开会：用最少的时间协同共创，解决问题并达成共识

今天，你开会了吗？

开会，作为职场人工作的一个高频场景，是企业组织解决问题，推进工作的重要管理手段。然而，有多少会议真正有效？相信很多人都会在脑海中打个问号。

那什么是真正有效的会议？用什么标准评判？

致远互联认为，开会就是用最少的时间协同共创，解决问题并达成共识。如果再把会议的内涵延伸一点，则又包括将会议达成的共识快速且看得见的执行落地。这也是致远互联无纸化会议设计的基本理念。

在服务了5万+政企客户的实战过程中，我们发现很多企业组织在会议管理过程中或多或少都存在这样的场景：原本计划一个小时解决的会议，却花了大半时间甚至超出预期时间在了与会议主题不符的话题讨论上，最终一场会议结束也未能达成共识。

或是这样的场景：原本计划一个小时的会议，结果大家都不发言或者发言内容无建设性，会议主讲人讲完后，会议也就结束了。协同共创为零，更遑论解决问题或达成共识了。

或是这样的场景：一场会议结束后，确定了方向与任务，却在执行落地过程中因为缺乏督查督办而不了了之，致使这场会议最终还是无效。

类似的场景还有很多。而一场无效会议背后，浪费地不仅是开会的那段时间，还有会议前的各种准备以及会议后的各种材料整理等时间，更重要的是员工的精力也在一场场无效会议中被消耗。

因此，如何用最少的时间开一场会，让全体参会人员协同共创，解决问题并达成共识是每一家企业组织都需要思考并解决的问题。

PART ONE

如何解决会议协同共创难问题？

一场会议为什么协同共创难？从刚刚展示出的会议场景中可以看出，很多会议开展时，参会人员对会议主题都不清晰。而会议信息掌握不足，导致一开始大家的认知就不在一条水平线上，拉齐这条线就要耗费大半时间。

而等到拉齐认知后，现场再开始思考并发表有建设意义的观点与方案，又需耗费时间。更何况很多想法与创意往往很难在一个紧急的场景下迸发。

因此，会前的信息共享与思考准备非常重要。致远互联无纸化会议设置了会前的议题发布、征集、管理与协同联动。以央国企会议管理为例，相信任何一家企业的会议管理都没有央国企的会议管理复杂了。

议题征集：当启动一场会议时，由会议发起人发布会议方向与目的，并向相关参会部门或人员征集各自的议题。所有议题征集完毕后，统一进行会议议题申报、审核审批，议题库管理等。过程中因部门需求变化，还可在线进行议题新增、修改、删除等。

资料共享：会议议题确认后，所有会议相关的流程与议题等信息全部同步共享到会议相关且有权限的人员，让参会人员提前获知会议目的与情况，并提前做好相关开会资料准备，在会前就将所有参会人员的会议认知拉齐到同一水平线。哪怕是会前没有时间看相关资料信息，也可以在会中翻阅。因为所有的会议资料线上管理，支持会议资料在线管理、编辑、删除、更名等。

在线笔记：最重要的是，参会者在会前及会中阅读会议资料时，还可以进行个人笔记或思考的记录。笔记记录作为用户个人私有记录，可不对第三方公开，笔记记录完成后即保存，便于随时调出来阅读。这样一系列前期会议操作，不仅让参会人员能够围绕议题进行话题讨论，还可以事先做好思考，并进行文字记录，在会议时发表有建设意义的观点与建议。

这里要特别指出文字思考与记录的必要性。相较于语言表达，文字表达更具备逻辑性与思考性，因此会议前进行思考并用文字有逻辑地表达，是非常有助于会议质量的提升。

PART TWO

如何解决会议共识难达成问题？

一场会议为什么达成共识难？首先上文中指出的协同共创难就间接造成了最终这场会议很难以达成解决问题的目的，更别说还要集体达成共识。

除此之外，要想大家充分达成共识，有时候不采取某些强制手段，最终只会是在无尽的讨论中浪费时间。更何况很多会议是明确有表决达成共识的要求，尤其是在央国企等组织会议中。

因此，一次在线投票是会议达成共识的一个很好且非常有效的手段之一。为此，致远互联会议管理方案设置了在线二维码投票表决，并支持实名/匿名等投票方式。

当然，会议能否达成共识的另一个关键还是在于本场会议领导人的能力与魄力。毕竟，一个高效且有管理能力的领导，才是一场会议高效且有效的关键之一，甚至有时候ta就是影响会议有效与否的唯一因素。

PART THREE

如何解决会议决议难落地问题？

一场会议达成的决议与任务目标为什么会执行落地难？因为缺乏会议后的督查督办。人的时间、精力以及记忆都是有限的。我们不能指望员工能按照一场会议上的口头安排就自觉开始执行任务。因此，一次正式的任务目标下达与责任到人的通知发布是很有必要的。

致远互联会议管理方案将会议与公文、督办、任务、日程等相互联动。基于一体化会议平台，清楚会议的开展情况与落实情况。

会议纪要与督查督办：会后，会议管理人员可以在线起草会议纪要，并在线提报领导审批，审批后进行发布，甚至直接将会议纪要以公文进行发布。会议议定的决议事项报相关领导审批，审批通过后发送对应责任单位，并进行督办或抄送督查室进行督办，定期反馈结果。

从而，确保与会人员与相关任务责任人在会议结束后能再次明确自己的工作任务与目标，并积极主动执行，更重要的是还能定期在线反馈执行结果。督办人员可以根据自动逐条汇入事项督办台账表中的会议决议进行跟踪，确保会议决议有效落地执行。

PART FOUR

如何解决会议组织繁琐问题？

前面提到的三大方面都是影响会议质量与会议时长的原因。但一场会议的组织与开展成功除了上述三大方面，还需要会议组织者的妥善统筹与安排。而这个过程才是一场会议最繁琐的地方。

会前的会议室预定、会议室硬件设备与座位安排，会议通知、参会情况与会议材料等；会中的会议签到与外人参会邀约、远程开会，会议看板与视频会议等设置，还要随时整体把控会议情况，随时应对突发事件；会后的会议资料整理与审批发布并督查督办……

针对上述一整套会议全流程统筹安排与管理过程，致远互联无纸化会议管理系统一招搞定。详细方案见下图。

最后，我们与其把时间浪费在不必要且低效的会议上，不如试着改变一下你的开会方式与会议管理方法。让每一场会议既能高效的达成开会目的，解决实际工作，有效推进工作进程；又能让你的员工摆脱加班，告别精力消耗，让身心愉悦，还能准点下班相约世界杯！

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