我是阿羊，一个普通职场人，边学边用 AI，把重复工作慢慢自动化

过去一年，我真的学了很多 AI 工具。

Coze、n8n、飞书多维表格、Sora、即梦…… 我当时想得很简单：学会这些，我工作肯定高效。

但现实是：越学越焦虑。

原因也很简单：工具更新太快了。

以前一年更新几次，现在夸张到三个月、甚至一个月就变一版。

就拿 Coze 来说，最近一改版，入口位置变了，原来的工作流被挪到二级菜单。

我一下子就开始怀疑：

我花那么多时间学工具，到底值不值？ 学完还没用顺，版本又换了，那还怎么玩？

缺什么？

工具本身当然有用。 但对我们这种普通上班的人来说，最关键的不是“会多少工具”，而是：

• 我每天遇到的事，能不能更快做完
• 少改几遍
• 少熬夜
• 少跟人反复解释

我就回去翻了我这一年用过的聊天记录（DeepSeek、豆包、GPT 都有）。

翻完我发现，我问得最多的不是“怎么搭工作流”，也不是“怎么做智能体”。

我问得最多的是这些：

• 会议纪要怎么整理
• 通知怎么改得更清楚
• 英文怎么翻得更像外贸邮件
• 文字怎么润色
• SOP 怎么写
• 制度怎么改

说白了：我反复做的，都是这些很常见、很重复的工作。

那我为什么还会焦虑？ 因为我每次用 AI 都像在“从零开始”。

我以前用 AI，常常卡在这几个地方

你看看是不是也一样：

• 我知道它能干，但我不知道怎么问
• 每次都得重新说背景
• 回答有时好有时差
• 我还得自己改很多，反而更累

后来我才发现，我缺的其实是两样东西：

第一：固定的输入方式

第二：固定的输出格式

只要这两样固定下来，效果就完全不一样。

固定一个聊天 = 固定一个岗位

我现在不追着工具跑了。

我做的是：把聊天框“分工”。

一个聊天只干一类事，像公司里一个岗位一样。

比如：

• “会议纪要专用聊天”
• “对外通知专用聊天”
• “文案修改专用聊天”
• “SOP/制度专用聊天”
• “Excel 处理专用聊天”

这样做有个好处： 你不用每次重新解释，越用越顺。

怎么把一个聊天固定下来？

第一步：先说清楚规矩

比如“会议纪要专用聊天”，我会先告诉它：

以后我发会议录音文字、聊天记录、或者我的会议笔记 你就按固定格式输出会议纪要。

第二步：把格式定死

比如我会要求纪要必须包含：

• 背景（1段话）
• 结论（3-5条）
• 待办事项（事项/负责人/截止时间/交付物）
• 风险点（有什么可能出问题）
• 需要老板拍板的点（列出来）

格式一旦定死，后面就舒服了： 我只管把材料丢进去，它就按规矩给我产出。

这个方法，对我最大的改变是：我不再“临时发挥”

以前我用 AI，总像考试： 每次都要想怎么问，问得不好就出不来想要的东西。

现在更像发给同事一句话：

“按之前那种格式来。”

我不需要聪明，我只需要稳定。

不止会议纪要，很多事都能这样做

比如：

1）对外通知专用聊天

我发一段需求 + 要点，它就输出： 中文一版、英文一版、语气稳一点，能直接发客户。

2）文案修改专用聊天

我发草稿，它就改成：更清楚、更短、更像人话。

3）Excel 专用聊天

我发数据或问题，它就告诉我： 怎么算、用什么公式、怎么检查差异。

你会发现： 你不需要把所有工具都学透， 你只要把你最常做的事，先固定下来。

我现在的结论很简单

普通职场人用 AI，最重要的不是“追工具”，而是“固定用法”。

工具换来换去很正常， 但你的工作不会变—— 会议还是要开，通知还是要发，英文还是要写，表格还是要算。

所以我现在做的就是： 把这些高频事情，变成几个固定聊天。

一个聊天一个岗位。 你用久了，就像多了几个能干活的同事。

如果你也跟我一样，学了一堆工具，反而更焦虑。

你可以先试试这个最简单的办法：

先固定一个聊天，从“会议纪要”开始。

用三次，你就知道差别了。