“采购人内部需求部门对自己确定和编制的采购需求负责，采购需求管理要做到尽可能具体化、细化，采购部门应当指导、配合需求部门以及所属单位做好政府采购需求调查和需求确定。”国家移民管理局后勤保障司政府采购处一级调研员程少云在10月7日下午政府采购信息报社举办的采购需求管理研讨会上，分享了国家移民管理局在政府采购需求管理方面的经验。
在程少云看来，采购人做好需求管理应当厘清以下问题：需求管理涉及哪些环节？哪些环节要重点关注？各个环节如何分工？采购需求管理有哪些主体责任？采购需求管理每个环节的主体责任落到谁头上？
需求部门应对自己的需求负责
“首先根据文件要求做好细化分工，将需求管理嵌入单位内控制度，明确业务需求部门对自己所需采购项目的需求确定及编制负责，采购部门对实施负主体责任，对编制的采购实施计划的合法合规性负责。”程少云发言时介绍，“最难进行分工的是采购需求审查，但我们还是进行了细化分工：涉及经费预算和合同支付条款由财务部门审核，涉及办公设备家具、资产购置和基本建设的项目由资产部门审核，涉及警用装备的项目由装备部门审核，涉及信息化类项目由信息科技部门审核，涉及项目保密安全由保密部门审核，涉及采购合同条款由法规部门审查。”
据了解，为帮助相关业务部门做好政府采购需求审查，国家移民管理局对需要审查的每一项内容均列出明确的标准，比如需要审查：报价要求是否涵盖项目采购全部内容，如税费、集成服务费、安装调试、代理服务费、备品备件等；服务要求是否合理，是否具体明确；交货时间是否符合正常生产周期；付款方式是否符合行业交易习惯；业绩要求是否符合规定；投标保证金、履约保证金及收取比例是否合法等。
“采购需求调查、采购需求确定以及采购实施计划编写都应该在做预算之前就完成，因为根据扎实的需求调查明确采购需求，才能了解市场标准以及市场价格等，这样才能尽可能挤出预算中的水分、编制出精准的采购预算。”程少云强调，“现阶段我们在持续将需求管理的各个环节逐步往前推，在预算编制前做需求调查，然后进行需求论证、需求审查、编制预算、编写采购实施计划，形成需求管理的闭环流程。”
注重需求延续
根据程少云分享，采购人做好需求管理，重点要关注细化和可操作性。“我们的需求管理实施细则，非常强调可操作性，需求部门根据实施细则知道如何开展需求调查、怎样开展需求调查是合法合规的，需求审查部门了解到底要审查什么、哪些条款不能缺失、哪些标准可以引用。”程少云介绍，“另外我们做了相应的需求范本，需求管理实施细则每一项都有相应的范本，指导涉及的部门如何操作。”
采购人更科学高效地做好政府采购需求管理？标准化的货物工程和服务，是否需要做需求调查？“政府采购需求管理要注重需求的延续，比如标准化的货物、工程和服务项目，今年已经做了需求调查了，下一年度采购是否需要再次进行需求调查？我们采购得比较多的制服采购等项目，第一次做需求的时候一次做好，下一年度的需求管理可以在这个基础上进行。”程少云分享，“我们的很多项目有其特殊性，采购需求可以延续上一年度确定的需求，这就可以通过借助数字化、电子化的力量来实现。”
据了解，国家移民管理局根据政府采购公开信息和系统内常采购的品目提取和分析公开数据，就是从公开的合同里提取出来产品信息（如品名、单价、供应商、参数等）并汇聚成我们采购需求档案。“到底什么样的产品能满足我们的需求，哪些供应商能满足我们的服务要求，特别是我们系统里常用的产品，做好采购需求档案供我们系统内使用，可以通过一些指引来解决采购需求确定难的问题。”程少云透露。
