香港公司更换法定秘书（转代理）无需原代理同意，自2025年起新增“电子变更备案48小时生效”规定，提升变更效率。需注意选择持有TCSP牌照的合规秘书公司，避免法律风险。根据《税务条例》第112章第13条规定，税务代表对公司资料负有保密义务，但法规未强制要求在更换代理时通知前任代理，仅需确保新任代理具备合法资质。
一、香港公司转代理报税所需资料
更换税务代理需准备三类核心资料：公司基本文件、财务与税务资料、代理变更相关文件，确保信息完整准确，符合香港税务局（IRD）要求。
（一）公司基本文件（必备）
- 公司注册证书（CI）：提供原件或清晰扫描件，证明公司合法成立。
- 商业登记证（BR）：须在有效期内，为经营必备证件。
- 最新周年申报表（NAR1）：包含董事、股东及注册地址等最新信息。
- 公司章程（M&A）：公司运作的基本法律文件。
- 公司变更资料（如有）：如NNC1、NAR1变更页，确保信息与现状一致。
（二）财务与税务资料（必备）
1. 银行账户资料
近12个月银行月结单（含余额及交易明细），收款/付款凭证；外币交易需附汇率确认函。
2. 业务交易资料
销售发票（客户名称、金额、日期）、采购发票、费用凭证（租金、水电、工资等）、签署盖章的合同协议。
3. 税务相关资料
上一年度审计报告（由持牌会计师出具）、利得税报税表及缴税凭证；如有逾期申报，需提交补报说明及相关材料。
二、香港公司转代理流程
转代理流程分为四个步骤：前期准备 → 通知原代理 → 签订新代理协议 → 资料交接与后续报税，全过程应确保合规、资料完整，防止报税延误或税务处罚。
1. 前期准备：选择新代理与整理资料
选择具备香港税务局认可资质的税务代理机构，并系统整理以下资料：
- 公司文件：CI、BR、NAR1、M&A；
- 财务资料：近12个月银行对账单、发票、费用凭证、审计报告；
- 其他补充材料：涉及跨境业务的合同或协议。
2. 通知原代理：终止合作与资料移交
通过正式渠道（邮件或函件）书面通知原代理终止服务，明确终止日期，并要求其移交全部税务资料（如税表、审计报告、银行对账单）。
建议索取《资料移交确认函》，列明移交内容和时间，防范后续纠纷。
3. 签订新代理协议：明确权利义务
与新代理签订正式服务协议，明确以下条款：
- 服务范围（报税、审计、咨询等）；
- 收费标准（代理费、审计费等）；
- 资料交接方式（电子或现场交付）；
- 保密责任；
- 违约责任（如因代理失误导致罚款由其承担）。
协议经双方签字盖章后生效，若代理为秘书公司，须加盖公司印章。
4. 资料交接与后续报税
新代理接收资料后，需核对完整性与准确性（如银行流水是否覆盖12个月、发票是否齐全）。如有缺失，应及时联系企业补充。
后续处理包括：
- 正常报税：完成做账、审计、提交税表（有限公司须附审计报告，无限公司提交财务报表）；
- 逾期处理：若临近报税截止日，应提前协调新代理加急处理，可依法申请延期。
注意事项
- 资料真实性：所有提交资料必须真实，虚假信息可能导致罚款或列入税务黑名单；
- 时效性：银行月结单限近12个月，发票保留至少近三年；
- 代理资质核查：确认新代理持有合法牌照，可通过香港税务局官网查询；
- 沟通协调：保持与新旧代理的顺畅沟通，确保资料顺利移交。
三、常见问题解答
1. 转代理需要原代理同意吗？
不需要。公司有权自主更换代理，原代理无权阻止，只需遵守《公司条例》程序即可。
2. 是否需要交接原代理的历史文件？
是的。原代理应移交全部公司文件，包括注册证书、商业登记证、年报、税表等，保障新代理顺利接续服务。
3. 转代理需要多长时间？
政府审核约1–3个工作日，新代理准备材料约1–2日，整体周期一般为3–5个工作日。
4. 转代理后注册地址会变化吗？
若新代理提供的注册地址不同，需同步向公司注册处及税务局提交NR1表格，更新注册地址信息，确保“注册地址”与“秘书地址”一致。
5. 转代理期间遇到报税截止日怎么办？
应提前与新代理确认时间节点，督促加快审计与申报进度，必要时申请延期，确保按时合规报税。
6. 资料交接不完整如何处理？
书面通知原代理限期移交全部资料，并要求出具《资料移交确认函》。同时，通过新代理向税务局提交NR1表格，更新联络信息。
