作者：Lisa Han
· 13年企业信息数智化相关实施咨询经验，聚焦供应链全链路管理，助力企业采购管理平台规划建设
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智能科技正在深刻地改变传统的采购模式，智能化技术在自动化采购流程、机器人流程自动化、大数据驱动的供应商推荐、实时价格跟踪与预警、物联网（IoT）监控、预测性维护与备件管理、AI辅助合规审查、持续改进的采购策略等各个场景中得到了广泛应用。智能化技术通过自动化流程、精准寻源、供应链协同、风险防控以及数据驱动决策等多个维度，全方位颠覆了传统的采购模式，使之更加高效、透明、智能化，有力地支撑企业降本增效、提升竞争力。
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现代企业面临复杂多变的竞争环境，企业为了在成本、效率、风险、决策、敏捷性及透明度等方面实现显著改善，以适应数字化经济时代的需求，增强市场竞争力，保障企业稳健运营和可持续发展，纷纷在采购领域进行智能化创新应用，拟通过采购智能帮助企业实现成本控制、效率提升、风险规避等方面的提升。国内外先进企业，已经通过智能采购，为企业在如下方面带来了巨大效益：
在成本控制与效率提升方面
节省开支：智能采购通过集中管理供应商关系、自动化采购流程、优化库存水平、精准需求预测等方式，帮助企业降低直接材料成本和间接管理成本。通过系统化的比价、议价和合同管理，企业可以确保采购价格合理，避免不必要的浪费。
提高效率：数字化采购平台能够简化采购流程，减少人工干预，缩短采购周期。自动化工作流程如电子招投标、自动订单生成、电子发票处理等，大大加快了采购速度，使得企业能够快速响应市场需求，减少库存积压或缺货风险。
在风险管理与合规性方面
供应链稳定性：智能化采购能够实时监控供应链动态，预警潜在风险，如供应商绩效下滑、市场波动、突发事件等，帮助企业及时调整采购策略，保障供应链连续性。特别是在面对全球供应链日益复杂、不确定性增加的环境下，智能采购对于防范供应链中断具有重要意义。
法规遵从：数字化采购系统内置合规性检查功能，确保采购活动符合各类法律法规、企业政策及道德标准，降低违规风险。同时，透明的采购记录便于审计追踪，满足内外部监管要求。
在决策支持与战略规划方面
数据驱动决策：智能采购基于大数据分析，提供详细的支出分析、供应商绩效评估、市场趋势洞察等信息，支持管理层做出更为明智的采购决策。例如，通过对历史数据的深度挖掘，企业可以识别采购模式、优化品类管理，甚至预测未来需求变化。
战略伙伴关系建立：通过智能采购平台，企业能够与供应商建立更紧密的合作关系，共享信息，共同创新，推动长期战略合作。这种协同效应有助于企业获取竞争优势，如优先供应、定制化服务、联合研发等。
在敏捷性与灵活性方面
适应市场变化：智能化采购使企业能够快速响应市场变化和内部需求调整，通过灵活的采购策略和动态定价机制，确保在竞争激烈的市场环境中保持灵活性。
持续改进：借助人工智能、机器学习等先进技术，智能采购系统能够持续学习和优化，不断提升采购流程的智能化程度，适应业务发展和外部环境变化。
在透明度与内部控制方面
支出可视性：通过集中化的采购管理系统，企业能够实现总支出的透明化，全面掌握各个业务部门的采购活动和资金流向，便于发现并消除“影子采购”（rogue spending），即未经批准或未在正式系统中记录的采购行为。
内部控制强化：智能采购通过标准化流程、权限管理、审批流程自动化等手段，强化内部控制，防止舞弊和欺诈行为，提升财务合规性和治理水平。
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AI在助力企业智慧寻源谈判采购发挥着重要作用，有着非常丰富的业务场景实践，用友公司服务了诸多行业头部企业，通过多年的实践和总结，笔者观察到，随着AI技术的不断深入应用，AI技术正在重构企业的寻源谈判采购业务场景，具体场景如下：
智慧供应商评估
AI能对供应商的历史表现、信誉、财务状况、创新能力等进行深度分析，为谈判者提供客观、全面的供应商评价，以便在谈判中准确把握对方实力与底线。
智慧寻源
通过自动询比价、智能推荐供应商；自动招投标，在线围标监测以及智能评标等功能实现寻源过程智能化、自动化。
智慧谈判策略建议
（1）最佳实践模型：AI可以学习并归纳大量成功的谈判案例，形成最佳实践模型，为谈判者提供策略建议。
（2）合同自动生成：基于谈判达成的共识，AI可以快速生成规范、完整的采购合同，包括商品规格、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等关键条款，大大节省人工起草、审核的时间。
（3）条款比对与修订：针对供应商提供的合同草案，AI可以自动比对企业的标准模板或法务部门的要求，高亮显示差异，提示潜在风险，并协助修订至合规状态。
智能对账开票
在对账阶段，需要对已确认的收货信息与发票信息进行匹配，包括金额、税率、货物描述等。对账成功后需要做采购发票管理，自动生成开票申请，并启动开票流程。如果是电子发票，系统可以直接生成发票文件，并通知供应商已经开票。如果是纸质发票，上传采购发票，财务人员核对后邮寄给供应商。在整个对账开票过程中，需要实时更新流程状态，并通过邮件或消息通知相关人员。例如，当开票申请被批准或发票已经寄出时，系统会自动通知采购员或供应商。实现对账开票自动化。
