评审结束退还未中标供应商样品，合规吗？

某家具采购项目要求供应商提供样品，在中标结果公告后第一名中标候选人放弃中标，采购人选择顺延第二名为中标人。但是出现了一个棘手的问题：采购代理机构认为供应商的样品占地过大难以保存，在评审结束后将第一名中标候选人之外的其他供应商的样品退还了，而第二名在样品退还后就将样品处理了。遇到这种情形怎么办？

评审结束后退回样品不妥

实践中，因样品引发的争议时有发生。样品到底什么时候退还比较合适？

政府采购评审专家许峰认为，未中标供应商的样品的退还时间应当是在采购活动结束后。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，简称87号令）第二十二条第三款规定：采购活动结束后，对于未中标人提供的样品，应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理；对于中标人提供的样品，应当按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。因此，对于未中标供应商提供的样品，其退还的时间节点应在采购活动结束后。

那么，采购活动结束后具体是什么时间点呢？采购活动结束后至少应该是在中标人已经确定并公告后。本案例中，采购代理机构在评审结束后立即将第一名中标候选人之外的其他供应商的样品退还明显不妥。一些政府采购从业者根据《〈中华人民共和国政府采购法实施条例〉释义》中对“采购过程”的时限界定为从采购公告到中标（成交）结果公告，推测出“采购活动结束后”就是“采购过程”的终点，即中标（成交）结果公告发布。实践中，一些采购人为了减少样品仓储成本，往往选择尽可能快速退还样品，在评审活动结束后就退还未中标（成交）供应商的样品。某政府采购监管人员告诉政府采购信息报记者，这么做存在一定的法律风险：当第一名放弃中标（成交）、拒签合同或者质疑、投诉影响中标（成交）结果时，顺延第二名就会遇到前述案例中的棘手问题，此时第二名的样品已被退还且有可能已被处理。

采购活动结束后退还样品

政府采购评审专家朱雨晨认为，政府采购活动的目的是采购双方达成合同，因此政府采购合同的签订才是采购活动的终点，即“采购活动结束后”应指采购双方签订合同后。要注意，在实践中，即使合同已签订，还可能会有质疑、投诉，采购结果仍存在不确定性，也不应退还样品。

“样品过大不易储存”是一个实际存在的问题，但不是过早退还样品的理由。政府采购评审专家顾澄珊认为，实践中，采购人或采购代理机构应当坚持非必要情况下不要求供应商提供样品的原则，尽量减少设置样品评审，从而减少后续样品储存、退还等一系列问题。确需设置样品时，也应尽可能要求供应商提供小样、关键部件或结构件。以家具采购项目为例，对于桌椅，采购人可以要求提供关键部位的材质小样、连接结构件等，通过对这些关键部位的评估，同样能够判断产品的质量和工艺，同时还能大大减小样品的体积和储存难度。这样既可以达到评审目的，又能降低样品管理成本。

本案例中，在第一名中标候选人放弃中标后，是选择顺延第二名或者重新采购是采购人的权利，如果缺乏样品，采购人也可以选择重新开展采购活动。但是如果因质疑投诉改变结果时，顺延是法定的首选程序，样品在退还前已经评审，其评审结果理应认定有效，应当顺延第二名作为中标人，但采购人、采购代理机构可能因程序问题被处罚。