我相信每个老外贸人的电脑里都有一个文件夹，里面放着各种各样的客户信息。很多新手刚开始都是靠脑力记忆，或者看今天哪个客户联系我，我就先处理哪个客户的事情。这样的情况维持不了太久，就会慢慢发现问题。要么业绩上不去，一直靠老客户维持，要么资料丢失，好几个月前谈的订单细节，等客户要下单的时候才发现聊天内容被系统自动清空。

今天来手把手教大家，怎么梳理大量的从各种渠道挖来的客户信息。这里只讲思路，每个人都应该在认真思考，优化你们的客户开发流程。

01｜先把客户分四大类（这是基础）

把你所有的客户先按来源做第一层分类，之后才能做深度筛选：

A. 平台客户（阿里 / 1688 / Global Sources）

→ 聊过的，有印象的。

B. 展会客户

→ 回复率最高，优先跟进。

C. Google/社媒/LinkedIn 客户

→ 联系方式不全，需要校验。

D. 老客户 / 介绍客户

→ 单独维护，不参与群发。

这是你之后建库的第一层结构。

02｜第二步：给客户打“温度标签”

外贸群发不能一锅端，必须精准分层。

把每个客户标记为：

• HOT（热）：回复过、询价过、视频看过、谈过价格

• WARM（温）：回复冷、只沟通过一两次、未深聊

• COLD（冷）：从没回复、只拿过名片、抓取数据无互动

• NEW（新）：刚挖到的，还没联系

  
  

为什么要这样？
因为 不同温度的客户，邮件内容要完全不同。
不能把“没回复的”与“谈过单的”发同样内容。

03｜第三步：按照“国家 + 行业 + 公司类型”再次细分

这里是外贸群发成功的核心。

一个专业的 CRM 库，至少要给客户打 3 个维度的标签：

① 国家 / 地区标签

比如：

• 中东

• 东南亚

• 欧洲

• 拉美

不同地区的客户，对邮件标题、价格、视频展示方式喜好差很大。

② 行业标签（最关键）

外贸群发千万不要按产品群发，而要按行业场景群发。

比如你做手机配件：

• Phone Accessory Store

• Wholesaler

• Repair Shop

• E-commerce Seller

• Distributor

• Importer

• Brand Owner

为什么？

因为不同类型客户关心的点完全不一样。
买一万片膜的批发商、只贴膜的维修店，你不能发同一封邮件。

③ 公司类型标签（判断采购能力）

• 小 B

• 大 B

• 工厂

• 经销商

• 贸易公司

• 初创独立站

你要根据公司规模决定是否报价高一点或发 MOQ 版本。

04｜第四步：根据标签设计“分层邮件模板”

这是决定你群发之后会不会爆出回复的关键。

你需要预设 4 套模板：

① 给 HOT 客户的模板

（谈过单但没成交）

重点：新品 / 特价 / 货期提醒
语气：熟悉 + 半私信

② 给 WARM 客户的模板

（接触过但没深聊）

重点：重新建立联系 + 新产品亮点
语气：专业 + 提供价值

③ 给 COLD 客户的模板

（不认识你）

重点：亮点强烈 + 极简内容
语气：直接、简短（最好 5 行以内）

④ 给 NEW 客户的模板

（刚抓取的数据）

重点：行业切入 + 低门槛响应
语气：问句 + 场景式开头

❗注意：
绝不能把全部客户用一封群发邮件解决。
你越分层，回复率越高。

05｜第五步：按国家设置“发送时间”

这个小细节能让打开率提升 30–50%。

举例：

• 中东：北京时间 13:00–17:00

• 欧洲：北京时间 15:00–20:00

• 美洲：北京时间 21:00–次日 03:00

CRM 可自动安排发送，不要手动。

07｜第七步：标记结果并持续优化

你要建立一个事实库：

• 哪些标题打开率最高

• 哪个国家回复率最好

• 哪种行业最愿意回信

• 哪种内容最容易被忽略

每发一次群发，数据就会更新一次，越用越准。

三个月后，你会发现：

你的客户库变得比平台还精准。