观点 | 深度剖析OA系统的使用价值

现在中小组织使用OA系统是大势所趋，下面以互软UMIS协同办公系统为例，全面分析OA给组织带来的价值。 

无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,决策者需要依据关键的信息作出重要的决定，拥有一套智能化、信息化的OA办公系统,对员工、决策者、政府人员、政府领导来说,都是非常重要的。互联网时代,OA办公系统还使分布在不同区域的单位之间、部门之间、分公司之间、连锁店之间进行统一的协同办公成为可能。当下，"中小企业信息化","政府部门信息化"都忙得如火如荼,一套好的OA协同办公软件将是组织迈进数码时代的"基石"，一套优秀的OA协同办公软件将会给组织带来巨大的效益。 

OA办公系统把组织各个部门紧密联系在一起,强化了内部员工之间,部门之间的信息交流与工作协同,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以紧密地协作交流! 办公的自动化让工作就变得轻松有趣,更符合人性,更容易发挥普通人的智慧和积极性。

互软UMIS协同办公系统认为OA协同办公软件对组织的效益表现为： 

建立单位内部的邮件和IM（即时通讯）系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。 

在组织内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、新闻展示、知识分享，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解组织的发展动态。 

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等线上流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中低效的环节。 

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找路径。实现文档管理自动化以后，比如来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，在他的权限范围内，对应的知识都可以查阅，这样就减少了很多培训环节。 

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。 

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、出差途中、乃至世界各地，通过网络连接随时办公，真正实现了三A（Anytime、Anywhere、Anything）办公。 

现代组织中已存在的HRM系统、ERP系统、财务系统等已存储了组织的一些经营管理业务数据，对其经营运作起着关键作用，但它们都是相对独立的、静态的,OA智能办公系统具备数据接口对接功能，可以把组织原有的数据统统集成到工作流中，使组织员工无需迁移备份数据，就能正常使用原有数据,从而提高了组织整体的反应速度。 

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是组织实现管理现代化的标志。 

系统性利用组织已经积累的信息资源、知识技能，改进组织的创新能力、快速响应能力,提高办公效率和员工的技能素质。 

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题,及时解决，从而减少差错、防止低效办公带来的负面影响。 

以上十个方面是OA给组织带来的非常明显的效益,虽然市面上采购OA的成本从几万到百万不等,但是相较于OA产生的协同价值,还只是九牛一毛,互软UMIS办公系统除了能给组织带来上述效益以外,其在阿米巴经营和项目管理两大功能上还兼具特色。