致远协同管理系统-采购管理解决方案

一、以“物”为核心的企业采购管理现状

随着企业规模扩大，组织架构与业务越来越复杂，采购管理难度越来越大。

• 采购计划粗圹，缺乏采购依据

• 采购过程中常存在多采购的状况，需人为控制采购数量

• 对采购单价无具体的管理，订单价格与发票价格不符

• 进货进度情况不能实时掌握，经常造成停工待料的现象

• 采购部门与财务、业务之间信息传递烦琐，效率低

二、协同管理在采购管理上的应用价值

将采购管理由传统“人为管理”转变为“制度管理”。集团企业、供应商等都可以参与到采购业务中，加强内外部协作与信息采集，实现上下游产业链的打通，提高采购响应速度，为最优采购提供基础。

1、掌控采购进度：随时了解采购进度，避免延误生产、销售

2、减少人为失误：避免买错物料、买多物料而造成物料呆滞、库存激增

3、多种采购策略：及时了解物料情况，运用多种采购策略，做及时备货，避免缺货影响生产、销售

4、数据分析供应商情况：通过每次采购动作沉淀供应商的真实数据，便于定期分析评定供应商等级

5、提高工作效率：与财务付款结合，提高账目准确性及内部工作效率

三、企业协同采购运营平台解决方案

1、采购需求管理

信息化、统一的采购需求归集

各部门、分子机构采购需求自动汇聚成为总采购需求，可自动归集到相应的采购中心并分配给相应的采购员，同时系统自动抽取库存数据，做采购数量参考分析。

集团总部可以看到全库存、采购需求情况，可授权分子公司独立查阅，实现既管控又分权管理，便于分子公司业务独立开展。同时通过采购需求汇集及现有存货实际分析，系统可高效判断采用哪种采购模式。

2、采购招投标管理

采购计划汇总

• 通过数据交换引擎，协同系统可从ERP系统中抽取出各业务单位的物料需求计划到招投标系统中，抽取时同一单位＼同一物料编号自动汇总合计，自动生成采购计划信息统计表。

招标计划管控

采购部业务员根据不同的物料类别、金额等信息发起招标立项，系统根据不同的采购组织、项目预算金额，自动生成招标计划编制。

供应商在线招标

每个供应商独立在线报价，背对背信息，后台自动汇总形成采购投标汇总表。

招标结果

招标结果确定后，招标管理员账户会自动向中标供应商发起《中标通知书》及《合同会签流程》。

ERP付款审批

采购部办理付款申请发起时直接关联基础档案、合同，审批后推送到相关系统。

3、询比价管理

报价审批过程中，协同系统可自动获取供应商历史报价信息，同步更新对比，领导审批一目了然。

移动询价——采购信息发布后，供应商可扫描二维码进行报价，报价信息自动采集，随后同步到协同系统中供应商历史报价库，拒绝暗箱操作。

采购询价过程中，协同系统可根据采购物品名称自动查找历史供应商，供应商供货信息按价格从低到高自动排序。

4、采购订单执行

协同系统可集成财务系统，在采购合同台账中详细记录采购合同的基本信息、付款记录明细、开票明细，避免重复付款、漏付款、重复开票等。

采购集中收货

物流、仓储、采购三部门实时联动跟进收货进程，避免出现送货遗漏现象。

采购分开收货

根据采购需求单，协同系统可根据不同收货单位以及采购物品自动拆分为不同的收货单，方便后续仓储物流进行配送。

采购内部结算

根据集团采购结算单，协同系统可根据不同收货单位以及采购物品自动拆分为不同的分公司采购结算单。

5、采购管理分析

三、致远协同管理系统采购管理优势

1、发挥企业管控优势

充分结合采购管理实际情况，实现统一收集采购需求、统一制定采购计划、统一签定采购合同、统一执行采购监控，规范集团采购制度。

2、降低企业采购风险

建立全生命周期的供应商管理体系，规避采购风险，确保每次采购都选择到最优秀供应商及优质产品。

3、节省企业采购成本

建立企业科学竞价规则，确保企业每次采购都能选择到价格优惠质量有保证的产品，从而节省采购成本。

4、建立企业阳光采购平台

帮助企业实现次采购招标制度落地，招标采购流程更加规范和透明，确保招标过程及结果公平公正。

四、采购管理实践应用-中美集团

中美集团药品采购业务采用集团统一管理模式，主要由供应商管理、采购申请、出入库管理、付款管理等环节组成。

1、供应商档案管理：采供部录入供应商基础信息，财务部审核完成后触发数据保存到供应商账务底表。

2、采购申请：集团下属各家医院按需申请药品及相关材料，由采供部汇总统计并上报分管领导审批，审批完成后提交供货商备货，并将金额回写至供应商账务底表。

3、出入库管理：供货商送货后，根据采购申请明细进行出入库操作。

4、付款管理：按周期发起付款计划进行结款，结款数据回写至供货商账务底表，以便财务分析。

中美集团采购管理逻辑示意图