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一、用友结合实践打造供应商自动评价模型
数据自动汇聚与筛选
系统会自动收集和整合供应商在各个业务环节产生的数据，包括投标报价、合同履约、采购执行、服务支持等模块的信息。这样，系统可以基于实时和全面的数据进行客观评价。
多维度量化评估
系统会对供应商的表现进行多维度的量化评估，这可能包括交货准时率、产品质量、价格合理性、响应速度、合作态度等多个评价指标。这些评估维度可以根据企业的具体需求灵活设定。
在线评估与实时反馈
允许进行在线的供应商绩效评估，这意味着评价过程无需离线完成，从而减少了人为错误和提高了效率。此外，系统还可以提供实时反馈，使企业能够迅速发现问题并采取相应措施。
智能分析与决策支持
利用先进的数据分析和机器学习技术，系统能够对供应商的历史表现进行深度分析，并预测未来的合作风险或机会。这样的智能分析有助于企业做出更明智的采购决策。
自动报告生成
系统能够自动生成各种评价报告，如交货准时率报告、供应商评级报告等，这不仅减轻了人工制作报告的工作负担，也提升了报告的准确性和及时性。
供应商互动与协同
通过实现采购订单的自动下达、需求跟踪和反馈，促进了供应商与企业之间的互动和协同，从而提高了整个供应链的响应速度和运作效率。
用友通过自动化和智能化的技术手段，大大提升了供应商评价的效率和准确性，同时也为企业提供了更深入的供应链管理洞察和更好的供应商关系管理能力。
二、寻源场景中的智能化应用
1.智能比价：系统能够根据预设的规则和算法，对供应商的报价进行智能比价。这可能包括价格、交货时间、服务质量、供应商信誉等多个维度的比较。
2.学习与AI：运用机器学习和人工智能技术来分析大量数据，预测供应商的表现，并根据企业的具体需求智能推荐供应商。
3.风险评估：在推荐供应商时，系统还会考虑各种风险因素，如供应商的稳定性、财务状况、市场变化等，以确保推荐的供应商具有可靠的长期合作潜力。
4.定制化规则：企业可以根据自身的需求设置不同的采购规则和权重，比如优先考虑价格低的供应商，或者更倾向于质量和服务稳定的供应商。
5.推荐结果：系统综合以上因素，生成最终的推荐结果，通常以排行榜的形式展示，供采购部门参考和决策。帮助企业自动化和优化供应商询价和推荐流程，提高采购效率，降低采购成本，并增强供应商管理的质量。
6.智能评标：
系统可以集成人工智能算法来分析和评估投标文件。这些算法能够自动提取关键信息，如价格、技术方案、施工方案等，并对这些数据进行综合分析，以确定最合适的中标人或中标方案。
系统还可以进行客观评分，自动定位投标文件中的重要内容，并辅助验证信息的真实性，提高评标的准确性和效率。
7.标书查重：
系统可以通过人工智能技术检测提交的标书内容是否重复或相似，从而帮助识别潜在的串标行为。这可以通过文本比对、文档指纹技术、自然语言处理等手段实现。
系统可以自动对比不同投标人的标书，找出相同点和差异，从而帮助评审专家快速识别异常情况。
8.围标监测：
系统可以利用数据分析和机器学习技术监测招投标过程中的异常行为，比如投标人间的价格协同、技术方案雷同等，以识别可能的围标行为。
系统可以跟踪和分析投标人的历史投标记录、合作模式等信息，帮助发现潜在的围标团伙。
通过这些智能化的功能，系统不仅提高了招投标过程的效率，还增强了其透明度和公正性，有助于企业或组织更好地管理供应商关系和招标采购活动。
三、智慧谈判，自动生成合同
1.谈判策略制定
在采购谈判开始前，AI可以根据历史数据和现有信息，为企业制定最佳的谈判策略。这包括确定谈判目标、设定谈判底线、分析对方诉求等。通过AI的支持，企业在谈判中能够更好地把握全局，提高谈判成功率。
2.实时数据分析
在谈判过程中，AI可以实时收集并分析双方的诉求、让步等情况，为企业提供决策依据。此外，AI还可以通过对谈判过程的监控，发现潜在的风险和机会，帮助企业及时调整策略，确保最优商业条款的达成。
3.智能合约签订
在谈判成功后，可以快速生成采购合同。AI可以将谈判达成的商业条款转化为合同文本，确保合同内容的准确性和完整性。这降低了人工操作失误的风险，提高了合同签订效率。
四、对账开票自动化
1.自动对账
系统可以与企业的财务系统和供应链管理系统集成，自动获取订单、收货单据、发票等信息。系统通过匹配采购订单、供应商发货单和收货验收单等自动生成对账单，确保账目准确。
2.智能开票
利用OCR技术识别收货单据和验收单上的关键信息，如金额、日期、货物名称等，并自动录入系统。
定义审批流程，自动将开票申请提交给相应的审批人，加快流程进度。通过工作流引擎，系统能够自动推动对账和开票流程，包括提醒相关人员处理任务、监控流程状态等。
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AI技术正深度重塑企业采购流程，通过自动化、精准化和智能化的方式大幅提升了采购效率、降低成本、强化风险管理、促进合规性，并支持数据驱动决策。用友公司的实践案例表明，AI技术在供应商评估、智能寻源、智慧谈判和合同管理等方面成效显著，助力企业达成最优商业条款，确保采购活动透明、高效且适应市场变化，为构建未来智慧供应链奠定了坚实基础。
