

管理提升丨完备的资料管理是价值创造的重要条件

中冶天工集团有限公司

2019-06-01

导读：完备的资料管理是价值创造的重要条件

千里之行众志城，引领航向破巨浪。5月中旬，周青董事长到南方公司芦溪交通路网基础设施建设项目调研指导工作，亲临芦溪项目宣风至卢万武公路现场查看工程进展情况。在查看现场之后，周青董事长没有马上召开项目调研会，而是亲自对技术质量管理、施工管理、经营管理等资料进行了详细查阅，并询问资料员从业经验及工作思路。

周青董事长强调，项目经理部要继续加强对资料管理的重视，把资料管理作为工程管理的重要环节，以经营回归本质为核心，强化归口管理和过程控制，确保资料与实体同步。

周青董事长把查看工程资料作为工作调研的重要内容，是对项目管理全业务链价值创造理念一次内涵深厚的行动释义，是一种意识导向的引领，意义深远。众所周知，建筑工程由实体和资料两部分组成，随着建筑市场的逐步规范，竞争日益激烈，资料管理显得尤为重要。如果说创造价值是建筑企业发展的生命，那么完备的资料管理便是创造价值的重要条件。经历了若干项目的组织和管理，项目班子成员对资料管理重要性的认知从没有像现在这样强烈。

资料员要提高认识、提升技能

“纸上谈兵”似空想，但对于建筑工程而言，一套完整的工程资料恰恰能让“纸上谈兵”发挥到极致。态度决定一切，细节决定成败，资料员要时刻保持一种责任感、紧迫感和危机感，用踏实、勤奋、认真及科学严谨的态度去完成本职工作。

资料管理工作是一项集工程建设管理知识、档案管理知识为一体的复合性专业工作，资料员必须具备足够的专业技能和沟通协调能力。首先，要熟悉国家、省、市城市档案相关法律、法规、归档内容、范围及收集、编制、整理资料的方法；掌握企业项目资料管理全系列规范标准。能看懂一般设计施工图纸，熟悉资料软件的操作运用，正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录等。其次，资料员要加强与施工技术人员及工程建设相关责任方的沟通协调，这样才能对工程施工过程中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，使工程资料做到及时、真实、准确、完整并具有可追溯性、可支撑性。同时工程资料管理人员应经常参加相关培训，加强学习，随市场变化和工程特点，补充自己的知识盲点，提高自身技能。

加强过程控制强调归口管理

项目部资料员必须依据集团制定的关于资料员工作职责及资料管理清单等相关制度，明确自我定位，转变思路，要清晰资料管理并非传统意义上的交竣工资料管理，同时还包括技术质量、工程、经营、物资、安全环境、综合办各部室的过程资料，尤其是成本策划、合同、签证、往来函件、设计变更、费用索赔等涉及项目收益的资料。因此为避免出现多头管理、资料混乱的现象，资料管理必须实行归口管理。项目资料管理归口部门为技术质量部，由项目总工牵头统一管理，负领导责任；资料员为直接责任人，资料员除编制、整理交竣工等相关施工技术资料外，同时还必须对各部室其他资料进行统一收集、分类、整理。

▲ 项目部资料柜

“积之在平日”。资料管理必须注重过程中把控，与工程实体同步。施工过程中，资料管理人员必须参与工序的验收以及竣工验收的全部过程，要按形成文件资料的顺序进行登记、收集与编制，在编制中发现的“原件不齐全”“资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时给予解决，对不符合标准的文件要拒收，从源头上保证资料的质量，严格执行并且遵守工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步工作的“三同步”管理制度。

优化资料管理实现价值创造

周青董事长指出：“创造价值，就是要坚持结构围绕价值调整、工作围绕价值优化、业绩围绕价值评价，让业务系统成为利润的创造环节，让每个单位都成为利润中心、每道工序都成为创效单位、每名员工都能创造价值，资料管理是重要的创效环节”。一套完备的工程资料除了是工程实体的真实记录、写照外，同时也是创造价值、处理法务纠纷的原始依据。不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。我们要紧紧围绕集团公司的发展重心，以高度的责任感和使命感，踏实、严谨的工作态度，做好项目资料管理工作，实现资料管理规范化、信息化和标准化，使工程资料管理紧跟企业发展的步伐，使之成为项目增值创效的一把利剑，发扬中冶精神，共筑天工梦。