招聘工作是整个企业人力资源管理工作的起点，员工背景调查又是为招聘保驾护航的重要手段和方法之一，更是企业甄选管理人才、技术骨干及特殊岗位的必备技能。此次撰写文章，希望借本文形式与智业人力资源同仁以及其他管理者共同分享我从多年HR执业经历所获得的经验。本篇从实务性、科学性、专业性的层面逐一解答HR在员工背景调查中的各种操作性问题，为企业人力资源开展背景调查提供实务指南，内容包括：谁来进行背景调查、何时进行、背景调查的对象、调查内容有哪些、如何具体操作、如何确保调查结果的可靠性、如何避免背景调查中的各种纠纷。
员工背景调查（background check/reference check）是指用人单位通过各种合理合法的途径，来核实求职者个人履历信息的真实性的过程，它是保证招聘质量的重要手段之一。员工背景调查是舶来品，在欧美国家比较盛行。近几年，随着中国经济的腾飞和对外开放的深化，员工背景调查也逐渐在中国流行起来，唐骏“学历门”事件更是推动了用人单位对于它的热捧。
一、谁来进行背景调查？
对于用人单位而言，在具体操作员工背景调查的时候，有三种主要的调查主体：
1. 企业人力资源部门自己进行调查。优点是人力资源部门对候选人背景情况比较了解，能够更好地过滤调查到的信息以做出判断，节约成本。缺点是个人主观色彩较浓，调查可能不够严谨客观；由于调查技巧不够专业，容易造成大量招聘时间和精力的浪费。
2. 外包给比较专业的第三方调查公司进行统一处理。这类公司有着固定的调查信息渠道，比较专业，态度中立且客观。在中国，第三方员工背景调查的服务刚刚兴起，相关企业良莠不齐，人力资源部门在选择的时候一定要小心谨慎，否则不负责任的背景调查不仅仅会造成人才流失，还有可能带来法律风险。
3. 让猎头公司进行背景调查。这种做法比较节约精力和成本，但是某些猎头通常会帮助候选人做一些“技术处理”，因为他们跟候选人的利益是一致的。
二、何时进行背景调查？
1. 大部分背景调查是在用人单位有录用意向、但候选人尚未入职之前进行，称为入职前背景调查（pre-employment background check）。优点是在这个时段进行背景调查所面对的候选人比较少，可以节约招聘成本，而且一旦发现有造假的情况，用人单位可以灵活处理，法律负担较小；缺点是这个间隙时间比较短，不一定能够完成员工背景调查，候选人还有可能因为等待时间较长而转向其他公司，导致用人单位失去优秀的人才。
2. 另外一种做法是在员工入职后、试用期之内进行，称为入职后背景调查（post-employment background investigation）。优点是，一般来说企业试用期在1个月到3个月之间，这段时间完全能够进行充分的背景调查，也不用担心失去优秀的员工；缺点是由于已经与员工签订劳动合同而且员工已经实际到公司岗位工作，一旦发现有造假情况，公司辞退该员工要冒比较大的法律风险，而且如果该员工存在职业道德上的问题，给公司带来的损失会大很多。
对此，个人建议是大部分的职位公司可以采取入职前背景调查，防范于未然；对于公司紧急招聘的职位，可以入职后试用期内再补上背景调查，但需要在法律上做好相应的防范措施。
三、调查哪些人？
于企业而言，并不是对全体员工都要做背景调查。一方面企业要考虑自身的财力和人力安排，如果资金、时间充裕完全可以全员进行背景调查；而对于中小型公司，个人建议是对一定级别以上的关键岗位进行背景调查，比如公司内中层及以上管理岗位、专业技术骨干以及特殊岗位等。这样既省时、降低招聘成本，同时可保证招聘质量。
四、背景调查的内容有哪些？
员工背景调查的内容主要包括身份识别、犯罪记录调查、教育背景调查、工作经历调查、数据库调查五大类。其中，身份识别指核实候选人身份证的真假；工作经历调查包括调查工作经历是否真实，即时间、职位、是否正常离职等信息，以及工作具体表现；数据库调查指通过权威的信息库来查找候选人被公开的一些负面信息。
在同一个企业中，对不同岗位所进行的员工背景调查的范围和深度是不一样的。建议企业人力资源可以根据岗位重要性将员工划分成若干档级，以此决定不同员工调查的范围和深度。
五、如何具体操作背景调查？
根据上面所说的调查内容分类，各项背景调查的具体操作如下：
1. 身份核实：登录全国公民身分证号码查询中心（http://www.nciic.com.cn）可以进行候选人身份证真伪的辨别。
2. 犯罪记录核实：有两种渠道，一种是通过候选人户口所在地的派出所。通常的做法是由候选人本人或者亲属到当地派出所开具无犯罪记录证明，并提供开具证明的警官姓名和办公电话，然后再打电话到派出所找该名警官核实情况是否属实。第二种是调阅员工档案。但由于目前中国档案管理不健全，档案中不一定涵盖被调查人的所有犯罪信息，所以该渠道只能是一个备用渠道。
