应用领域：【广东】电子文档数据中心系统建设第一期
应用核心：电子文档数据中心系统
该系统是以局域网为平台，内部应用。它以建立档案核心资源总库为目标，涵盖了信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计等全过程规范化管理，由此建立档案数字化综合应用平台，提高支队档案业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足档案管理者需求。
系统提供给档案管理员、业务人员提供档案收集，整理，档案管理，借阅利用管理功能的平台。系统给档案管理人员和业务人员提供统一的登陆通道，进入后系统根据预设的权限给不同的用户显示不同的功能菜单，主要功能有：档案采集，接收电子目录和电子原文，录入新的文件或档案。
主要是进行数据整理和预归档整理。采集分为未归档文件整理（未归管理）、未入库档案预归档整理（案卷管理、卷内管理、归档文件管理、资料管理）。
1、未归管理
未归管理：未归管理数据采集主要是对零散文件和本地指定位置文件的数据进行采集，提供手工录入、修改、删除、查看、排序设置、查重、打印、导出Excel、电子文件批量挂接等操作功能。
2、归档管理
归档管理：归档管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。
3、卷内管理
卷内管理：卷内管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。
4、案卷管理
案卷管理：案卷管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。
5、资料管理
资料管理：资料管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。
审核管理主要是对已采集存储在临时库中的数据进行审核，判断是否可以将数据转到正式库中。主要功能有入库、退回和日志查看功能。
入库：将审核通过的档案，入库到数据管理（正式库）对应的模块下。
退回：将审核不通过的档案退回到档案采集对应的模块下，并可查看到退回原因。
查看日志：查看数据审核接收的日志。
数据管理主要对正式库中的档案数据进行管理，包括未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、销毁查看模块。
1、未归管理
未归管理的数据来源于手工录入待整理归档的文件，对待归档的记录进行补充著录、修改、插件、关联、整理后对记录进行分类归档、光盘导出、批量修改等操作，可以采集各个业务系统中有保存价值的电子数据，可导入保存于个人工作电脑中的文字、图纸、图表、声像等电子数据，可手工录入文字、图纸、图表、声像等电子数据，支持多种类型的数据作为数据源，如： XML文件、HTML文件、TXT文件、PDF文件、WORD文件、EXCEL文件、JPG、WAV等，以及各级档案管理法规、规范、制度中要求支持的数据类型。
2、归档管理
归档管理主要新归档方法（文件归档）的数据进行管理,提供手工录入、修改、批量修改、查看、删除、排序设置、销毁、打印、开放、鉴定、插件、拆件、移交、导出Excel、关联、查看关联、光盘导出等的操作。
3、卷内管理
卷内管理主要是提供在库的卷内进行手工录入、修改、批量修改、删除、查看、排序设置、打印、开放、关联、查看关联、销毁、鉴定、插件、拆件、移交、导出Excel、光盘导出、查看案卷和编制案卷等操作。
4、案卷管理
案卷管理主要是提供在库的案卷进行手工录入、修改、批量修改、查看、删除、排序设置、销毁、鉴定、开放、打印、移交、导出Excel、查看卷内和卷内录入、汇总、关联、查看关联、光盘导出等操作。
5、资料管理
资料管理主要是对在库的资料进行手工录入、修改、批量修改、删除、查看、销毁、开放、鉴定、排序设置、打印、插件、拆件、移交、导出Excel、关联、查看关联、光盘导出等操作。
对档案数据管理进行开放在开放管理，开放的数据会发布在档案查阅平台给一般业务人员查询。开放支持条目级开发和电子原文级的开放。
提供专题制作、专题设置、数据导入、数据录入、专题利用权限设置、光盘发布等功能。
统计管理可以根据统计单位和利用起止时间来进行以下报表统计：档案分类数量统计，电子文件利用统计和借阅实体档案统计，生成报表可以从打印机中输出。
有借阅统计功能，可以筛选出所有借出的档案资料。
提供多种简便的检索数据的途径。
1.简单检索，只模糊检索常用检索项（例如档号、题名、文件编号、责任者等）。
