香港公司注册处数据显示，2025年上半年香港本地公司新增注册84，293间，截至6月底总数达1，494，806间，突破历史峰值。这一数据意味着平均每天有近465间新公司在港诞生，反映出香港创业活力与商业信心的持续攀升。
01 为何需要法定秘书？
自2018年3月1日起，香港对信托或公司服务提供者实施严格的发牌制度。根据《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》，任何在香港提供公司服务的机构，必须向公司注册处申领牌照，并透过“适当人选”的审核，方可合法营运。
这意味着，选择公司秘书服务机构时，必须甄选持有正式牌照的合规供应商，否则将直接影响公司的合规状况与正常运营。
此外，依据《香港公司条例》，所有在香港注册成立的公司，都必须委任一名法定秘书，此为强制性规定。若无此任命，公司将无法完成注册程序。
需特别澄清的是，香港公司的“法定秘书”与传统认知中处理行政事务的“私人秘书”截然不同。法定秘书是公司的法定合规主管与治理顾问，其核心职能在于确保公司的所有运营与决策，均严格遵守《香港公司条例》及其他相关法规。
简而言之，法定秘书是公司合法合规运营的守护者，其通过专业服务为公司构建规范的治理框架，是公司稳健发展的基石。
02 法定秘书的任职条件
注册香港公司必须委任法定秘书，这是《香港公司条例》的硬性要求，法定秘书直接关系到公司后续运营的合规性：
资格一：本地身份或实体
法定秘书必须是香港本地居民，或是在香港设有注册地址或营业地点的法人团体（如专业的持牌秘书公司）。此项规定旨在确保秘书能够有效、及时地处理与香港政府部门之间的通信与法律文件。
资格二：持有TCSP牌照
这是判断秘书是否专业、合规的核心标准。秘书必须根据《打击洗钱条例》持有“信托或公司服务提供者”牌照。一个精通《公司条例》、上市规则、《税务条例》等相关法规的秘书，能够为公司提供精准的合规指导，避免因程序疏漏（如漏报董事变更、错误提交税务文件）而引发罚款乃至法律风险。
资格三：具备专业运营知识
法定秘书需精通公司年审、商业登记续期及税务申报等周期性事务。他们负责提前提醒截止日期、准备并提交周年申报表，并协助董事整理账目、对接注册会计师进行审计，确保所有申报准时、准确，保障公司的持续合法经营。
资格四：卓越的沟通与协调能力
作为公司与政府机构（如公司注册处、税务局）之间的官方沟通桥梁，法定秘书必须确保所有信息传递的准确与高效，并能有效协调公司内部治理程序。
03 法定秘书的职责
·公司合法合规运营的维护员
作为香港法定秘书，应掌握了香港公司法规及相关法律规定，确保公司能够正确执行各类法定程序要求和严格遵从最新的法律法规，例如：及时处理年报、记录会议记录、登记股权变更等重要文件，避免因疏忽导致的法律纠纷或罚款。
·公司实现正常运营的协调员
香港法定秘书会组织和筹备实施法定程序的董事会会议，按香港公司法准备会议议程，如实记录并保管会议纪要，确保公司决策按法定要求的有效进行。同时，法定秘书还负责与政府部门及时沟通，处理各种法定通知和业务申请，为企业平稳运营铺平道路。
04 如何挑选代理机构和秘书公司？
·第一准则：核实TCSP牌照
根据法律，无牌提供公司服务属刑事罪行，最高可处罚款10万港元及监禁6个月。因此，在选择服务提供商时，首要步骤是要求对方出示其有效的TCSP牌照，并可考虑在公司注册处的网站上公开名录中进行核实。
·第二准则：审视KYC尽职调查流程
为配合国际反洗钱标准，合规的秘书公司必须在规定期限内，对旗下所有公司的股东及董事进行严格的尽职审查。这不仅是一项法定义务，也是对客户免受非法活动牵连的一种保护。
·第三准则：确认香港本地实体运营能力
优先选择在香港设有实体办公室及本地团队的秘书公司。这能确保政府及税务部门的信件与通知得以第一时间被接收并处理，有效避免因信件转递延误或丢失所导致的逾期罚款和漏报风险。
·第四准则：评估专业实力与服务经验
秘书公司的专业程度是选择的最终要义。这可通过其行业资质、团队背景、服务年限、客户口碑及服务范围的完整性来综合判断。一家经验丰富的持牌秘书公司，能够凭借其深厚的知识储备与处理经验，在公司遇到复杂运营问题时，提供及时且可靠的解决方案。
05 香港公司注册流程
1.确定公司名称
·建议准备3个左右的公司名称进行名称查重，以确保名称的独特性。
·公司名称可以使用中文或英文，但不能中英文结合，可以包含阿拉伯数字。
·公司中文名称需以“有限公司”，英文名称需以Limited结尾。
2.确定公司架构
·董事：至少一名，可为自然人或法人团体，无国籍限制，但需年满18岁且具有良好的信誉。
·股东：至少一名股东，可以是自然人或法人团体。
·法定秘书：必须委任香港居民或持牌公司担任法定秘书，负责公司合规事务。（君玮咨询可提供）。
·注册资本：香港公司标准注册资本为1万港元，无需验资到位。香港实行注册资本认缴制，不设上限。
·注册地址：必须位于香港境内，可以是实际的商业地址，也可以是秘书服务公司提供的地址，用于接收政府和其他机构的信件（君玮咨询可提供）。
3.准备注册文件
·公司名称（提供2-3个）、公司章程（明确经营范围、注册资本等）。
·个人股东、董事身份证明（护照/身份证）和地址证明文件（如水电账单），公司注册地址证明（君玮咨询可提供）。
·KYC信息提供及确认。
·需明确公司业务范围，有字符限制。英文描述控制在60个字符内（含标点符号及空格），中文描述控制在28个字符内（含标点符号及空格）。
4.填写并提交注册申请表
通过香港公司注册处的在线系统或纸质表格填写注册申请表，需要准确填写公司的详细信息，随后提交。
5.政府审批
香港公司注册处收到申请后会进行审批。审批时间通常为10-15个工作日，但在繁忙时期可能会有所延长。审批过程中，可能会要求补充相关文件或信息。
6.获取公司注册证书和商业登记证
如果申请获得批准，将收到香港公司注册处颁发的公司注册证书（CI），并向香港税务局商业登记署申请商业登记证（BR），缴纳商业登记费，即可获取商业登记证。这两个证件是公司合法运营的重要凭证。
注意：妥善保存公司的注册文件、会计账簿、会议记录、合同等重要文件，以备政府部门检查和公司内部管理使用。
7.银行开户
香港公司银行开户需提供注册文件、董事身份证明等，一般香港银行开户时间约1-2周。
