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第一步：建立监督机构- 跨部门进行数据清点需要协调、监督和领导。进行盘点的第一步是确定谁将管理盘点过程。监督机构的形式和规模各不相同，通常在城市的开放数据政策中定义。有些由首席数据官（或类似角色）领导，有些则利用现有的数据管理机构，有些则是包括公众代表在内的工作组。虽然数据治理机构的广度和深度可以根据所在城市的需求进行调整，但建立一个明确的权威机构来监督数据库存过程是成功的关键。在没有数据治理委员会的情况下，需要确定首席联络人，最好在市长办公室内共同确定。
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第 2 步：确定数据清单范围和计划- 监督机构（例如数据治理委员会）应通过提供明确的范围、截止日期、绩效指标和指南来管理清单过程。
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所在城市的开放数据政策中包含的任何相关数据定义或清单要求
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当地的记录管理政策中概述的任何政府记录定义（即区分政府数据集与非记录数据和个人数据注释）
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所有数据资产
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战略优先级特定资产
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个别部门资产
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必需的元数据
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截止日期
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指南
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性能指标 -
第 3 步：根据清单计划对数据资产进行编目- 每个城市部门或机构的联络员编目并描述其部门内的数据资产。联络员是负责管理部门/机构级别库存流程的员工。数据清单的首席经理将各个部门的清单编译成更大的全市数据清单。清单应采用机器可读格式（电子表格、CSV、JSON 等）。 -
第 4 步：数据清单质量检查
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数据治理委员会确定清单的公开程度
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数据治理委员会可以发布高级清单摘要，指定要发布或保持未发布的数据集
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费城的例子
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第 5 步：启动数据优先级排序工作- 数据治理委员会确定清单中描述的数据集发布的优先级和时间表。
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战略优先级特定
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部门优先事项
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大众需求
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政府出于各种原因完成数据清单。数据清单是一种很好的方法，可以用来弄清楚正在收集哪些数据（以及部门之间是否存在重复）、确定正在使用的系统及其分析能力、提高透明度、制定数据发布计划以及了解当前的挑战和组织内可能影响其开放数据目标的机会。由于许多盘点工作需要广泛员工的参与，盘点也是建立关系和传达盘点和开放数据计划重要性的好机会。 -
不需要开放数据政策即可完成数据清单并从中发现价值。通过对有和没有开放数据清单的市政当局进行调查，一致认为拥有要求数据清单的开放数据政策有助于及时完成清单并证明其在整个组织中的重要性，但不是必需的。 -
没有一种适合所有数据清单的方法。清单应根据政府的需求和开放数据目标进行定制。一些政府首先采用有针对性的方法对一个部门、一个 IT 系统或围绕一个战略重点进行盘点；其他政府试图一次性清点所有数据系统和数据集。一些政府让他们的开放数据协调员完成清单；其他人则聘请第三方审计员。花时间确定适合组织的正确方法很重要。这包括探索员工对开放数据的熟悉程度、他们对开放数据目标的认同程度、他们协助完成清单的能力、可能涉及清单的任何开放数据立法以及计划如何共享结果的数据清单。 -
盘点在整个组织范围内的工作中效果最好。清点数据是与城市工作人员联系、传达城市开放数据计划的重要性并提供开放数据培训的机会。让这成为全市范围的努力可以成为一个统一的过程，彻底解决对开放数据的担忧，在整个城市建立支持，并在一线员工、经理和高级领导层之间就数据进行对话。 -
培训是创造良好数据清单的第一步。组织的成员无疑对开放数据和完成清单的重要性有不同的理解和知识。提供有关开放数据的一般信息、城市的开放数据计划、其目标以及进行盘点的原因可确保每个人都在同一页面上并有动力为盘点过程做出贡献。 -
盘点是一个持续的过程。一些城市的规定要求他们每年更新一次库存，基本所有地方政府都计划定期更新他们的库存。 -
关于隐私的说明。不要基于隐私或保密问题排除任何数据集。为了使数据清单尽可能有用，它应该包括可能敏感、私有或不太可能发布的数据。始终包括对敏感性问题的描述。
