拆解国外HR软件SageHR（3）：假期管理

前言

上两篇我们分配拆解了 SageHR 的组织与入离职管理和培训、薪酬、资产管理及通知公告，本篇我们继续 SageHR 拆解的第3篇，来看看 SageHR 的假期管理。相比前面的两个模块，假期管理会更为复杂。各类假期规则会让我们对 HR 软件的复杂度有更直观的理解。HR 软件是管理企业人力资源的，每个人本身就是独特的存在，因此，在设计 HR 软件时就需要考虑各种各样的特殊情况，这个时候，提供可配置能力就十分重要了。在 SageHR的假期管理模块中，我们就会看到他们的配置能力还是比较强大的，也非常具有参考价值。此外，SageHR 的请假分析还是非常专业的，比如我是第一次从他们平台了解到“Bradford因子”这么一个工具，可以来定量分析一个员工的请假行为对公司运营的影响。

预告一下剩下的两篇内容：

1. 绩效管理：这是人力资源最为核心的模块，在 SageHR 中绩效以 OKR 的方式管理，覆盖的功能非常全面而且有独特的特色。

2. 自动化及报表：自动化主要是基于事件触发自动执行某些动作，报表则可以帮助我们了解人力资源管理关注哪些指标。

假期管理列表

HR系统通常会需要制定假期余额配置和发放规则，这块钉钉其实做得挺不错的，大家也可以参考钉钉的假勤管理模块。SageHR的假期管理是在设置模块里（所有后台业务的规则配置都在设置模块里），默认提供了年假（Holidays，默认20天哦）和病假（Sickday），也可以自行添加其他假期。

发放规则设置

SageHR里所有假期都可以设置发放规则，具体的规则如下：

• 一次性发放：只发放一次，不重复；

• 按固定周期发放：周期包括天（如哺乳假）、双周、每隔半个月（15号和月末最后一天）、月、季度、半年度、每年、每2年和每三年；

• 周期假期需要指定以哪一天开始发放，可以固定某个日期发放也可以是基于员工的入职日期发放。

• 工作日和工时统计规则：基于日历统计（也就是休息日跟着日历走）或基于工作方式（全职、兼职）。这里还有3个选项，默认的工作日工时（默认8小时），以及工作日及假日是否纳入到工作日统计（用于请假的工资计算，例如国内请假扣工资是按实际工作日计算还是按月自然天数计算）。

• 假期是否累积：即当年未休完的假是否累积到下一年度，默认是不累积的。

• 休其他假时当前假期是否可以累积（Do not accrue when taking leave from one of these policies）：这个有点难理解，举个例子，假设我们按照员工入职时间发放年假，如果设置了请病假时不累积年假，这期间员工请了3天病假，那么他下一次的年假发放就需要往后延长3天。

通用设置

通用设置是一些显示配置，包括员工请假后是否在公共日历（全员可见）上显示，以及是否允许每个人看到具体的假期名称，如果不允许可以选择统一一个别名（例如外出）作为员工请假的一个状态。这个其实可以理解为对员工隐私的保护。

请假条件配置

请假条件配置一些发起请假的规则，具体如下：

• 是否允许普通员工申请该假期，不勾选则只有管理员和团队主管可以申请;

• 是否允许不足一天请假，如果开启的话可以支持按半天为单位请假（若开启了员工可以编辑小时字段，则请假时可以修改请假小时数），或员工可以自己指定时间段;

• 新员工是否要达到一定的时长才可以请假，包括在这期间是否可以发起请假;

• 是否允许超出假期余额天数请假;

• 至少要提前多少天提交请假申请;

• 每次请假（同一个假期）之间至少要间隔多少天;

• 单次请假最长的天数;

• 在发起该请假前，要求先使用完其他假期，比如年假需要在调休假休完后才可以请;

• 假期最多只能拆分成若干次休完，例如年假可能要求4次内休完。

这里比如我们配置了允许按半天请假，但是要求年假是提前14天请假，我们提交请假的日期如果距离当前日期在14天内时就会无法提交。

假期津贴

假期津贴是指对满足一定条件的员工额外发放假期，例如司龄、育儿等。

• 离职时是否重新计算该员工的假期余额，也就是基于该员工年度实际工作的天数计算年假，有些假期是需要在离职时进行补偿的，比如年假;

