谈到差旅费用管控，财务人员的第一反应就是帮助公司削减费用，减少公司不必要支出。但差旅费用管控功效远大于类似上述案例单一的削减费用支出，优秀的差旅费用管控方案同时还兼具提高财务部审核工作效率、提高公司资金使用率及兼顾提升员工满意度等多重优势。以下是六种典型的差旅费用控制妙招。
方法一：通过减少审批提高效率
多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。对于此类情况，财务部可以建立一张白名单或黑名单列表。如果发生销售员工和上级领导出差而提高住宿标准的情况，则自动归为白名单，不需审批则可批准。反之，如果销售的业务招待费超标，那么可以设为黑名单。通过对白名单和黑名单的定期调整，可以减少例外审批的数量。
方法二：通过大数据管理来降低支出
提前预定机票通常可获得较优惠折扣是众人皆知的常识，但企业因差旅单据数量过大而往往不了解最终拿到折扣在市场中所处水平。而通过在线差旅预定平台则可分析出某条航线一段时间的平均折扣率和中位票价并基于此来审核员工所预定机票的价格水平。同时，企业也可通过该方法对公司内部部门之间进行横向比较。
方法三：利用合理性审查降低费用
正如本文开头所讲，控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定出差拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。
方法四：利用金融服务降低资金成本
用商务卡的模式取代备用金可减少对公司的资金占用，缓解对资金流的压力。但商务卡所不可忽略的隐患是如发生员工恶意透支消费的情况时，公司需承担相应还款责任。据了解，企业可与银行谈判免除还款责任，一般的操作程序为，应尽量提前一个月通知银行公司员工离职动向，实际离职时应书面通知银行，同时在员工离职之前公司也应摸清欠款情况并督促员工尽快还清欠款。
方法五：通过简要透明的差旅费政策来管控
一些公司行政层级较为复杂，甚至有多达十余个层级。为了满足各个行政层级的需要，就需对每个行政层级制定单独的差旅标准。而全国各个地区的经济发展水平不一，对每个地区制定标准本身已经较为繁琐，大量的标准制定工作将使得财务部不堪重负，而政策更新缓慢又可能导致不符合实际经济和物价发展情况造成员工抱怨较大。行政层级较多的企业可以尽量简化差旅标准，将数个相近的行政层级归为同类标准、尽可能简化流程。
方法六：通过减少人工审核来提高效率
公司可通过引入订制化的差旅费用管控软件来大幅提升工作效率。通常一个典型的差旅电子报销系统将涵盖下述五种功能：1.在线申请功能，包括出差申请和差旅申请；2.在线审批功能；3.差旅供应商集中管理功能，包括所有采购名单内的机票、酒店等供应商；4.费用控制功能，将报销费用的标准写入系统，例如到不同城市或者不同的国家住宿标准及到相应地区的津贴补贴标准录入，同时对不同差旅距离所对应交通工具的选择和审批均可由系统进行统一管控。5.预算控制，管理人员在审批时可看到对应部门当月整体的差旅预算，花销和结余情况。从而做到每次审批时有据可查。发生超标情况时必须找财务部进行单独审批，增加预算。否则费用审批将会被冻结。