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批量录入数据还靠纯手打？10个技巧帮你提升80%的工作效率！
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批量录入数据还靠纯手打？10个技巧帮你提升80%的工作效率！

批量录入数据还靠纯手打？10个技巧帮你提升80%的工作效率！ WPS会员服务
2019-10-17
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导读：我的数据录入终于有救了！

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在日常工作中，大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰，不可避免地出现数据漏输、多输、错输，或者格式输入错误等麻烦！
这不仅导致文章可读性差，录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度，可谓录入一时爽，汇总悔断肠。


所以，我整理了十个最常用的数据高效录入技巧分享给大家，输入速度快、效率高，输错了还自动提醒，建议先码后看~


01
录入序列

数字、日期、含数字内容，都可以直接生成一列或一行序列~



方法：拖拽或双击单元格右下角填充柄“+”。

常用填充柄“+”，省时又省力，除了数字、日期、含数字的内容，“序列”更神奇的地方是可自定义！

如果，我们经常要输入公司所有部门，我自定义一个“部门序列”，每次只要动动鼠标，1秒就填充好了所有内容，不会漏掉也不会错：



自定义序列方法：点击文件—选项—自定义序列，按下图添加即可。



02
批量录入相同内容

如果多个单元格（可以不连续）要输入相同内容，选中要输入的单元格，直接编辑好内容后按【Ctrl+回车】批量录入。



03
批量录入不同内容

上面演示了相同内容，但如果遇到大量不同内容怎么办？

方法：选中单元格—按Ctrl+G—选择空值（定位空单元格）—输入“=E5”—按Ctrl+回车



这时候你就要问了，为什么要输入"=E5"呢？


其实 ，这个公式的 意思，就是让定位到的每一个单元格的值，都等于其上方单元格的值。


04
复制批量录入

【Ctrl+D】快捷键可以把上面单元格内容，快速复制到选中的单元格。

PS：如果同时选中多个单元格，可以不用公式实现类似上面相同的效果。



同理，他的兄弟快捷键【Ctrl+R】，可以把左面单元格内容，快速复制到当前单元格。

05
下拉列表

下拉列表的好处：
① 不用敲键盘，鼠标选择选项就可以填写；
② 数据规范，不会输错成其它内容。



下拉列表制作也很简单。

选中部门这一列，点击 数据—有效性，打开数据有效性对话框，选择序列，然后在来源里拾取部门列表就好了。

操作步骤：



06
限制输入长度

对于固定长度的内容，比如11位手机号、身份证号码等，不小心多输也不易发现。但是，如果我们限制了输入字符的长度，就再无后顾之忧了！

限制字符长度方法如下图：



如果设置最小值、最大值为不同数值，还可将输入字符长度限制在某范围内。

07
数字分段显示

如下图效果，我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了，特别好辨认！



手机号码分段显示方法：
选中单元格区域，按【Ctrl+1】，设置数字格式类型输入【000-0000-0000】即可。



其他的数字类型内容，都可以用000-000的数字格式类型来分段，0代表数字占位，几个0就代表几位数字，- 是分割符号，也可以用空格或其它符号代替。

08
输入分数

在表格里如果直接输入分数2/3，会发现立马变成就2月3日。
因为，表格默认m/d的形式为日期，非分数。

表格：我要我觉得，不要你觉得！



正确输入方法：先输入“0+空格”，再输入2/3。



09
输入当前日期、时间

“当前日期”在填表时的使用频率很高，如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累，出错率也高。

你知道吗？表格有自带“今日”“当前时间”快捷键，又快又准！

按下快捷键【Ctrl + ；】快速输入当前日期~
按下快捷键【Ctrl + shift + ；】快速输入当前时间~



10
拒绝重复录入、高亮重复项

很多特殊内容是不可重复的，如工号、产品编码……如果，录入重复时可以自动禁止录入就好了！



拒绝重复录入方法：

选中单元格区域，点击 数据—拒绝录入重复项—设置—确定。



有时想允许重复录入，但要把重复内容标出来，或者用作数据重复检查，像下图这样：



重复提示，表格也有好用的方法，只要设置“高亮重复项”就可以了。

设置方法：
选中单元格区域，点击 数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。



看到这里，你可能为掌握了这10个技巧而感到自己被拯救，但拯救你的除了这些日常会分享给你们的干货，成为稻壳会员，你还能享受23+项特权！


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