

译员必备 | Word关键功能设置（二）

舜禹环球通Transphere

2020-09-29

导读：干货满满，还不赶紧收藏起来！

翻译千万句，我只说一句，软件不设置，译员两行泪。

大家好，今天我们接着上一期的话题再聊些实在的，听说上一期后还有小伙伴愁眉苦脸，说自己经常输错单词，自己软件经常偷偷修改内容……最可气的是，辛苦码字十几篇，软件崩溃只在一瞬间，一秒回到解放前。那种生无可恋的心酸油然而生。别急，今天再和大家唠叨一下Word那些关键功能。

添加到 快速访问工具栏

解释：为避免菜单功能键的频繁切换选择，对于常用功能键，除了一些快捷键外，我们可以添加到快速访问工具栏，使用时直接点击即可。

操作：选择功能按钮-鼠标右键添加“添加到快速访问工具栏”。下图以插入公式为例演示一遍。

自动拼写语法检查

解释：Word是功能强大的语法检查软件，它可以对我们的拼写错误或语法错误进行提醒。平时我们可能会发现我们译稿中会出现红色或蓝色的下划线，这就是我们需要注意的地方。

「红色」代表可能的拼写错误；「蓝色」代表可能的语法错误或误用词语。译员因手误等原因造成的输入错误，可以通过这些颜色下划线发现。

操作：文件-选项-校对，不要勾选「忽略全部大写的单词」和「忽略包含数字的单词」，其他选项保持默认。

当然，有些波浪线处并无错误，是Word自作聪明。我们可以右键选择忽略，或者添加到词典。

自动更正设置

解释：对于化学类稿件，译员经常会碰到一些化学式，其中有些化学式与Word默认的特殊符号快捷输入相同；亦或者译员输入单词时，句首字母会自动大写，这些都会导致稿件内容会被自动修改。这时，我们需要有针对地进行修改。例如：Word默认设置中版权、欧元、注册商标等可能会与化学式存在冲突。

操作：文件-选项-校对-自动更正选项-自动更正。

「键入时自动替换」也有它的好处，尤其是我们输入一些特殊符号或者常见错误单词和词语时，我们可以设置自动替换来规避错误。例如，通常上下标是通过「开始」菜单下的上下标输入的，这种上下标如H₂O是带有格式的，做数据清洗变成纯文本时，下标数字2会被还原成正常大小。这时我们可以通过插入不带格式的上下标符号，这样的数据在使用CAT工具翻译时也不会生成标记。

解释：另外一个是标点符号问题：直引号「""」和弯引号「“”」。直引号「""」在欧美被称作「dumb quotes」，是当年打字机时代的发明。因为当时打字机靠机械装置工作，必须尽量减少键位，不得已才发明了这种引号。Word默认是勾选将直引号替换为弯引号。引号选择一般也是根据客户和稿件需求决定。在学术论文中，我们通常使用弯引号。但也有很多客户也明确要求使用直引号。因为直引号外形一样，更加便于计算机搜索，在修改时也不用担心符号不对称。