按项目采购是不少制造企业使用的模式，某位有着十余年项目采购经验的人士，曾分析过这种模式面临的难题：
“一个项目成千上万种物料，很难保证齐套，缺一种物料，项目就无法按期交付。”
杭州市十大产业重点企业祥龙物流设备，在近两年的数字化转型历程中摸索出了自己的答案：借助优秀的供应链数字化管理工具，辅助人工确保物料的齐套性，可以事半功倍地如期交付项目。
祥龙供应链数字化项目负责人吴总满意地说道，“物料的齐套率是我们数字化升级的初衷，但我们最终收获的效益却远不止于此。”
01
5位采购员如何跟催几百个项目？
如何保证物料齐套？
随着近些年电商大促战绩不断攀升，各大电商平台及快递公司对物流设备升级的需求也日趋紧迫。
“我们有618和双11两个高峰期，每年大促的前两三个月，几百个项目会被拆分为几千份采购订单，5位采购员要与两百家供应商协同物料。”
如此繁重的工作量，订单下发就是个难题。
祥龙的信息化建设并没有十分深入，在供应链未进行数字化前，订单传递全靠人工操作：
采购员从ERP导出订单后转成pdf文档——通过微信、邮件等方式将订单逐一下发至上百家供应商——供应商确认并回签——达成合作——安排生产。
整个流程十分冗长，要注意很多细节问题，一不小心就会遗漏。
通过携客云的订单自动同步功能，祥龙轻松地解决了这个问题。
不需采购员人工操作，祥龙ERP与携客云完成集成后，携客云会自动将ERP订单项目同步至供应商，并且系统界面会以红色标注待处理事项，也会实时通过微信/邮件将订单信息通知供应商，完全不用担心供应商没有及时看到信息，订单协同的效率得到了显著提升。
搞定订单下发后，祥龙的5位采购员接下来还要及时跟进物料的状态信息，这同样极具挑战性！
以前，祥龙与供应商之间没有专业的协同交流平台，同一项目订单进度信息散落在各个供应商交流群里，采购员要耗费较多精力将零散的订单信息整理在一起，加之每种物料最少需跟催5次，每次跟催都需整合信息，工作量的庞大性不言而喻。
若群里聊天信息过多，采购员很容易遗漏某些关键信息，进而造成物料不齐套。
“统计难度很大，要在多个表格里进行筛查，若一个项目有2000个物料，有可能管控到了1995个，有5个忘记了，或者小件忘记了，没有去跟催，项目的交付就会出问题。”
现在，祥龙与供应商之间有了专业的订单信息协同平台，平台会记录采购与供应商协同订单的信息。
每笔订单都有一个项目号，通过携客云平台，采购员可以搜寻项目号一键获悉整个项目物料的情况，已交多少，未交多少，在途多少……无需采购员耗时整理统计，项目物料进度信息一目了然，祥龙采购员可以精准无遗漏地跟催项目的全部物料。
02
如何解放采购与仓库，
高效收货入库？
吴总回忆，刚开始推进携客云SRM项目时，有一个印象很深刻的场景：每次组织采购员进行上线培训，人都凑不齐，有的去接物料，有的在配合质检入库，有的在和财务核对账务……
祥龙的采购员责任感很重，与物料相关的事务都会亲力亲为。一批物料到货后会马上确认，然后在ERP筛选出物料，复制、粘贴制成质检单和入库申请单后分别交给质检部跟仓库，工作内容不仅存在重复，还十分繁重。
若质检不合格或经技术鉴定可做让步接收，采购员需再次与供应商进行协同退货或质检单，并进行记录。
由于祥龙的大部分供应商不能配合打印符合仓库需求的标签，若质检合格，还需仓库人员给物料打印条码，逐一贴上后，再手动打入库单，工作量十分庞大。
“他们都非常忙，几乎每天都要加班，根本蹲不齐人。”
在吴总多次科普上线应用携客云能带来的效益及公司高层的多次催促下，祥龙采购部集中抽出时间参加培训，几周后便顺利从繁重琐碎的收货入库工作中解放出来。
现在，在货物抵达仓库前，祥龙的采购员和仓库就可通过供应商的送货通知提前做好收货准备，现场确认后即可将送货单一键转成入库申请单，无需采购员手工重复性操作，减少出错的同时高效生成单据。
以上数据仅供参考，非实际发生
质检报告也可通过携客云平台在线同步至供应商，仓退及扣费均有据可查，不仅降低了祥龙与供应商之间协同的工作量，也有助于财务合规。
供应商条码打印的门槛也被大幅降低，祥龙在携客云平台上设置条码格式后，供应商仅需一台打印机就可打印条码，简单低成本的操作模式为祥龙条码化管理扫清了障碍。
除了物料、外包装可打印条码外，供应商的送货单上也带有条码，条码涵盖送货单上的所有信息。收到物料后，仓库人员拿通过扫描设备扫一下送货单上的条码，审一审、点一点就可完成收货入库，十分高效便捷。
作为携客云SRM系统的受益者，吴总深入剖析了供应链数字化的效益：
“如果说ERP是事后管理系统，那携客云SRM系统就是过程管理系统。ERP里面的数据是经人工整理过的，是滞后的，而携客云里面的数据及分析是实时的，比如说供应商送货，我们可以第一时间知道，并做出反应。”
接下来，祥龙将深入应用账务协同模块，享受全流程供应链数字化的便利性。
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