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了解会议室预定系统，让办公变得更智能更便利

智能工作空间-远磊智能

2023-07-14

导读：现如今，公司内部开会、小组讨论、客户沟通等活动越来越频繁，如何高效地管理和预定会议室成为了一个值得思考的问题。

会议室预定系统是什么？

现如今，公司内部开会、小组讨论、客户沟通等活动越来越频繁，如何高效地管理和预定会议室成为了一个值得思考的问题。

传统的会议室预定方式是需要有一个人去查看会议室是否空闲，再将开会信息人工通知或通过电子邮件发送给参会人员，不仅操作繁琐，而且容易出现信息不准确或冲突的问题。因此，伴随互联网技术不断更新优化，诞生了基于云计算技术的会议室预定系统。

会议室预定系统有什么作用？

简单的说就是用了该系统，员工就可以通过浏览器、手机、outlook、智能会议显示屏（安装在会议室门口的屏幕），随时查看会议室的实时状态，再根据情况预定会议室，然后通过outlook、企业微信等，通知需要参会的人员，此外还有几个功能如下：

1、预定会议室可以选择服务需求，比如需要小黑板做梳理，在创建会议的时候就可以选择上，会议创建完成就会自动发送给公司负责人员，负责人员接收到通知就会提前准备，确保会议的正常进行。

2、会议室安装人体感应传感器，有时候会议室预订了一个小时，但半个小时就已经结束，会议室就会闲置浪费，安装了传感器之后，如果会议室十分钟（时间可以自己设置）检测不到人的存在，就会自动关灯关空调，然后释放会议室，让会议室处于空闲状态。

3、价格杠杆，假如4个人开会，却预定了个12个人的大会议室，当12个人需要开会时，却没有合适的会议室，采用价格杠杆，给各个部分发虚拟费用，再制定规则，比如预定4人会议室只需要100元，预定12人会议室需要800元，在这样的情况下，公司每个人都会尽量按照需要预定合适的会议室。

会议室预定系统有什么好处？

1、提高效率：有了会议室预定系统，用户可以快速浏览可用时间和日期，并轻松地预订会议室，这从根本上提高了会议室预订和安排的效率。

2、节省时间和精力：传统的会议室预定方式可能需要花费大量的时间和精力，例如接听电话、发送电子邮件进行确认等等。使用会议室预定系统可以避免这些繁琐的工作，从而节省时间和精力。

3、实时更新：使用会议室预定系统可以保证准确性和实时性，用户可以随时查看可用会议室的情况，以及预订情况和更改信息。

4、提高可靠性：使用会议室预定系统，可以有效地避免会议时间和地点的混淆或错误，在行政方面更加可靠和准确。

5、方便操作：会议室预定系统易于使用，几乎没有任何学习成本，所以每个人都可以在几分钟内更新自己或其他参与者的会议时间或地点。

【声明】内容源于网络

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