これまで2回にわたって、弊社が近年スタートした新事業、食堂管理・食事提供サービスについて紹介してきました。昨年1月には弊社が新たに食堂管理を任された南京市内の工場において、開所式のコーディネートも実施しました。
弊社が食堂管理を担当するのは4000人規模。開所式については、2023年10月中旬にコーディネートできる旨を伝えましたが、すでに他社が担当するとのことで食堂管理業務に専念。しかし、同年12月末になり、調整がうまくいかなかったのか、弊社に白羽の矢が立ちました。
本来2カ月のところ、2週間で準備
タイムリミットは2週間。南京、蘇州や上海をはじめ中国各地のほか、日本からもVIPが参加する式典のため、短期間でもしっかり形にしなければなりません。前夜の顔合わせ飲み会、VIP用弁当、会場装飾及び当日の式典進行のフェーズに分けてそれぞれ準備を始めました。
飲み会は、ホテル近くに会場を設け、参加する50人を2グループに分けて手配し、2・3次会の店もしっかり予約。翌日のホテルから会場までのバスも準備完了。弁当は専門分野です。1人150元ほどでエビチリ、アワビの煮物といった日式中華メニューを用意しました。
ネックは会場装飾と式典です。普段は2カ月前から始める業者選定を数日で行う必要があります。どうにか選定を終えましたが、先方の意向により華美な装飾・演出のないものに調整しました。また当日の待ち時間は出席者の会社ごとに控え室を用意。コーヒー、紅茶、緑茶に加え、せんべい、チョコなどの菓子やおしぼり、トイレには花、日本のハンドソープを設置し、手前味噌ですが気配りの効いた準備ができたと思います。これだけ短期間でスムーズに進行できたのは事前のすり合わせと根回し確認の賜物です。
次回以降は余裕が持てる2カ月前の準備ができるような式典準備を受注したいところです（笑）
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