最近和客户沟通时，对方向我反馈组织现状：公司在启动项目和开展工作时，“猛上”“猛攻”，走到半路，发现方向不对，关键要素缺失，不符合客户需求，内部进度艰难，遇到无法攻克的技术挑战，于是停下来，扯皮、内耗，最终选择回到原点重新开始，或者宣布项目失败，总是兴师动众，劳民伤财。
我们知道，当项目（工作）启动时，若能进行深度的思考和全面的分析，前期花费的时间越多，论证越充分，思考越全面，行动的准备越充足，项目执行就会越顺利。反之，若论证不充分，洞察不足，准备缺失，我们每走一步都会遇到很多“坑”，最终使得团队掉入“天坑”，全军覆没，呜呼哀哉。
01 虚假的忙碌
在工作中，很多人在年度（月底）盘点时发现颗粒无收，究其根本，他们陷入了虚假的忙碌。
上个月，邱维院长在开学典礼上致辞时曾说：我们陷入忙碌，很可能是无效的，或者我们的忙碌大量是低效乃至无效的，忙碌背后的原因是盲目，盲目的表现是战略缺失带来的困境，盲目背后的原因是茫然，茫然的表现是自我认知的缺失和混沌的状态。如邱院长所说，我们是因茫然而盲目，因盲目而忙碌，因忙碌而身心俱疲，结果是事倍功半或一事无成。
我经历过不少客户内部的沟通：耗时近1小时的沟通，最终得出一个结论：要与他的上司通个5分钟的电话，问题即能解决。此外，还有大量的管理者总会抱怨到，我们没有时间开短会，所以我们开了一个长长的会议，里面充斥着大量的时间浪费。
更有甚至，他们在工作中如冬天的寒号鸟，总是把希望寄托于明天，硬是将一个月绰绰有余的项目时间，挤压到最后一周加班加点，他们在承受多项目挤压的巨大压力下心力憔悴。
02 计划，谋定而后动
在孙子的“庙算”思想指引下，要实现先胜而后战，孙子主张“谋定而后动，知止而有得”——作战前需周密谋划，行动时把握时机，避免盲目行动，这是典型的计划思维。正如拿破仑也说到，伟大的统帅应该每日自问数次，如果面前或左右出现敌人该怎么办？他若不知所措，就是不称职的。
回到在工作中，很多人问我“为什么要做好计划”，我的答案是，计划将明确我们努力的方向，避免陷入努力的浪费；计划可以将组织有限的资源进行聚焦和协调，避免资源的浪费；当我们有了计划的行动时，我们能够提前预判风险，进行防范；当我们做好了计划，变成了团队的共识时，犹如每个人获得了一张作战地图，能够为团队带来高涨的士气和奋斗的力量。
很多管理者会告诉我“我有计划”，我看完其计划后发现，他们是在做目标分解，而非计划管理，他们给我呈现的表格是数据的分配，感觉像计划，但这不是计划。我接着会问这群管理者，你的计划有没有涉及行动的思考，你的计划是否包含行动的准备，你的计划是否包含变化及其预案，你做完计划是否可以直接落实到行动中来。面对这些问题，他们无言以对。
还有些管理者会告诉我：“老师，我有计划，我的计划在我的大脑里，我每天都在脑子里谋划，我今年要干什么，我下个月要干什么，我本周要做什么，我今天的重要任务是什么？”
以上种种情形，都不是好的计划，好的计划应该是有书面形式呈现，有明确的目标，有非常详尽的实施方案。好计划还有一点就是能够让每个人清楚并达成一致，确保大家行动一致、力出一孔。
计划之上是承接战略，是按照正确的方向思考；计划之下是落地行动，是将战略落实到行动中来。我一直有个理念：根据战略确定目标，根据目标调整组织，根据组织设计岗位，根据岗位梳理职责，由职责确定合适的人员，实现让对的人做对的事。
03 要事优先，优先到第一位
我们都知道要事优先，但要事的确定标准是什么，如何将要事落实到计划中来，别人的要事是我的要事吗？
我通常会列举类似的场景：读一本书《卓有成效的管理者》（管理者的必读书单），重要还是不重要？带孩子/家人去医院复查，重不重要？我们每次都能发现很多管理者将这两件事放到不重要的象限里，有点匪夷所思。
别人的要事也许是我的次要事项，我的要事也可能是别人次要事项。在回答何为要事时，我们首先要该事是否对“我”产生重大的影响。这里会牵扯出人生的意义，组织的战略意图，未来定义的思考。
先说人生的意义，每个人都需要明确自己的归属——这关乎你的梦想、奋斗方向和动力来源，它将成为我们的要事。
从组织的战略意图来看，它是我确定要事的核心依据，因为战略会对我们的未来产生巨大的影响。我做咨询时，我特别喜欢的理念是“从未来看未来，从未来看现在，从现在走向未来”。站在未来10年、5年的视角看自己的现在，明确未来5/10年的阶段性目标，自然就能清楚接下来的要事是什么了。
当我们清晰这三个视角的考量，我们就能知晓何为要事。在要事优先时，德鲁克一直给我们清晰的指引：需要我们重将来而不重过去；必须重视机会，不能只看到困难；选择自己的方向而不盲从；目标要高，要有心意，不能只求安全和容易实现。
04 留出余闲
塞德希尔·穆来纳森在《稀缺》中研究发现，“穷困之人会永远缺钱，而忙碌之人会永远缺时间。”更重要的是，稀缺就会俘获我们的大脑，渐渐让我们失去认知能力和执行控制力，变得更加愚笨和冲动，应对稀缺的方法是创造余闲，优化系统，重视带宽。
在时间方面，我提议管理者做好转变，实现一种状态：正确的人（用己之长）在用正确的方法（效率更高）做正确的事（效能第一）。同时，每天留出1小时的余闲，每周留出3小时的余闲，每月留出1天的余闲，每年留出1周的余闲，以应对时间的稀缺。
在金钱的余闲方面，从透支消费到预算制，减少非理性欲望，正如马克吐温所说，我们的钱大部分是拿来炫耀的。此外，我们在“抬头看天，低头拉车”时，别忘了“驻足思考”——留出思考时间，让自己增益良多。
当危机来临时，我们已经做好了准备，这就意味着我们不仅是战略高手，更是计划高手，有效的管理从计划开始，因为有计划和计划的执行，每一个未来变成当下时，我们方能从容和自在。（本文完）
本篇文章匹配课程：《管理者的五项修炼》