Email要以收信人为主题
写Email的一个原则，应该是以收信人为主题。信件的内容，应该是跟收信人相关的，或者至少，不能让收信人觉得这是一封群发邮件。
如果一封Email长达好几百字，内容全部是关于写信人自己，几乎从来没有出现过收信人的信息，作为收信人你怎么想？"我是什么什么学校的学生……我要转专业……"、"我是什么什么情况……我该考研还是工作……"、"我在哪里哪里工作了几年，我要不要转行？"
事实上，这些信换一个收信人的名字就可以原封不动的再发给别人，就像春节的时候大家讨厌的群发短信一样。
比如说，你是一位教授，收到一位学生的套磁邮件，打开一看，满篇都是"我特别特别优秀，我985大学专业第一……"、"我GRE多少多少分"、"我怎么怎么牛X……"。看到这样的信，你会怎么想？可能绝大多数情况，你会觉得，跟我有什么关系呢，这信换个收信人的名字一样能用。
反过来，如果信件里提到的都是你的研究内容、写信人对你的研究内容的看法、写信人自己的经历跟你的这些研究的相关程度，至少，如果我是这个收信的教授，我不会把这封信拖进垃圾箱。
同样的道理，你看一下好的广告，侧重点并不是"我的手机跑分超级高"、"我的车跑的特别快"……而是"你用我的手机可以享受便捷生活"、"你开我的车可以享受驾乘体验"。同样，必须是YOU-oriented，而不是通篇的"我怎么怎么样"。
最最简单的判断方法，数一数你的Email里面，是you/your出现的次数多，还是I/my出现的次数多。如果通篇都是"I……"、"My……"，那么问一下自己，我写的这些东西跟收信人有关吗？收信人会对我的这些信息感兴趣吗？
Email要简洁明了
既然是以收信人为主题，那就不要说那么多废话。对收信人最大的尊重，不是说"感谢你抽时间看我的信"，而是信写得简洁明了，一点不浪费收信人的时间。
除了极其正式的信件，一般来说，第一句话就应该直入主题。这封信是问问题、交作业、约时间、反映情况、提建议、提交简历，收信人读到第一句话就应该知道。
即使是比较正式的信件，比如求职信、套磁信，第一句话也应该说明主题，比如"I'm very interested in the XX position currently open in your company."或者"I have a very strong interest in the XX position that you have advertised on your website."不要以"My name is ……"或者"I am s student of ……"开头，一定要让收信人最快时间知道你想干嘛。
一般来说，没有必要在正文里介绍你的名字、地址、联系方式之类的，这些东西应该在信件的专门位置，如果收信人感兴趣，想要回信或者以其它方式联系你，自然会去找。如果是求职信或者套磁信，可以在第一句说明目的之后，紧接着突出重点的介绍自己，比如"I am currently a PhD/master's student in XX at XX University with a focus on XXXX. I expect to graduate in XX/XXXX."
Email要避免套话空话
既然要简洁明了，一个有效的办法就是避免套话空话。什么叫套话空话呢？就是没有任何意义的话。如果删去这些句子或者这些表达，一点都不影响信件的意思，那这样的句子就是套话空话，写这样的句子就是浪费收信人的时间。
应该尽量避免什么样的套话空话呢？
·过于客气的表达：
Please do not hesitate to contact me at your earliest convenience或者Very truly yours。假想一下收信人就坐在你的面前，你直接跟收信人面对面谈话，你还会用这些表达吗？你不觉得别扭吗？信件无非就是用书面的形式传递这些谈话，怎么说，就怎么写。过多的使用这些cliche或者canned speech会让你的信显得不真诚，给人一种油嘴滑舌的感觉。
最最常见的几个过分客气的表达包括：
at your earliest convenience(直接说when you can或者soon)
please find enclosed或者I have forwarded(直接说I have sent you)
please do not hesitate(不需要说，直接删掉)
·过于书面的表达：
比如herewith、aforementioned、hereby、herein这样的词语，或者非常老派的表达方式，让人感觉你是从一本出版于60年代的语法书上抄来的。
·过于口语化的表达：
这个对于非英语母语的人来说，写出过于口语化的英语来其实是不太可能的。比如说，用Let's touch bases next week代替Let's talk next week，用bottom line、team player、square one等等类似的口语化词汇， 这些都属于所谓的slang或者buzzword。这样的表达会让人觉得你不太职业，给人不信任的感觉。其实，现在的中文里有大量这样的例子，"碉堡""么么嗒""蛮拼的"之类的最好不要用在除了非常私人的信件以外的任何Email里。
Email要注意性别指代
在英文语境里，这其实是非常重要的。在写Email之前，你应该尽量弄清楚收信人的性别，然后用正确的前缀。现在有Google、LinkedIn、Facebook等等，很容易就能确定收信人的性别。
在信件的内容里，也要注意避免性别指代的用法。其实不只是信件，这也适用于绝大多数英语写作。
不要说Each employee must show his identification，请用Employees must show their identification.
不要说By the age of three, a child should be able to feed and dress himself，请用By the age of three, a child should be able to eat and get dressed without help.
不要说Although a nurse often comes to the job without computer experience, she can easily be trained to use the hospital software，请用Although a nurse often comes to the job without computer experience, this person can easily be trained to use the hospital software.
不要说actress，请用actor。(可以注意好莱坞的采访或者发言，大多数女演员会说as an actor医生都是doctor，没有doctress，所以演员都是actor，越来越少的人用actress这个词。)
不要说businessman，请用businessperson。
不要说fireman，请用firefighter。
不要说maid，请用housekeeper。
不要说policeman，请用police officer。
不要说mailman，请用mail carrier。
不要说salesman，请用sales representative或者sales agent。
不要说waiter或者waitress，请用server。
不要说mankind，请用humankind。
Email的格式和字体
Email的段落应该尽量短小，尽量避免一整段的长篇大论，尤其是第一段更应该紧抓重点。段落首行不需要缩进，单倍行距，段落之间空一行。
注意选用合适的字号和字体。字号不要过大或者过小，字体不要用太花哨的艺术字体，不要用花花绿绿的颜色，尽量避免太多的粗体和斜体。
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