一、适用范围
本工作指引适用于市物业专项维修资金管理中心代管维修资金的使用业务。
二、法律依据
1.《民法典》
2.《住宅专项维修资金管理办法》
3.《广州市物业管理条例》
4.《广州市维修资金管理办法》
三、相关规定
（一）使用维修资金的组织实施单位
1.有物业服务人的，由物业服务人组织实施；
2.没有物业服务人，或者物业服务人未组织实施的，由业主委员会或者相关业主组织实施；
3.紧急情况下业主大会或者业主委员会可以组织实施。
说明：引用《广州市维修资金管理办法》（以下简称《办法》）第二十六条、第三十四条
（二）审核及划转资金机构
1.区住房建设行政主管部门负责辖区内维修资金使用业务的受理、审核以及施工现场检查等相关工作。
2.市维修资金管理中心负责维修资金划转等相关工作。
说明：引用《办法》第三十四条
（三）使用及划转资金方式
使用维修资金分为一般情况使用和紧急情况使用。
划转维修资金分为一次性划转和分期划转。
紧急情况下需要使用维修资金的，组织实施单位应当及时告知业主；维修资金由市住房城乡建设局代管的，组织实施单位应当同时告知区住房建设行政主管部门。区住房建设行政主管部门应当依法依规进行案件审核，对未及时履行告知义务或未按要求提出使用方案的情形进行退件处理 ，组织实施单位重新按要求提出使用申请。
说明：引用《办法》第三十四条、第三十六条、第三十七条
（四）组织业主表决形式
电子投票、书面征求意见和集体讨论三种形式。
说明：引用《办法》第二十九条
四、一般情况一次性使用维修资金的程序
（一）提出使用方案
1.使用立项。组织实施单位在广州市维修资金信息管理系统（以下简称“维修资金系统”）创建“使用项目”，填写项目基本情况。
2.生成方案。组织实施单位在维修资金系统填写、生成、打印使用方案。
用于维修、更新、和改造项目的鉴定、设计、审价、监理、招标服务、公证等费用，可计入维修、更新和改造成本，与工程预算总额并列计入使用方案的费用预算内容。
鉴定、设计、审价、监理等实施需求及鉴定、设计、审价、施工、监理等实施单位的确定方式应当由列支范围内的业主共同决定。
3.公示方案。维修资金列支范围是物业服务区域内全体业主的，组织实施单位应当于投票表决开始30日前，将表决事项、表决时间、表决形式和施工方案等信息向业主进行公示，公示时间不少于15日。维修资金列支范围是物业服务区域内部分业主的，组织实施单位应当于投票表决开始15日前，将表决事项、表决时间、表决形式和施工方案等信息向业主进行公示，公示时间不少于15日。
说明：引用《办法》第二十七、二十八条
（二）表决使用方案。
1.采用电子投票形式征求业主意见的，投票期限不超过30日，表决结果公示期为15日。
2.采用书面表决形式征求业主意见的，投票期限不超过60日，表决结果公示期为30日。
3.采用集体讨论形式的应当当场表决。
说明：引用《办法》第二十九条
（三）申请使用维修资金。
1.签订合同。组织实施单位按照使用方案签订施工合同。应当在一个施工合同中对施工方案，维修、更新和改造全部项目的费用总额，费用支付方式，维修资金划转账户和竣工验收等事项作出约定。
说明：引用《办法》第三十条
2.施工及验收。组织实施单位对维修、更新和改造项目的施工前、中、后三个阶段进行拍照记录。工程竣工后，组织实施单位对工程内容、工程质量等进行验收，并签署竣工验收报告。业主可以参与竣工验收。
3.提交电子文档材料。组织实施单位在维修资金系统提交下列电子文档材料：
（1）使用方案及使用方案公示情况；
（2）业主同意使用方案的表决结果及公示情况；
（3）施工合同；
（4）竣工验收合格报告及施工前中后照片；
（5）维修和更新、改造项目的发票。
说明：1.引用《办法》第二十六条至第三十二条
2.系统支持PDF格式/压缩包格式的电子文档材料上传，单个文件大小不超过50M
（四）审核及划转维修资金。
1.预审核。区住房建设行政主管部门在维修资金系统预审材料。通过预审的，维修资金系统短信通知组织实施单位。
2.提交纸质材料。组织实施单位收到短信后，向区住房建设行政主管部门提交下列纸质材料：
（1）维修资金使用申报表；
（2）使用方案及使用方案公示情况；
（3）业主同意使用方案的表决结果及公示情况；
（4）施工合同；
（5）竣工验收合格报告；
（6）维修和更新、改造项目的发票。
说明：1.引用《办法》第二十六条至第三十四条；2.以上纸质材料提供原件并加盖组织实施单位公章
3.审核及划转。区住房建设行政主管部门对纸质材料进行审核（5个工作日内完成）。审核通过的，区住房建设行政主管部门在维修资金系统提交《广州市维修资金使用划转通知书》；市维修资金管理中心财务部门向专户银行发出划转维修资金的通知（3个工作日内完成）；专户银行按照通知要求，将维修资金划转至相应账户（1个工作日内完成）。
用于支付维修、更新和改造项目工程费用的维修资金应当划转至施工单位账户；用于支付鉴定、设计、审价、监理、招标服务、公证等费用的维修资金可以划转至组织实施单位账户。
说明：引用《办法》第三十三条
五、一般情况分期使用维修资金的程序
施工合同约定的费用总额在5万元以上的，组织实施单位可以分期申请使用维修资金。首期申请费用不得超过施工合同约定费用总额的30%；在工程项目竣工验收合格后，可申请所需费用的余额。