3. 教育背景核实：登录全国高等教育学生信息网（www.chsi.com.cn）。对于本科以上学历需要通过调阅高校档案来核实学位证书，一般的档案馆要求调查者发函或者传真过去，并收取少量的查档费；对于国外的教育经历，可以委托有能力的第三方公司或者国家教育部的留学服务中心来核实。
4. 工作经历真实性的核实：通过公司总机转到人力资源部门，进行找到相关人事专员，这是最可靠的一条途径。当遇到总机要求实名转接时，可要求候选人提供一个人事专员的姓名，通过总机转入进行核实。如果无法提供，前任主管也是另外一条可靠的渠道。
5. 工作具体表现的调查：如果需要核实该项，首先应在进行工作经历真实性核实时，从人事部门那里确认候选人直接上级的姓名和联系方式，然后通过总机或者公司邮箱采访员工之前的上级。
6. 数据库调查：企业可根据自己的需求，选取不同的信息库网站进行排查。
六、如何确保调查结果的可靠性？
背景调查的可靠性是保证招聘结果可靠性的重要前提，而结果的可靠性来源于过程的可靠性。根据自身专业的调查经验，我在这里分享几点建议：
首先，调查前选择可靠的调查渠道，这里所说的“可靠”是指权威的信息来源。比如对于工作起止时间、职位等客观信息，人力资源部这样有权保留员工信息的部门是可信渠道之一；而对于工作具体表现，直接主管则更可靠一些，因为主管是对员工进行绩效考核的主要主体。
其次，确保调查来源的身份是可靠的。在选择了可靠的调查渠道后，如何认定我们所接触的人真的是候选人的前主管或者人力资源部门呢？总机和办公邮箱是关键。因为一个公司的总机是公开的、可以信赖的、相对来说不变的；办公邮箱也是这样，所以如果一个人是我们通过总机或者是公司邮箱联系上的，那么这个人的身份是可以信赖的。
再次，确保信息来源提供可靠的信息。即使我们选择了可靠的渠道，确定了该渠道中某个人的身份，那么如何确保他/她说所的话是相对客观公正的呢？要做到这点，我们需尽量弄清并记录信息来源的姓名（至少是姓）、办公电话以及职位，如果一个人被别人知道了自己的姓名、性别、职位和办公电话，那么他/她自然而然就不太可能会说谎，因为他是可以被定位的，同时这些信息也方便我们再次打电话进行二次调查。另外，如果是通过邮件、信件、传真联系此人，应妥善保留这些书面证据，如果通过电话核实出来有负面信息，那么必须找证明人出具书面的证明。
最后，一旦出现虚假的情况，人力资源部门应该高度重视，除了索要书面证明外，还要进行各种特殊情况的排除。例如：员工可能将实习的时间并入工作时间而造成工作起止时间有出入；职位名称方面，员工可能写的是对外的职位名称，而前雇主提供的则是对内的职位名称；薪水方面，候选人写的可能是税后工资，而前雇主提供的可能是税前工资。在排除了这些可能的特殊情况后，我们需要再从其它渠道进行二次确认。例如，如果前雇主的人力资源部门提供的工作时间与员工自己提供的有很大出入时，可以找前任主管核实，而如果某位主管对候选人评价非常不好时，可以找另外一位主管进行再次核实。
还需要注意的是，我们在判断一名员工是否弄虚造假时，需要防止该候选人在招聘的前几个环节使用一个版本的简历，而等到背景核实的时候因为心虚又使用另外一个版本的简历信息。这种情况屡见不鲜，尤其在招聘人员和调查人员不同或者是将该项业务外包给第三方时。为了避免这种情况，人力资源部应先让员工填写背景调查表，自行或者委托第三方将背景调查表上的信息与应聘的简历进行对比，一旦有出入则要求候选人做出解释。
七、如何避免背景调查中的各种纠纷？
为了避免背景调查造成的劳动纠纷，企业相关部门应该做到以下几点：
首先，企业要在背景调查前做好两手准备，一方面，要获得候选人/员工的理解和支持，把调查的目的、调查的内容、调查人员范围都向被调查人做解释说明，最好是在面试中就告知，让他们有思想准备。另一方面，要求候选人填写背景调查信息表。在该表中，除了要求候选人提供各种需要调查的信息外，还应包括候选人亲笔签署的《授权书》和《声明书》。
其次，在背景调查过程中要保持严谨和客观的态度，妥善处理背景调查的负面结果。对于疑似负面的信息，要排除各种特殊情况，并多渠道求证，不能轻易地下结论，要相信大部分的员工都是诚实的。但是一旦确定负面信息属实，则需采取相应措施，情节较轻者从轻处理，如进行培训、调整工作岗位等，情况严重的要果断地拒绝聘用，或与之解除劳动关系。
结束语
员工背景调查是为招聘保驾护航的重要手段和方法之一，在实务操作中，建议广大人力资源同仁以及其他企业管理者，把握好5W1H分析法在背景调查中应用，切勿盲目操作，以免错失人才。对于背景调查负面信息与录用决策之间的冲突，建议人力资源经理、用人部门直接主管以及用人部门分管领导统一甄选决定后再行录用，避免单一决策造成的录用失误。谨以此篇文章分享个人经验，让我们携手共进，一起为智业寻找到具备合适技能、具有劳动愿望、能够在智业相对稳定工作的员工而不懈努力。