• 是否允许按司龄补偿假期，比如可以设置每满1年或设定的月数增加1天年假;

• 根据幼儿数量和年龄补偿假期，例如家里有3岁以下的1个小孩，每年补偿3天年假;

• 年底对于超额请假的天数是否标记为负数;

• 对于新员工如何发放津贴，可以是按照入职的起始日期折算，或直接按整年算，或按照季度计算或按三等分算。

假期审批流程

假期审批并没有使用审批流程，而是设置了如下的规则：

• 无需审批；

• 未审批设定指定人员（其他人员审批依旧有效，如果要覆盖可以勾选覆盖其他审批人）；

• 从其他假期审批规则复制审批流程；

• 请假时是否允许添加顶班人员，即可以设定请假的时候选择谁来顶班，包括是否必须要有顶班人员，以及是否要求必须是同一个团队的成员才可以被选择；

• 员工请假期间的审批流程如何处理，也就是员工休假后要不要参与审批。可以选择保留之前的（也就是要参加），转交顶班人员处理或由申请人选择具体的人员审批；

• 是否允许休假员工被选择为顶班人员。这条有点奇怪，但是可能有些人申请的是居家办公，那也算是一种请假，这个时候也是可以给其他请假员工顶班的。

虽然SageHR没有设置那种流程化的配置，但是看这些候选项，其实基本上能够满足大部分场景了，而且对于中小企业来说配置更简单实用。

其他规则设置

其他设置包括是否显示详细字段（即请假事由），是否要求请假事由必填，增加其他字段（可以增加自定义的字段）以及添加附件的要求。添加附件可以设置为必填，或者满足一定条件下必填（例如之前已经申请过身体健康检查）。

适用人员设置

设置哪些人员可以申请该类型假期，可以指定人员，也可以设置为所有人。这个其实就是HR 非常常见的场景了，就是某些假期只能是部分人可以请的，比如产假、哺乳假这类。

个人假期配额调整

可以单独调整每个人的假期配额，以应对特殊情况，这个在很多假勤管理中也很常见。典型的一个场景就是因为工作太忙，部分员工没机会休年假。那么有些公司会允许将这部分年假延迟到第二年，那就需要针对这些人单独调整年假配额。

个人审批设置

单独设置个人的审批人，可以勾选多个审批人或角色（团队主管、直接上级或系统管理员），这个也是为了满足特殊情况，以及查看哪些人没有设置审批人（没有默认是给系统管理员）。

请假报表

SageHR的报表并不是在线报表，而是通过电子邮件发送。设定好统计的条件后就可以创建一份报表，然后会在指定的时间发送报表。

报表支持预览，预览其实就是向指定邮箱发送报表附件。这其实是一种降低开发成本的办法。类似的例子是微信公众号的文章预览，只能在手机端预览。实际上，他们完全可以在电脑端开发预览功能，但是直接在手机端预览会比单独在电脑端开发预览成本要低一些。

审批提醒

可以设置定时的审批提醒，提醒对应审批人及时审批请假，这里可以设置具体周几，什么时间提醒，以及指定哪些人休假后不发送提醒。这些规则看似没有的话问题也不大，但是反映了他们的系统是支持人性化管理的。

发起请假

发起请假比较简单，个人直接发起请假，选择请假类型、选择请假时间范围、说明请假理由即可。这个也是一个产品设计原则，就是专业人员规则设计可以复杂，但是面向普通大众使用要简单。

请假发起后，审批人可以选择同意或拒绝。本人也可以修改待审批的请假，已经通过审批的可以撤销。请假详细信息里包括了请假人的基本信息，请假时长，以及审批过程。

当一个人请假时，在日历上会标记该人员请假的时间、请假的类型。如果选择了顶班人员，顶班人员在相应的日期会标记顶替了哪一位休假人员。

此外，顶班人员也会收到一封邮件来确认是否要顶班，在邮件里直接可以点击确认。这里有个小细节是由于我使用的是试用账号，SageHR的邮件里还提醒不要随意点击链接，避免上当受骗。

