在国际贸易中，缮制单证水平的高低，直接关系到买卖双方能否顺利交接货物。缮制单证必须符合国际贸易惯例和相关法律法规及双方的实际需求。所以缮制单据的基本要求是：正确、完整、及时、简洁，清晰。
一、真确
（一）、各种单据“四相符”要求
1、单证相符
在信用证支付方式的交易中，“单证相符”是指单据的内容应符合信用证的内容。
第一，当信用证条款与合同条款不符，如果卖方不能接受，应要求客户通过开证行修改信用证，直至信用证条款与合同条款相符，才能备货装运以及直单结汇。
第二，如信用证属原则性差错，必须要求客户修改信用证并未受益人接收后方可备货装运以及制单结汇。（例如，来证规定“From Chinese port to Hong Kong”应改为“From X X X 国内具体港口名称 to Hong Kong”）
第三，可改或可不改的内容，如不要求改证，就按信用证条款缮制单据。
第四，单据内容在逻辑上要与信用证保持一致。
第五，受益人出具的各种单据的名称、份数和出证机构应与信用证要求相符。
2、单单相符
“单单相符”是指缮制的各种单据之间相应的内容需相符，不能矛盾。
3、单货相符
“单货相符”是指单据的内容和实际装运货物情况相符。
4、证同相符
“证同相符”是指信用证的条款和合同条款相符。
（二）、单据必须与相关的惯例和法令规定相符
各种单据不仅表面上要与信用证规定相符，还必须与信用证规定的国际惯例和进口国的法律规定相符。
二、完整
（一）、单据的种类必须齐全（不同贸易条件所需单据种类不同）
（二）、单据的内容必须完整（该署名的地方署名，改盖章的地方盖章）
（三）、单据份数必须完整（全套提单一式三份或者一式多份）
三、及时
各种单证应该在规定的出单日期内完成，各种单据的出单日期在签发时必须符合国际惯例和逻辑性。（例如，提单日期不得迟于信用证规定的装运日期）
四、简洁
单证的内容应力求简洁，避免不必要额繁琐。
五、清晰
单证的表面必须清洁，不能涂改，单证的内容必须完整。