商务邮件写作指南
一、称呼
邮件开头的称呼虽小，但细节决定成败。在西方国家，不同性别或婚姻状况的人使用不同的称呼。
例如，“dear”后需加上名字或姓氏，这词在外国人眼中较为正式，类似于“尊敬的”、“敬爱的”。如果是写给不知姓名的人，可选择“Greetings”或“Hi there”。
避免使用过时且过于正式的“Dear Sir/Madam”或“To whom it may concern”。常见表达如下：
- Dear Mr./Ms. Smith（具体某人）
- Dear Prof./Dr. + 姓（头衔，职位）
二、开篇
开篇可通过提及与客户之前的互动来表示友好问候，如感谢见面、拜访公司、电话交流等。
以下为常用表达：
- Thank you for your letter of January 15th.
- It was a pleasure meeting you at the conference this month.
- I do appreciate your patience in waiting for a response.
- Thank you for contacting us.
简单寒暄后直接点明写信目的，表达需简洁明了。
三、主旨
这部分需明确表述邮件主要诉求，如请求帮忙、提供报价、回应需求等。
常用表达如下：
- We are writing to inform you that.../to confirm.../to request.../to enquire about...
- I recently read/heard about...and would like to know...
根据不同情境可选用以下短语：
- Making a request：We would appreciate it if you would...
- Offering help：Would you like us to...?
- Giving good news：We are pleased to announce that...
- Giving bad news：I'm afraid it would not be possible to...
- Complaining：I am writing to express my dissatisfaction with...
四、结束语
最后一段通常客气地表达期待，如期待对方回复或反馈意见。
常用表达如下：
- Please accept our thanks for the trouble you have taken.
- We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.
- Looking forward to your reply.
五、问候
邮件最后可用诚挚问候结尾，如：
- Yours sincerely
- Thank you
- Best wishes
以上是商务邮件常用表达，希望对新入行的外贸人有所帮助。