2.分类检索，根据不同的档案分类的界面显示对应的检索界面字段，各分类界面的每个字段都可以参与检索，此检索方法比较精确，但是需要操作员对档案属性比较了解。对特定门类下权限数据的检索。
全宗管理主要是对单位信息维护，提供全宗增加、修改、打印、全宗历史沿革等功能。
利用管理是提供给档案管理员的管理功能，接收来自查阅平台的信息，主要功能：电子查档管理，光盘利用、借阅管理，工作流审批。主要进行一些利用系统提交过来的意见，办事指南的维护，查阅平台中提交的查档申请的查档送审操作以及申请查档的工作流审批等。
1、事件管理
对文件间存在围绕一个主题或一个事件而相关联的，建立起该事件，并把属于该事件的文件添加到事件里，以便能简捷浏览事件中的全部文件，加强对事件发展前因后果的了解和追踪。
2、公告管理
提供系统级的公告管理，供各用户登录系统后在桌面上浏览公告。可以在添加本系统的公告。
3、批量修改
针对数据管理（正式库）中各业务模块（未归管理、归档管理，卷内管理，案卷管理，资料管理）的数据，把符合查询条件的数据的某个字段批量赋值、修改或批量替换或批量插入。
4、数据汇总
可对数据管理里未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理里的数据，按各种不同条件进行单独汇总或组合汇总。
5、备份与恢复
提供当前系统数据库的整体备份、档案数据的局部备份、系统数据的局部备份功能。
6、数据查重
对档案采集、审核管理、数据管理里的数据进行各种条件的重复检查工作，以免出现重复的数据。
7、档号对齐
根据档号设置中，档号组成字段的长度进行位数对齐，不足位数的在前面补0，超出位数的，如果超出部分不是0,则保持原样，如果是0，则对齐位数。并重新合成档号。对于未规定位数的，不可进行档号对齐操作。
8、数据导入
数据原样导入（包括电子原文）；导入的数据在数据采集对应的模块、单位、分类下。进行整理和查重后再入库。
9、数据导出
支持按综合检索-分类检索里的功能进行检索（可以导出指定模块：未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理）指定分类，指定全宗或目录等符合某检索条件的数据，选择检索结果进行数据导出，导出格式可选择：execl格式、darms格式、超越2000格式和xml格式，并打包成zip文件供下载到本地。
安全维护有单位管理、用户管理、用户组管理、日志管理、扫描用户、修改密码六个功能模块。
1、单位管理
指定需要使用当前系统单位及对应的信息，如单位名称、全宗号，单位编号、单位地址、联系电话、网止等。
2、用户管理
对用户信息进行管理，可以增加、修改、删除用户，给用户设置用户组（一个用户可以属于多个组，并同时继承所属组的全部权限），给用户单独授予功能权限、管理平台数据权限、利用平台数据权限。用户的权限将等于或高于所属用户组的权限。对应用户遗忘密码时，管理员可在此对其重置密码。
3、权限设置
包括对系统的数据和功能权限的管理，在这里我们可以对用户和用户组（机构）的权限进行设置，通过对组的权限进行设置，所有的组成员都自动继承组的权限。各个组成员又可以进行个性化的权限设置，数据权限是设置组或用户的各个单位和档案分类的数据权限，功能权限是设置用户或用户组具有使用哪些模块以及操作的权限。
4、日志管理
日志管理用于对用户登陆系统后产生的各种日志数据进行查看。
系统设置包括：模板维护、档号设置、分类维护、报表打印、报表管理、工作流程维护、界面维护。
1、模板维护
对数据管理的未归管理、卷内管理、案卷管理、归档管理、资料管理里各档案门类的著录界面的维护，可以增加和删除各模板需要的字段，可以修改各模板字段的描述，修改表单项显示顺序，灵活设置著录界面、列表界面、检索项各字段的属性：如是否整行，是否多行框，是否下拉列选框，是否主题词框，输入框类型（字符串、时间、整形、数字型），是否必录项、录入框的输入限制长度，是否只读、是否列表显示项，是否查询项，是否范围查询字段等。支持列表项的排序设置。支持模板间相互复制。
2、界面维护
支持并维护个功能模块浏览列表界面显示个性化字段。
3、档号设置
该模块是根据模板维护中门类的相关字段，来设置相应门类档号的组成。可以对档号组成的字段、分隔符号及相应的长度进行自定义操作。
4、分类维护
是对档案采集的未归管理、卷内管理、案卷管理、归档管理、资料管理里的档案分类的值进行维护，增加分类的同时，增加了该分类的默认著录界面（模板）、浏览界面、档号设置、提示项提示值。但是除了超级管理员，其他所有的用户要在档案采集和综合管理里查看新增的分类，必须要给该用户授该分类的数据权限。
5、报表管理
对本系统所有报表进行维护管理。