铭皓照明：每月处理1万多张采购订单，如何破解下单延误、收货不及时？

企业在什么情况下需要导入采购管理系统？如果处于草创阶段，采购订单量极少，即使没有系统管理，1个人或许足够应付采购业务。一旦企业进入快速发展期，尤其面临充分竞争的市场环境，人工处理就会“鸡飞狗跳”，像最常见的采购下单延误、收货不及时等问题会随之而来。

这个时候，更多企业会选择导入采购管理系统来解放采购人力，提升采购效率。

作为专注于LED绿色智能照明的铭皓照明，更是很早就意识到采购订单管理对于企业运营效率的重要性，随着企业业务的稳定扩张，在2019年就导入了携客云SRM采购管理系统，5年间以系统为依托全面支撑企业采购业务，从采购下单、供应商答交到采购收货，全流程保障采购业务的高效运转。

01

致力LED绿色智能照明，

月采购订单量高达10000+

东莞市铭皓照明有限公司（以下简称“铭皓照明”）是一家专业制造LED智能灯具的企业，从事绿色智能照明20年之久，凭借过硬的技术品质和制造能力立足欧美市场，实现稳定高速增长。

据铭皓照明企划中心总监罗文红讲述，伴随着业绩的快速增长，采购订单量与日俱增，随之也带来管理困扰。铭皓照明每月需要处理的采购订单量达到10000张以上，在上线SRM之前，采购员仅仅只是处理下单这个动作都要消耗不少精力，更别说跟进供应商答交、及时确认收货等工作，这让铭皓的采购部门深感困扰。

“主要是采购订单不能及时下达给供应商，仅仅只是采购下单都会耽误1-2天时间，还要打印出来扫描，然后再传真或者邮件给供应商。”

对铭皓照明来说，采购下单延误首先影响的是供应商的备货和交付。而供应商如果延迟交付，反过来又会造成铭皓照明物料齐套不及时，最终影响灯具产品的正常生产。

过去，为了保障供应商按时交付，采购在下完单之后将压力给到供应商，立马跟催供应商答交。由于没有系统的监督和提醒，采购只能通过电话和邮件跟催。如果是100个订单，采购员尚且还能一一应付，而现在铭皓照明月采购订单多达10000张，这该如何解决？

02

“省掉”下单动作，

杜绝下单延误，收货不及时

随着订单越来越多，繁杂的采购工作依靠人工已经很难完成。于是铭皓照明通过系统选型，找到了携客云。

1.节省1-2天的下单时间

借助携客云SRM系统平台，铭皓“省掉”了人工下单动作，无需打电话与供应商沟通、下达纸质订单、打印回传等等，订单需求由系统生成、下单动作也由系统发起，可以节省1-2天的下单时间，也规避了手工下单造成的错漏。

2.订单信息第一时间通知供应商

罗总表示：“不仅下单动作‘省掉’了，而且订单信息一旦生成，会第一时间通知供应商。即使供应商没有及时登录PC端系统平台，也可以通过手机移动端接收，微信和邮件等渠道都会同步采购需求及订单信息，比之前用电脑传给供应商更快更及时。”

罗总强调，特别是在发生采购变更时，这种及时通知的优势更有体会。以前，采购变更的审核流程结束之后，还要将采购变更单打印出来再传给供应商。现在一旦产生变更就会自动传到携客云系统。通过携客云平台，同步推送变更信息给供应商，帮助供应商及时变更，节省很多沟通的工作量。

3. 系统实时同步供应商送货状态

此外，面对送货不及时的问题，铭皓借助携客云也发生明显改善。

以前供应商是否备好料，具体什么时间送货，采购员要不断跟踪和催促；现在，当供应商备好物料后，会通过携客云打印送货单，平台会自动转成【送货中】的状态，铭皓同步知晓供应商物料已经备好，即将送货或货已在途，无需跟催送货进度。

4.规范送货单，不能少送，也不能超送

除了送货状态实时掌握，供应商的送货单也变得规范。据罗总讲述，之前供应商手写送货单，有时候3张订单一起送，为了图省事就只写1个订单号，导致铭皓仓库收料员在点收时，数量对不上。收料员只好登录系统一一核对采购订单，帮助供应商匹配、补录另外2个订单号，才能完成收货动作。

启用携客云系统之后，每一个采购订单与送货单是关联的，订单数量是多少，交付多少由系统记录，供应商在打送货单时既不能少打，也不能超打。货送到后，铭皓仓库的收料员也不需要再做一份收料通知单。收货时，只需要在携客云点收确认即可，收货信息通过携客云SRM系统自动推送收料通知单到ERP中，至此完成采购收货工作。

03

如何让供应商快速且无负担参与采购协同？

铭皓照明的采购订单管理得以高效运转也离不开供应商的全力配合。但是，铭皓的供应商为何能够如此高效地配合呢？

系统选型之初，罗总向携客云说明了企业的选型期待：“想要一个与供应商有很好的互动，让供应商无负担的操作和使用的系统”，而携客云的产品设计恰好深刻理解了这种需求。

1.供应商上线免费，“握手”可操作

罗总表示，“携客云针对供应商上线是免费的，只要供应商上线与企业‘握手’成功，即可参与采购协同业务。相对于有些服务商向供应商也收费，免费模式的推行阻力更小。”

而“握手”动作，既可以是企业向供应商发起邀请，也可以是供应商向企业发起申请，只要通过即可成为供采合作关系，操作简单便捷。

2.不限用户数，报价更简单

罗总还指出，携客云系统的使用不限用户数。毕竟很多企业在购买系统之初，并不确定用户数买多少合适，而简单一点的报价模式更易于企业做出选择。所以综合考量，铭皓选择了携客云。最后上线效果也证明选择携客云是对的。