请假分析

请假分析用于分析员工请假的情况，具体来说包括以下方面的数据分析。

• 总览：总览包括每类假期的热度分布（即员工最爱在哪天请假），因为某类假期的平均离岗率，请假天数员工排行，各类假期请假次数的排行。

• 请假状态分析：分析员工各类假期的余额、使用情况。

• 请假报表：分析某一段时间内的员工的请假情况，实际上是列举了员工的请假情况，这个报表应该可以用作薪资的结算。

• 待审核的请假：这个是员工已经提出了请假申请，但还没有被领导批准的请假。这种情况可能会出现需要结算工资的时候，领导没有批准。那么人力部门就需要进行催办了。

• 员工请假分析：分析单个员工某一段时间内的请假情况，包括时间分布、请假类型分布和请假明细。

• 顶班分析：实际上就是列举了顶班记录，请假离岗人员是谁、由谁顶班、具体时间等信息。

• 假期余额分析：分析各个团队的假期剩余情况，猜测可能是要合理安排员工休假。

• Bradford 因子：这是人力资源领域的一个分析员工缺勤的专业工具。Bradford因子是一种度量员工缺勤情况的工具，主要用于评估员工的迟到、早退及其他未预期缺勤情况。它通过计算员工多次但间隔不固定的短期缺勤次数来度量缺勤程度，反映出这种间歇性缺勤对工作效率和组织运转的影响。Bradford因子的计算公式为：B = S * S * D，其中：

B表示Bradford因子指数，S表示某期间内员工缺勤的次数，D表示这些缺勤天数之间的间隔天数总和。例如：若一名员工在10天内缺勤3次，第1次和第2次缺勤间隔2天，第2次和第3次缺勤间隔3天。则其Bradford指数为：B = 3 * 3 * (2 + 3) = 9 * 5 = 45。可以看到，缺勤次数越多，缺勤天数越多，Bradford指数越高。说明员工的短期间歇性缺勤越严重，这会给工作和管理带来干扰，影响工作效率与质量。一般来说Bardford 因子影响力如下：

• 1-15：正常，可接受的缺勤情况；

• 16-30：缺勤开始影响工作，需要关注；

• 31-50：缺勤频繁，工作效率受到一定影响，需要与员工沟通；

• 51及以上：缺勤严重，需采取相应行动以改善情况。

因此，Bradford因子为HR管理部门衡量和监控员工缺勤情况提供了一个简便易用的工具。但作为一种定量指标，它也有一定局限性。这个因子可以辅助 HR 人员对员工的缺勤原因进行分析，并采取适当的干预措施，以改善员工出勤率与工作效率，降低缺勤对公司日常运营的影响。

• 个人假期额度：每个人的假期额度情况。

• 员工生日及入职周年纪念日：列举了未来员工过生日或入职周年纪念日的时间，可以方便提前安排进行祝福，比如有些公司会在入职周年纪念日时赠送纪念品。

• 长假请假情况：列举当前、过去和未来请长假的记录。

• 假期变动动态：当有请假或者调整时，会记录每个人的假期变动情况，包括增加假期或减少假期。

• 潜在假期滥用分析：即对于有些异常的请假行为进行分析，列出可能的滥用行为，比如我测试的一周内请了两次年假就被分析了出来。这个其实也可以在某些方面反映员工的积极性。

总结

从假期管理这个模块我们可以看到，HR SaaS 其实会比我们想象的要复杂。这是因为，HR软件是需要帮助企业管理企业的人员，而人员必然有其独特性，因此就需要有强大的配置能力。举个例子，比如说考勤，企业里面大多数人的考勤规则都是一样的。但是，总会有特殊情况，比如哺乳期的妈妈就有哺乳假，可以提前下班。然而，我们并不知道什么时候公司里面会有生小孩的人，那么就需要支持这种特殊的考勤配置规则。也就是，哪怕这个功能只有1%的机会用到，那么也需要具备。这个和很多其他业务系统是不太相同的，对于其他业务系统来说如果使用者很少，我的产品不具备这种能力是没问题的。

对于要做 HR SaaS 的产品经理来说，个人的建议是要多熟悉 HR 的日常工作，例如经典的人才的“选育用留”、“招聘-入职-培训-绩效-薪酬-员工关系”六大模块，以及像劳动法、劳动合同法、社保等专业知识。这样，才有可能设计好一款 HR 软件。

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