大家好，我是Marie。
今天是2025年12月5日。
看一眼日历，不知不觉2025年只剩下最后26天了。对于我们外贸人来说，现在不仅是抢抓圣诞订单的尾声，更是一年中最惊心动魄的时刻——年底清账（Year-end Collection）。
外贸圈有句老话：“年底不收钱，明年变坏账。”这不是危言耸听。
此时此刻，你的国外客户可能正沉浸在即将到来的圣诞假期氛围中，而你的财务总监可能正盯着年度报表眉头紧锁。如果这笔钱在12月20日之前没有进入公司的账户，那么很遗憾地告诉你，这笔款项大概率要拖到明年的2月甚至3月才能收回。
为什么？因为紧接着就是西方的圣诞新年长假，紧随其后的是中国的春节假期。这一拖，就是三个月。
夜长梦多，汇率波动、客户公司人事变动、资金链断裂……任何一个变量都可能让你一年的辛苦付诸东流。
为了帮大家守住钱包，安心过个好年，Marie今天特意整理了一份《外贸人年底清账SOP全流程》，并附上了我压箱底的全套催款话术。
建议先收藏，再阅读，关键时刻能救命。
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01 为什么12月是追款的“黄金生死线”？
很多外贸新人不敢催款，觉得快过节了催钱伤感情。其实恰恰相反，12月是很多国外公司处理财务最积极的时候，也是最混乱的时候。
客户预算清零（Budget Flush）
很多欧美大公司有“Use it or Lose it”的预算制度。年底如果预算没花完，明年预算会被削减。同理，他们的应付账款（Accounts Payable）也需要在年底前结清，以便财务做账。这时候你去催，正好帮财务解决了“平账”的问题，他们其实是欢迎的。
银行结算周期
今天是12月5日，距离欧美主要的假期（通常12月20日左右开始休假）还有半个月。考虑到SWIFT系统的转账时效（通常1-3个工作日，中间行可能卡顿），再加上年底银行处理业务量大增，如果你在12月15日之后才让客户付款，钱很可能卡在路上，无法在年前到账。
心理防线薄弱
年底了，大家都在做Summary，客户也希望无债一身轻地去度假。这时候一个得体、专业的提醒，往往比平时更有效。
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02 催款前的准备：磨刀不误砍柴工
在拿起电话或发送邮件之前，请先做这三件事。盲目催款只会让客户反感，甚至把天聊死。
第一步：梳理账目清单（The List）
打开你的ERP或Excel，把所有未回款项分为三类：
🟢 绿色（正常）：账期内，客户信誉好，只需常规提醒。
🟡 黄色（预警）：即将逾期或刚逾期，客户有过拖延前科，需要重点跟进。
🔴 红色（高危）：严重逾期，客户失联或找借口，需要施压。
第二步：制作专业的对账单（Statement of Account - SOA）
千万不要只发一句“Please pay”。一定要发一份正式的SOA。
一份标准的SOA应包含：
-
所有未结发票的号码、日期、金额。
-
已逾期的天数（Overdue days）。
-
总欠款金额（Total Outstanding Amount）。
-
最关键的是：银行账户信息（Bank Details）。不要让客户因为找账号而拖延一秒钟。
第三步：调查客户现状
去LinkedIn看看客户最近的动态，去Google News搜搜客户公司的近况。如果客户刚发了年终Party的照片，说明资金没问题；如果传出裁员消息，那你就要启动“红色预警”方案了。
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03 实战SOP：分阶段催款策略
今天是12月5日，我们将接下来的时间划分为三个阶段，每个阶段配合不同的话术和策略。
阶段一：温情提醒期（12月5日 - 12月10日）
策略：
此时大部分客户还在正常工作。基调是“服务”而非“讨债”。我们要以“帮助客户核对账目以避免假期由于银行拥堵导致延误”为由切入。
话术模板 A：常规对账（Standard Reminder）
Subject:
Year-end Statement of Account / Regarding Payments - [Your Company Name]
Hi [Customer Name],
Hope this email finds you well.
As we are approaching the end of 2025, our finance department is currently conducting the annual audit.
Attached please find the Statement of Account (SOA) for your reference. Could you please help check and arrange the payment for the outstanding balance of [Amount] by [Date]?
Completing this before the holiday season will ensure a smooth start for our cooperation in 2026.
Thanks and best regards,
Marie
解析：
这封邮件非常客气，把锅甩给“财务年度审计（Annual Audit）”，这是最万能的借口。不仅显得正规，也给了客户台阶下，表明不是我不信任你，是公司流程要求。
阶段二：理性谈判期（12月11日 - 12月18日）
策略：
如果第一封邮件石沉大海，或者客户开始找借口，我们就需要增加紧迫感。这时候要强调“银行假期”和“生产排期”。
话术模板 B：强调假期影响（Holiday Urgency）
Subject:
URGENT: Payment Confirmation Needed Before Holiday Closure
Hi [Customer Name],
Writing to follow up on my previous email regarding the overdue payment of [Invoice Number].
