服务的行为。
4.2 档案管理方案设计服务
为发包方提供文件资料的收集、整理、鉴定、保管、查询、统计等管理方案咨询服务的行为。
4.3 档案信息开发利用方案设计服务
为发包方提供档案编研成果、开展档案展陈及其他档案利用形式的设计方案等服务的行为。
4.4 档案信息化方案设计服务
为发包方提供档案信息化建设规划设计、档案信息化实施方案设计、电子档案管理系统需求分析等服务的行为。
4.5 档案服务外包项目方案设计服务
为发包方提供档案服务外包项目在服务内容、质量、预算、风险防范等方面设计方案或制作招标文书的行为。
4.6 档案科研服务
指导发包方或与发包方合作,进行档案科研课题申报、研究和成果推广应用等服务的行为。
4.7 档案工作用房建设咨询服务
为发包方开展档案库房、技术用房、利用用房等建设选址、加固改造、功能布局和设施设备配置可行性研究或提供方案等服务的行为。
4.8 档案工作评估服务
为发包方提供全面或局部的档案工作能力、效率、安全、合规性等方面评估服务的行为。
4.9 档案培训服务
为发包方提供档案规章制度和标准规范的解读、档案管理知识传授、档案业务操作技能训练、档案馆(室)安全应急演练等服务的行为。
4.10 其他服务
根据发包方需要提供的其他档案管理咨询服务的行为。
5.1 工作原则
发包方应按照 DA/T68.1中6.1的规定,遵循合法、安全、可控原则,经过规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进等程序,实施档案管理咨询服务工作。
5.2 项目的确定
发包方应遵循国家法律法规、工作有关标准等规定,在项目发包前,对档案管理咨询的需求进行信息敏感性评估,确定咨询服务外包的范围、内容,明确涉密或敏感信息项目的服务外包承包方须持有涉密资质等特殊要求,编制科学、合理、可行、标的明确的招标文件。无须对外招标的项目参照本部分执行。
5.3 合同执行与监督
5.3.1 合同的执行与监督应符合 DA/T68.1的规定。在合同履行中,标的量或技术要求发生重大变化的,应及时提出书面说明,必要时需签订补充协议。
5.3.2 发包方在档案管理咨询服务过程中,应全程参与并加强对档案出入库、承包方人员查阅档案的审批、登记,确保档案安全保密。
5.3.3 发包方应对合同执行情况进行监控,及时检查实施记录,掌握项目进度,督促项目实施,加强质量监督管理,防范承包方违约风险,确保咨询服务符合要求。
5.3.4 档案咨询服务成果应根据合同明确权益,未经成果拥有方同意,另一方不得擅自发表。
7.1 洽谈
7.1.1 发包方应与承包方通过商务洽谈,明确咨询服务的目的、内容、需求等。
7.1.2 根据咨询服务内容,明确服务可行性,制定咨询建议方案,确定服务目标、范围、工作方法和计 划、工作成果、人员及费用等。
7.2 签订合同
发包方和承包方应按照相关法律法规和 DA/T68.1的规定签订合同。
7.3 项目实施
7.3.1 工作准备
7.3.1.1 实施前承包方应成立项目组,确定项目经理和咨询员,明确职责、服务内容、进度和要求。
7.3.1.2 确定工作场所,配备相应设施,制定服务细则。
7.3.2 工作开展
7.3.2.1 开展必要的调研
根据服务内容进行深入调研,掌握全面可靠数据和第一手材料。调研应遵循以下程序和要求:
a) 确定调研范围,设计调查问卷;
b) 收集调研数据、材料;
c) 调研应全面、详细,数据应科学、准确。
7.3.2.2 形成初步成果
根据服务内容,经调研分析设计,形成相应的咨询成果。成果包括但不限于以下内容:
a) 调研的基本情况;
b) 主要问题分析及解决问题建议或设计方案;
c) 成果的实施及相关工作建议。
7.3.2.3 讨论审定
提交初步成果,由发包方进行审定,并符合以下要求:
a) 审定应依据合同条约进行;
b) 审定方式应由发包方组织确定;
c) 审定应形成书面意见。
7.3.2.4 提交成果
根据审定的意见,承包方改进后提交成果。
7.4 项目验收
7.4.1 项目自评。项目完工后,承包方应对项目成果进行自评,形成咨询服务工作总结报告,报告内容 至少应包括项目概况、合同变更与履行情况、项目成果统计表、经验与存在问题总结、后续改进对策等。
7.4.2 项目验收。根据合同约定,发包方应组织相关部门或专家组对成果的技术指标、可行性、效果质量等方面进行验收,出具验收报告。
7.5 后续工作
7.5.1 费用核算。发包方根据项目合同、验收报告等进行结算,支付服务费用。
7.5.2 材料归档。咨询服务结束后,承发包方应将有关文件及时存档,存档文件主要包括:合同文件、 项目实施方案、咨询工作总结报告、咨询工作成果,以及项目实施过程中形成的主要技术文件、项目大事 记、评审意见、验收报告、评价意见表等。
7.5.3 后续改进。承包方应在项目结束后,依据合同约定对发包方进行回访,向发包方提供技术指导, 总结项目情况并持续改进。
来源：国家档案局.档案标准库
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