上周六一早，项目群里跳出一条消息：
“正准备上线生产的那批产品，因为物料出现了瑕疵，需要业务决定是否能继续生产。”
我第一时间叫停了产线，然后发邮件告知了客户情况，虽然我知道周末客户不一定会回。
但这类问题可大可小，必须得到客户确认后才能继续生产。同时，也意味着，原本计划的交期至少要延迟3 天。
如果是以前，估计我早就急得团团转，但这一次，我一点都不慌。
因为我提前给自己留了足够的缓冲时间。即便这批物料要全部返工、重做，也依旧赶得上报给客户的交期。
而我之所以这样做，不只是因为：
我刚来公司不久，不清楚工程和生产的真实节奏，不敢把内部交期原封不动报给客户；
客户是第一次合作，我必须给自己争取更充足的空间，不让第一单翻车，为后面的订单和新项目打基础。
更关键的是，做了那么多年外贸，我早就明白一个最残酷的事实：
交期，从来不是工厂给你的，而是你自己“算”和“实现”出来的。
所以今天，我们一起聊一聊：
外贸人如何制定和管控交期，才能给自己留退路，让客户不流失？
01 最大的坑：把工厂给的交期完全当真
刚做外贸时，我非常相信工厂给的交期。那时候的我天真地以为：内部说的交期，是“真实交期”。
但现实却是：物料有问题，零配件少缺，包装做错，认证不通过.....各种不可控的状况。
有时候延1周是常事；糟的时候，1个月也算正常。我在做非标设备时，延半年的情况也有。
如果你把工厂的交期原封不动告诉客户，那风险全部落在你身上。
一旦交期出现问题，掉链子的，是别人；背锅的，是你；受煎熬的，更是你！
02 不敢报长交期，因为怕客户跑
大多数外贸新人，在给新客户报交期时，都不敢给自己留空间，因为怕客户跑。
也正因为这样，很多业务员在报交期时会犯同一个致命错误：为了留住客户，报一个工厂根本没把握的交期。
但其实，在项目初期，每个客户要求的交期基本都是紧急的，有时甚至是不合理的。至少我做外贸这么多年，从来没见过哪个客户主动说：“你们慢慢来，不急。”
你以为报得快，客户就会把订单给你。但实际上，你是在给自己挖一个巨坑。
因为一旦客户下单，你就会变得非常被动，后面的每一个环节你都会过得心惊胆颤。任何一个问题，都可能直接把你打入“深渊”。
最后不仅把自己累得半死，还会彻底失去客户的信任。
03 如何报交期？
不管项目和客户大小，在项目初期一定要做好详细的项目计划。因为一个优秀的外贸业务，同时也是一个优秀的项目经理。
从设计、DVT、开模、买料、认证、测试，到PVT、MP，验货、出货....每一个阶段的时间都要在前期估算清楚，并考虑节假日、时差、供应链波动等不确定因素。
此外，每个环节都要给自己预留 1~2 天的缓冲。尤其是对于：第一次合作的客户、第一批订单、完全没有经验的新项目，能多留就多留。
因为实际操作中，总会出现你没预料到的问题，提前预留空间，才能从容应对。
当然，客户不是傻子，一开始交期也不能定得太长、太离谱。交期要在合理范围内，同时提前做好解释，让客户理解你的安排。
在必要的时候，可以和客户协商，对一些可以缩短的环节进行优化，或去掉一些不必要的环节，或提醒客户加快配合的速度，让整个项目更高效。
04 管控好进度，及时汇报
即便我们在报交期时已经留了充足的时间，实际操作中仍难免出现延期，这在外贸工作中是很常见的情况，很多工厂也都会遇到类似问题。
虽然延期不可完全避免，但我们可以通过更专业的沟通方式来降低风险，如：
每周向客户汇报进度：把订单的当前状态、内部进展、可能遇到的问题都告诉客户，让他们及时了解情况；
提前发现偏差：很多人下单付款后就把订单交给跟单，等到交期临近才发现延期，再去通知客户，已经来不及。
正确的做法是：每周跟进内部进度，把任何与计划偏差的环节提前报告给客户，并说明正在采取的解决方案。
通常，客户会理解这些情况，更会因为你的诚实和透明而增加信任。
同时，你也要在内部积极跟进，想办法赶上原定交期，尽全力保持进度。这样，即使遇到不可控因素，也能把风险降到最低，保护自己和客户的利益。
结语：
提前规划好交期，合理管控每一个环节，并定期向客户汇报，不仅可以给自己留足缓冲和退路，也能让客户看到你的专业性和可靠性，从而愿意把更多项目交给你，实现长期合作！
如果你也是外贸人，你一定踩过交期的坑。你遇到过最离谱、最让你想哭的交期事故是什么？欢迎在评论区分享，我们一起成长！