I would like to kindly remind you that banks will be extremely busy next week due to the coming Christmas holidays. International transfers might take longer than usual.
To avoid any potential delays or bank charges in the new fiscal year, we highly suggest arranging the wire transfer before [Date, e.g., Dec 15th].
Please share the bank slip once done so I can inform our finance team to mark your account as "Good Standing".
Best regards,
Marie
解析：
这里用到了几个心理暗示：
-
Banks will be busy: 不是我催你，是银行慢，为了你好。
-
Good Standing: 暗示如果不付，信用记录可能会变差，影响明年的合作（如账期、价格等）。
阶段三：最后通牒/施压期（12月19日 - 12月24日）
策略：
到了这个时间点还没付钱，只有两种可能：一是真没钱，二是想赖账。这时候不需要太客气了，需要将“付款”与“利益”直接挂钩。
话术模板 C：挂钩明年订单/发货（Pressure Tactic）
Subject:
Final Reminder: Pending Payment & 2026 Production Plan
Hi [Customer Name],
I haven't received the payment confirmation for invoice [Number] yet.
Please note that our factory will be closing for the Chinese New Year holiday in January. We are currently finalizing the production schedule for Q1 2026.
Priority will be given to orders from accounts with cleared balances. To ensure your next order can be produced on time after the holiday, we need to clear this balance by [Date].
We value our partnership and hope to solve this quickly.
Regards,
Marie
解析：
这是杀手锏。中国春节（CNY）是全球买家最怕的断货期。告诉他：不付钱，明年Q1的货就排不上队了。对于依赖供应链的客户，这一招非常管用。
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04 面对“老赖”借口的破解之术
在催款过程中，你一定会听到各种借口。Marie为你拆解最常见的几种见招拆招。
借口1：“老板/财务出差了，没法签字。”
破解：
"I understand. However, given the year-end closing, could you please contact them via phone/email for a special approval? Or is there a deputy who can authorize this? We can accept a partial payment first to keep the account active."
逻辑：
给出替代方案（副手签字）或要求部分付款，打破“全或无”的僵局。
借口2：“我们要等到货到了/卖出去了再付。”
破解：
"Our contract terms are [Term, e.g., T/T 30 days], which is based on the invoice date, not the sales date. We have fulfilled our part by delivering high-quality goods on time. We trust you will honor the contract to maintain a healthy credit record."
逻辑：
回归合同，软中带硬地提及“信用记录”。
借口3：“产品有点小问题，我们要扣款。”
破解：
"Sorry to hear that. Quality issues are handled by a separate process. Please provide the photos/report immediately. We will investigate. However, according to international trade norms, the payment for the undisputed amount should not be withheld. Please settle X% first while we resolve the claim."
逻辑：
争议归争议，钱归钱。不能因为1%的瑕疵扣押100%的货款，这是很多买家故意拖延的手段，必须拆分开处理。
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05 除了话术，还有哪些“狠活”？
有时候，邮件和电话都显得苍白无力，你需要一些非常规手段。
1. 社交媒体“点赞”法
如果客户不回邮件，但还在发LinkedIn或Facebook。去给他点赞，评论一句：“Great photo! Sent you an urgent email, please check.”
这会让他在社交圈感到压力，通常会秒回。
2. 找“关键决策人”
如果你一直联系的是采购（Purchasing），他可能压根没把发票递给财务。这时候，直接给老板（CEO/Owner）或财务总监（CFO）发邮件。
标题写：Overdue Payment - Need your assistance
内容很简单：“联系了采购多次未果，担心是邮件系统问题，特此抄送您，因为这笔款项影响到我们明年的合作评级。”
老板通常最在乎信誉，往往会直接下令财务付款。
3. “小额折扣”诱惑（慎用）
如果是陈年旧账（坏账风险极大），为了回笼资金，可以抛出诱饵：
"If you can settle the bill by Dec 20th, we can offer a 1% - 2% discount on this invoice as a special year-end incentive."
虽然损失了一点利润，但总比一分钱拿不到好。
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06 Marie的心里话：心态决定结果
写到最后，我想和大家聊聊心态。
很多外贸业务员，尤其是女生，脸皮薄。总觉得：“我催他钱，他会不会不高兴？会不会以后不跟我做生意了？”
请记住Marie的这句话：
“一个不付款的客户，不是上帝，是魔鬼。”
“没有利润的销售是耍流氓，没有回款的销售是做慈善。”
正常的商业合作是建立在契约精神之上的。你按时交货，他按时付款，天经地义。如果你提供了优质的产品和服务，却卑微地不敢要回属于公司的钱，那才是最大的失职。
真正的优质客户，反而会尊重那些原则性强、做事专业的供应商。
从今天（12月5日）开始，放下顾虑，打开你的邮箱，拿起你的电话。
按照SOP行动起来！
愿大家在2025年的最后一个月，回款爆单，落袋为安，过个肥年！
关于作者：
Marie，拥有10年一线外贸经验的“老鸟”，擅长B2B大客户开发与谈判。这里没有枯燥的理论，只有带血带肉的实战干货。
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