说明：引用《办法》第三十四条
（一）提出使用方案。
1.使用立项。（同一般情况下一次性使用）
2.生成方案。（同一般情况下一次性使用）
3.公示方案。（同一般情况下一次性使用）
（二）表决使用方案。（同一般情况下一次性使用）
（三）申请首期资金。
1.签订合同。（同一般情况下一次性使用）
2.提交电子文档材料。组织实施单位在维修资金系统提交下列电子文档材料：
（1）使用方案及公示情况；
（2）业主同意使用方案的表决结果及公示情况；
（3）施工合同；
（4）维修和更新、改造项目的首期发票。
说明：系统支持PDF格式/压缩包格式的电子文档材料上传，单个文件大小不超过50M
（四）审核及划转首期资金。
1.预审核。（同一般情况下一次性使用）
2.提交纸质材料。组织实施单位收到短信后，向区住房建设行政主管部门提交下列纸质材料：
（1）维修资金使用申报表；
（2）使用方案及公示情况；
（3）业主同意使用方案的表决结果及公示情况；
（4）施工合同；
（5）维修和更新、改造项目的首期发票。
说明：以上纸质材料提供原件并加盖组织实施单位公章
3.审核及划转。（同一般情况下一次性使用）
（五）申请余额。
1.施工及验收。（同一般情况下一次性使用）
2.提交电子文档材料。组织实施单位在维修资金系统提交下列电子文档材料：
（1）竣工验收合格报告及施工前中后照片；
（2）维修和更新、改造项目的余额发票。
说明：系统支持PDF格式/压缩包格式的电子文档材料上传，单个文件大小不超过50M
（六）审核及划转余额。
1.预审核。（同一般情况下一次性使用）
2.提交纸质材料。组织实施单位收到短信后，向区住房建设行政主管部门提交下列纸质材料：
（1）维修资金使用申报表；
（2）竣工验收合格报告；
（3）维修和更新、改造项目的余额发票。
说明：以上纸质材料提供原件并加盖组织实施单位公章
3.审核及划转。（同一般情况下一次性使用）
六、紧急情况一次性使用维修资金的程序
（一）提出使用方案。
1.使用立项。（同一般情况下一次性使用）
2.生成方案。（同一般情况下一次性使用）
3.公示方案。组织实施单位应当在申请使用维修资金10日前，将使用方案及维修方案向业主公示，公示时间不少于10日。自公示之日起10日内，占维修资金列支范围内总人数20%以上的业主或者达到维修资金使用和管理制度约定比例的业主对紧急使用维修资金提出异议的，组织实施单位应当停止维修资金紧急使用申请，按一般情况使用维修资金的要求，组织业主对使用方案表决通过后继续申请。
说明：引用《办法》第三十七条
（二）申请使用维修资金。
1.签订合同。（同一般情况下一次性使用）
2.施工及验收。（同一般情况下一次性使用）
3.提交电子文档材料。组织实施单位在维修资金系统提交下列电子文档材料：
（1）使用方案及使用方案公示情况；
（2）符合紧急情况的材料；（详见附件3-1）
（3）施工合同；
（4）竣工验收合格报告及施工前中后照片；
（5）维修和更新、改造项目的发票。
说明：系统支持PDF格式/压缩包格式的电子文档材料上传，单个文件大小不超过50M
（三）审核及划转维修资金。
1.预审核。（同一般情况下一次性使用）
2.提交纸质材料。组织实施单位收到短信后，向区住房建设行政主管部门提交下列纸质材料：
（1）维修资金使用申报表；
（2）使用方案及使用方案公示情况；
（3）符合紧急情况的材料；（详见附件3-1）
（4）施工合同；
（5）竣工验收合格报告；
（6）维修和更新、改造项目的发票。
说明：以上纸质材料提供原件并加盖组织实施单位公章
3.审核及划转。（同一般情况下一次性使用）
七、紧急情况下分期使用维修资金的程序
（一）提出使用方案。
1.使用立项。（同一般情况下一次性使用）
2.生成方案。（同一般情况下一次性使用）
3.公示方案。（同“紧急”情况下一次性使用）
（二）申请首期资金。
1.签订合同。（同一般情况下一次性使用）
2.提交电子文档材料。组织实施单位在维修资金系统提交下列电子文档材料：
（1）使用方案及公示情况；
（2）紧急情况证明材料；（详见附件3-1）
（3）施工合同；
（4）维修和更新、改造项目的首期发票。
说明：系统支持PDF格式/压缩包格式的电子文档材料上传，单个文件大小不超过50M
（三）审核及划转首期资金。
1.预审核。（同一般情况下一次性使用）
2.提交纸质材料。组织实施单位收到短信后，向区住房建设行政主管部门提交下列纸质材料：
（1）维修资金使用申报表；
（2）紧急情况证明材料；
（3）施工合同；
（4）维修和更新、改造项目的首期发票。
说明：以上纸质材料提供原件并加盖组织实施单位公章
3.审核及划转。（同一般情况下一次性使用）
（四）申请余额。
1.施工及验收。（同一般情况下一次性使用）
2.提交材料。（同一般情况下“分期”使用）
（五）审核及划转余额。
1.预审核。（同一般情况下一次性使用）
2.提交材料。（同一般情况“分期”使用）
3.审核及划转。（同一般情况下一次性使用）
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