大多数员工表示，由于信息管理的不善，生产率受到了影响。对于当今数字生态系统中公司、员工和消费者产生的数据量来说，这一点不足为奇。
根据M-Files 2019年全球智能信息管理基准报告，在1500名受访企业中，有82%的企业表示，如果不解决信息管理问题，不论是大型企业还是小型企业，他们的生产率都将低于最佳水平。
信息管理不善
这并不是什么新鲜事，事实上，至少从2012年IDC概述了信息管理不善对生产率带来的负面影响以来，信息管理问题就一直被视为企业的一大障碍。
但问题不仅仅只是一些被定义错误的文件。Gartner副总裁Hanns Kóhler Krüner在2018年智能信息管理峰会上发表了讲话，他的演讲围绕着信息杂乱和杂乱在企业内部造成的问题展开。他在峰会上说，每个企业都面临着信息管理问题，这些问题会导致额外的工作和劳动生产率的大幅降低。
员工需要掌握各种深奥难懂的系统和数据仓库中的信息管理。这里有三个问题：
● 通常，没有人知道这些系统中到底有什么。
● 查找信息需要时间，从而导致生产率下降。
● 使用多系统会对数据保护的风险造成影响。
数字化转型问题加剧
Nuxeo产品营销副总裁David Jones指出，尽管这个问题依然存在，企业多年来一直在努力应对，但数字化转型改变了信息管理挑战的规模和性质。
在有更多的数据和内容驻留在更多的地方和系统中，必须管理的内容（视频、音频和更大的文件）比以往任何时候都多。你可以把它称之为信息超载、大内容、数字垃圾或任何说法。只有当企业继续依赖于那些为过去时代设计的过时的遗留应用程序时，挑战才会增加。即便如此，这些平台和解决方案也不太可能消失。
“我们不太可能在短期内看到这些解决方案从工作场所消失。它们也不应该。企业认为用一个单一的系统来取代所有的解决方案就能解决这些挑战，这是错误的。如果“推倒重来”这么简单，每个人都会这么做。但这种“大爆炸”的方法很少成功”，他表示。
他补充到，对企业来说，更合乎逻辑的做法是通过内容服务平台（CSPs）实现这些系统的“现代化”。CSPs不需要大量的数据迁移，并且能够与现有的应用程序和存储库进行交互和集成。这使得用户能够以任何形式查找并得到他们需要的信息，并且不会干扰现有的系统和流程。换句话说，保留你的遗留系统并利用它们——直到你准备好以自己的速度淘汰它们。
信息管理在很多层面上影响着企业，从员工满意度和留用率、利润率，当然还有生产率。所有企业都是由信息和知识构成的，员工能够利用这些信息和知识来推动业务的发展。
信息管理不善的影响
Anglo liner董事总经理Grant van der Harst表示，信息管理的不足会对公司内部产生许多间接影响，甚至可能在你没有意识到的情况下，对你的其他业务产生负面影响。
当员工很难快速获取信息时，他们的时间就会被不必要地浪费掉，为客户提供服务需要更长的时间，这最终会导致负面评论的产生。过了一段时间，员工也会变得很有压力，对于他们的留任也会受到影响。他说：“许多员工意识到，公司内部的信息管理效率低下，甚至可能有很好的解决方案，但无论出于何种原因，这些信息都没有传达给管理层，或者被忽视了。”
最后他指出，企业需要解决转型的阻力，并批判分析业务该如何运作。“虽然这可能会在短期内占用时间和资源，但它对未来只能带来积极的结果。随着技术进步和竞争的加剧，信息管理效率低下的非生产性企业将落后于其他企业。”
如今，机器学习技术（通常称为机器人流程自动化（RPA））已经取得了重大进展，该技术旨在降低劳动密集型和易出错业务流程的成本。
然而，只有20%的受访组织采用有效的元数据和数据分类。随着来自多个渠道的获得的信息的激增，企业必须投资从源头捕获信息的能力，在信息进入企业后立即将其数字化，并将该信息转换为可操作的业务流程。
基于内容和元数据的文本对获得的信息的理解是实现文档捕获和分类过程自动化的关键。因此，企业可以减少与大量信息的捕获、提取和分类相关的易出错的和劳动密集型任务，并加速数据分类、保留和法规遵从性策略和法规的过程。
数字化转型下的信息管理
明确和制定一个信息管理战略不仅仅是文字游戏和定义术语。根据美国信息与图像管理协会(AIIM)刚刚出版的一本电子书称，作为推动和资助数字化转型的货币，信息是企业最重要的资产。
Kevin Craine是一位技术分析师，被评为Twitter上最受企业内容管理影响的人。在谈到新书《行业现状——内容服务》时，他表示，“每个企业都在，或者应该正在，数字化转型之旅中。” 但是，他指出，这里没有什么新东西。我敢打赌，这不是你第一次听到这种说法。在AIIM，我们真的相信这种说法，所以我们几乎是在山顶上大声疾呼，”他写道。
这一转型之旅的核心是理解、预测和重新定义内部和外部客户体验的驱动力。这一主要驱动力取决于其他关键的变革愿望，例如：
1）业务敏捷/创新性。
2）卓越的运营能力。
3）自动化的法规遵从性/治理。
研究还表明，79%的企业意识到，为了生存，他们必须转型为真正的数字化企业。事实上，这是一场完美的数字风暴。如果信息管理正在推动数字化转型，而数字化转型需要更好的信息管理，那么在企业实施数字化转型战略之前，也需要制定相应的信息管理战略。没有它，他们将面临失败。
作者：David Roe
原文地址：https://www.cmswire.com/digital-workplace/why-information-management-plays-a-critical-role-in-digital-transformation/
