“我们单位让我组织食堂外包服务采购项目组织，但我刚接触政府采购业务还不到两个月的时间，根本不可能按照《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号文，以下简称22号文）的规定编制出高质量的采购需求。正在我不知所措之时，黄冈市财政局通知我们试行采购需求模板，我直接套用里面的《XX食堂劳务外包服务采购需求》，就像做填空题一样按照提示内容填空即可，一下午的工夫就完成了，而且还从中学到了不少业务知识。有了采购需求模板，连我这个政采‘新兵’不用训练也能上‘战场’了。”湖北省黄冈市某采购单位项目负责人向《政府采购信息》报记者介绍，目前黄冈市财政局已制定了2000余个常用的政府采购底层品目采购需求管理模板，供采购人参考选用。
建采购需求模板文件库
“22号文对采购需求编制提出了更高的专业能力要求，要求采购需求确定及实施计划编制应与拟采购的标的所需的技术、商务条件相对应，保证采购目标的实现，其编制需要具有较高的技术、商务、法律等专业能力。但目前采购人在专业人员配备方面参差不齐，因22号文实施时间较短，也无完整的参考样本，要在短期内要求所有采购人编制出高质量的采购需求，存在较大困难。”黄冈市财政局协管政府采购负责人、三级调研员高峰说。
高峰介绍，针对采购人面临的问题和困难，黄冈市财政局领导班子进行了专题研究，认为仅沿用简单的下文件、提要求、做检查、凭督办的管理思路难以解决根本问题，必须将管理和服务相结合，与采购人合力排除工作难点堵点。于是，黄冈市财政局自我转换角色，从“监工”型管理转换为服务型管理，积极探索推进政府采购需求管理的创新模式。经过近一年的建设、测试、改进和完善，初步完成了一套实际应用性强，可循环复制，逐步细化，涵盖常用采购项目品目的采购需求模板文件库，供编制采购需求困难的采购单位借鉴使用，受到基层采购人的普遍好评。
据了解，黄冈市财政局根据22号文规定的流程步骤和编制要求，分别按需求概况、意向公开、需求分析，实施计划、风险审查以及采购文件主要条款和合同必备条款等要件，编制出一套完整体现《办法》主要内容的通用模板。然后，收集整理基于底层品目的历史交易数据，分类编写应用模板，建立专用采购需求模板应用数据库和网络平台。模板涵盖了实施计划、意向公开、需求分析、采购文件、内控管理、可研报告和全流程咨询等类型。按类别包含货物类、服务类和工程类。三大类下细分了各种品目，品目项下又继续细分,相当完整与细化。其中货物模板分为医疗器械、环卫设备、农用物资、消防设备和电气设备等20类；服务模板分为遴选服务、维保服务、物业服务、劳务服务和咨询评估等20类；工程模板分为道路工程、电力工程、园林工程、装修工程和市政工程等15类。上述采购单位负责人所说的《XX食堂劳务外包服务采购需求》模板只是劳务服务类其中之一。
破解风险控制预判难
采购模板未涉及的品目采购需求怎么编？对技术性内容以及履约、技术升级换代、市场价格波动等情况，黄冈市财政局又是如何助力采购人预判的呢？
“我们委托电子平台开发了专用数据清洗系统，将各采购项目编制完成的采购需求文件进行脱敏清洗，编辑成新的需求文件模板，形成同一品目多种需求参数、功能的参考数据，并不断循环复制，丰富内容，供采购人进行比较，精准选用。”黄冈市财政局政府采购管理科科长夏红刚介绍，对于风险控制预判难的问题，该局将历年的质疑投诉资料，以及监管部门公布的投诉处理信息进行整理，分为常见程序性风险、项目技术类风险，归类到项目需求模板附件中，并不断上传更新内容，用以提示采购人在审核采购需求实施计划时重点关注。
夏红刚介绍，基础工作完成后，黄冈市财政局选择部分采购人推广试行应用，并不断征集意见，逐步完善，通过近一年的试行，获得了应用各方的普遍认同。经应用基础模板已从初期的500多份逐渐积累更新增加到2000多份，大大方便了采购人落实采购需求的工作需要。从实际效果看，所有前期参与应用需求模板的项目，项目质量普遍提高，均未发生质疑投诉事项。
提升数据库应用水平
电子平台技术负责人钟锋向记者介绍说，作为一项改革中的创新性探索，在推行的过程中难免要面对一些问题。例如，在采购需求价格调查中，采购人在对比网上记载的历史交易数据时，相同的货物，功能、参数相同，但成交价格差异过大，有的差距超过50%以上，采购人据此选取最高限价存在较大随意性。又如目前模板数据库尚不具备全网数据收集分析功能，仅靠人工查找收集对比，效率低，精准度不高，需要借助专业人员辅助完成。
“下一步，我们将进一步查找不足，不断细化方案，在技术上提升数据库的资料收集积累、分类分析、精准查询和普及应用的水平。一是建设专用自动化智能数据采集系统收集权威网站成交信息，并通过专用数据模型的技术途径，将历史数据清洗脱敏，归类到采购项目的底层品目中，便于采购人精准查询比较分析；二是将同类品目成交价格单价相应附加不同地区合理成本如运输成本、地区商业经营成本差值等参考要素，按低于合理市场平均价的原则计算采购限价，不仅能帮助采购人采购定价逐步趋于合理，也有利于监管部门对采购成交价格的日常监督，同时还为政府采购预算编制提供依据；三是要不断更新应用数据。由于市场产品的技术更新迭代，以及材料、人工价格是一个动态数据，不同时段的产品参数、功能会产生变化，价格也具有时效性。数据库资料也需要动态更新，以近期交易数据替代过于久远的历史数据，以免出现需求确定错误，影响采购项目质量，甚至导致采购活动失败。”夏红刚如是说。
