

[好书共读]《新员工5周训练营》第三周：掌握公司里的沟通艺术

智业人

2016-04-21

导读：陌生的材料，繁杂的业务程序，还有一大堆的企划书、报告书，如何才能把它们搞定呢？作报告需要做哪些准备？召开会议的时候是否需要亲自通知每个人？写商务邮件的要领是什么？本章将通过实例讲解，提升你的业务信心。

（智业人微信公众号：zoesoft，猛击关注）

第三周

掌握公司里的沟通艺术

第三周第1天：学习写会讲故事的企划书

1.故事的力量

讲故事不但具有易于理解、让人印象深刻的特点，还能够引起共鸣。

2.用讲故事的方式写作企划书

3.企划书中预期效果不可或缺

企划书的种类繁多但结构基本一致。

1）背景：分析现状并归纳问题关键点，明确传达企划书的意图；

2）战略：为解决问题，设定具体的目标，预期收到什么效果；

3）计划：为达到目标，对方法、要领和实施方案的细节进行具体说明。

4.五个小窍门打造完美企划书

1）准确理解企划书和报告书的写作要求；

2）企划书必须符合报告对象的喜好和标准；

3）撰稿要向新闻标题看齐；

4）多阅读优秀的企划书和报告书，多练习写作；

5）保证文书中所含信息的正确性和时效性。

第三周第2天：写报告，重点是他人的需求

1.制作报告书首先要明确目的

制作报告书时，要明确你的目的是做决策还是整理信息：

1）以做决策为目的的报告书包括事业企划书、设备投资计划书、对策报告书、工程启动报告书等，此类报告书包括现状分析、有助于做出决策的具体实施方案以及报告人的意见。

2）以整理信息为目的的报告书要把握、传达现状，包括现状报告书、信息报告书、会议报告书、出差报告书等，此类报告书需要将问题一目了然地整理出来。

2.报告书的写作秘籍

1）与报告撰写者想要报告什么相比，报告阅读者想要看什么更加重要。

2）与感性和预测的内容相比，客观事实和数据更具有说服力，特别是预算和费用等内容更应该依托于数据。

3）避免冗长的背景说明，直接阐明核心结论后再展开分析，即“先下结论，再阐述”。

4）报告的基本要求是主动、快速、按时、经常。

3.制作报告书的五个关键点

1）准备预备方案；

2）图标化；

3）数值化；

A.在报告书中加入数据可以提高资料的可信度。

B.使用数据有助于加深对资料的理解。

4）贴标签和分组；

第三周第3天：着手进行一场商业演讲

1.商业演讲就是一场秀

2.商业演讲的技术与艺术

1）资料的整理

a.首先要考虑的是演讲的目的；

b.分析听众的理解层次，按类别进行整理；

c.根据演讲场所不同，整理材料时需要在字体和画面的构成方面费些心思。

2）演讲前的准备

a.确认每个章节的内容和所需时间；

b.检查好演讲时所需的电路、服装、小道具等；

c.有时还需要根据出席者的身份准备好打印的资料。

3）演讲过程中

a.事前准备就绪。

b.结束所有的检查工作后，最好提前5分钟入场。

c.如果演讲已经开始，那么就一定要从开始的那一刻起“信心满满”。

d.演讲的时候，请务必记住以下3点，即简洁性、一致性和差别性。

此外，还有以下几点注意事项：

a.让听众听得清楚。

b.看着观众而不是看着屏幕演讲。

c.熟记演讲内容，不看屏幕也能畅所欲言。

d.尽可能保持一样的姿势。

e.根据听众的反应和自己演讲的情况适时调节气氛，时而如新闻播报，时而如电视剧演出，时而如脱口秀表演。结尾精彩能为演讲加分不少。

4）演讲之后的结束动作

a.用一句“感谢大家的聆听”收尾即可。

b.演讲结束之后，即使想起还有一些内容没有表达出来也不必承认自己的失误，否则前面已经演讲的内容就会失去可信度。

c.演讲收尾要简洁。

第三周第4天：会议中有大学问

会议是职场中占用时间最多的工作内容之一。召集和筹备会议通常是新员工的工作，召集会议可以说是决定会议水准的出发点，绝不止是在特定的时间把人召集过来这么简单。但是老员工们很少会把这些重要的诀窍详细交给你。那么，该如何召开会议呢？

1.筹备会议

a.如果会议的日期由你来决定，那么你需要站在与会者的立场去决定会议举行的时间。

b.有时还需要根据会议的性质选择会议召开的时间。

c.此外，还要考虑与会者的职位和性格。

d.写会议通知时，一定要包括最基本的信息，如会议时间（包括会议时长）、地点、与会者名单、相关部门是否参加等。

e.如果筹备会议的员工很细心，那么参加会议的人也会认真对待。

f.会议开始前一天，有必要用邮件的方式提醒与会者会议的相关日程。

2.主持会议

会议该如何进行呢？

首先讲明会议目的。会前先向大家公布讨论顺序、发言机会、发言时间等。接下来，只需为与会者营造一个自由讨论的氛围便可。要尽可能打破沉默，活跃气氛，如果讨论双方对抗情绪激烈，最好能转换一下气氛。在情绪可控制范围之内进行的自由讨论是值得肯定的。同时，为了使讨论能够自由进行，应先把发言机会让给职位较低的与会者。

3.做会议记录

会议记录的基本要素大体可分为3个方面：

1）基本概要：时间、地点、与会人员、会议目的等。

2）重点讨论事项：会上讨论过的主要议题、争论事项、特殊事项等。

3）结论及今后的规划：讨论相关主题后得出的结论（或者有利的结论）、今后日程安排、工作分管计划等。

问题：

开会时，有哪些举动会令人生厌？

第三周第5天：掌握商务邮件的写作技巧

1.商务邮件应该这样写

好邮件的三要领：

1）“以简洁为核心”；

2）结论优先；

3）主题要概括邮件的整体内容。

有时候收件人根据主题就可以判断出邮件的重要程度。

此外，如果不是非常必要的附件最好不要添加。

主题简洁、信息明确是电子邮件的核心所在。

在邮件中，尤其要避免可能令其他人或者部门产生误会的内容。

2.商务邮件应该这样回

新员工在转发邮件时，最好整理一下邮件内容。因为邮件被多次转发以后，原文信息就会被压在最下面。如果想查看原文信息，需要将滚动条拉到页面的最底端。最为新员工，为了方便别人阅读邮件，在转发时有必要删减一些内容。

除此之外，还需要注意一点，即受到邮件后要尽可能马上回复。

3.商务邮件应该这样管理

如何整理邮件的技巧：

1）接受邮件时分成私人和业务两类。

2）细分邮箱里的文件夹。

3）及时将一些垃圾邮件放进回收站或者永久删除。

4）有效利用邮箱中的各种功能，如定时发送、取消发送、确认收信等。

点击

阅读原文

查看四月好书共读专题

【声明】内容源于网络

智业人

智业软件最主要的发声筒和讨论平台。在这里，您可以看到智业人在聊行业、谈技术、说产品、看趋势，以智发声，碰撞观点，一齐在医疗信息化道路上摸索前进。

内容 932

粉丝 0

智业人智业软件最主要的发声筒和讨论平台。在这里，您可以看到智业人在聊行业、谈技术、说产品、看趋势，以智发声，碰撞观点，一齐在医疗信息化道路上摸索前进。

总阅读93

粉丝0

内容932