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批量录入数据还靠纯手打?10个技巧帮你提升80%的工作效率!

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2019-10-17
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导读:我的数据录入终于有救了!

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在日常工作中,大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰,不可避免地出现数据漏输、多输、错输,或者格式输入错误等麻烦!

这不仅导致文章可读性差,录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度,可谓录入一时爽,汇总悔断肠。


所以,我整理了十个最常用的数据高效录入技巧分享给大家,输入速度快、效率高,输错了还自动提醒建议先码后看~


01
录入序列

数字、日期、含数字内容,都可以直接生成一列或一行序列~



方法:拖拽或双击单元格右下角填充柄“+”。

常用填充柄“+”,省时又省力,除了数字、日期、含数字的内容,“序列”更神奇的地方是可自定义!

如果,我们经常要输入公司所有部门,我自定义一个“部门序列”,每次只要动动鼠标,1秒就填充好了所有内容,不会漏掉也不会错:



自定义序列方法点击文件—选项—自定义序列,按下图添加即可。



02
批量录入相同内容

如果多个单元格(可以不连续)要输入相同内容,选中要输入的单元格,直接编辑好内容后按【Ctrl+回车】批量录入。



03
批量录入不同内容

上面演示了相同内容,但如果遇到大量不同内容怎么办?

方法:选中单元格—按Ctrl+G—选择空值(定位空单元格)—输入“=E5”—按Ctrl+回车



这时候你就要问了,为什么要输入"=E5"呢?


其实 ,这个公式的 意思,就是让定位到的每一个单元格的值,都等于其上方单元格的值。


04
复制批量录入

【Ctrl+D】快捷键可以把上面单元格内容,快速复制到选中的单元格。

PS如果同时选中多个单元格,可以不用公式实现类似上面相同的效果。



同理,他的兄弟快捷键【Ctrl+R】,可以把左面单元格内容,快速复制到当前单元格。

05
下拉列表

下拉列表的好处:
① 不用敲键盘,鼠标选择选项就可以填写;
② 数据规范,不会输错成其它内容。



下拉列表制作也很简单。

选中部门这一列,点击 数据—有效性,打开数据有效性对话框,选择序列,然后在来源里拾取部门列表就好了。

操作步骤:



06
限制输入长度

对于固定长度的内容,比如11位手机号、身份证号码等,不小心多输也不易发现。但是,如果我们限制了输入字符的长度,就再无后顾之忧了!

限制字符长度方法如下图:



如果设置最小值、最大值为不同数值,还可将输入字符长度限制在某范围内。

07
数字分段显示

如下图效果,我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了,特别好辨认!



手机号码分段显示方法:
选中单元格区域,按【Ctrl+1】,设置数字格式类型输入【000-0000-0000】即可。



其他的数字类型内容,都可以用000-000的数字格式类型来分段,0代表数字占位,几个0就代表几位数字,是分割符号,也可以用空格或其它符号代替。

08
输入分数

在表格里如果直接输入分数2/3,会发现立马变成就2月3日。
因为,表格默认m/d的形式为日期,非分数。

表格:我要我觉得,不要你觉得!



正确输入方法:先输入“0+空格”,再输入2/3。



09
输入当前日期、时间

“当前日期”在填表时的使用频率很高,如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累,出错率也高。

你知道吗?表格有自带“今日”“当前时间”快捷键,又快又准!

按下快捷键【Ctrl + ;】快速输入当前日期~
按下快捷键【Ctrl + shift + ;】快速输入当前时间~



10
拒绝重复录入、高亮重复项

很多特殊内容是不可重复的,如工号、产品编码……如果,录入重复时可以自动禁止录入就好了!



拒绝重复录入方法:

选中单元格区域,点击 数据—拒绝录入重复项—设置—确定。



有时想允许重复录入,但要把重复内容标出来,或者用作数据重复检查,像下图这样:



重复提示,表格也有好用的方法,只要设置“高亮重复项”就可以了。

设置方法:
选中单元格区域,点击 数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。



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