在化妆品行业，产品质量的根基往往藏在供应链的细节里——一家合规的供应商能成就品牌口碑，而一个隐藏的漏洞也可能引发全线危机。
从生产车间的洁净度到仓库的温湿度记录，从包材供应商的质检报告到生产批记录的笔迹真伪，每一次现场审核都是一场“显微镜下的真相挖掘”。然而，现实中不少企业仍面临：审核流于形式、关键项被刻意回避、甚至遭遇“表演式迎检”的困境。
本文基于行业资深审核员的一线经验，拆解审核动线设计、文件核查技巧、人员问询话术中的关键陷阱，提供一份“去滤镜”版的现场审核指南。无论是初创品牌首次验厂，还是老手应对“高配合度造假”，这些硬核要点将帮你撕开表象，真正锁定供应链风险。
一
审核前准备
1、供应商“背景调查”
1）查验证照：
基本上需要供应商是否具备合法经营资格，包括营业执照、行业相关认证、ISO体系、环保合规等等。
针对供应的不同产品，需要查验的资质文件有所区别，例如：
供应产品类型 |
查验资质 |
化妆品 |
化妆品生产许可证 |
香精 |
IFRA证书或符合GB/T 22731-2017 日用香精标准要求等其他证明文件 |
进口原料 |
报关单 原产地证明 原料生产国允许使用的证明文件 |
使用动物脏器组织及血液制品提取物的原料 |
生物来源证明文件/检验检疫证明 |
2）隐性风险排查：
通过「信用中国」网站核查行政处罚记录。
3）除了供应商合法资质的查验，其他我们需要事先了解的信息，例如生产能力、质量情况、产品销售业绩、交付周期、财务信息等，可以通过《供应商信息调查表》的方式进行调查。
2、产品标准、生产工艺熟悉了解
考虑到审核时间以及成本的问题，供应商现场审核的时间一般为1-2天，节奏一般安排得比较紧凑。
在短短的一两天内,是很难详细了解供应商的全貌，只能选择一些特别关注或者认为风险较大的内容进行现场了解以及确认。
故在开展现场审核前，审核小组通常需要收集采购产品/物料相关的标准以及生产工艺，与国家标准、行业标准、企业内控标准进行对比，针对有差异或者存疑的项目进行现场审核以及沟通。
3、审核前分工
在审核前需要制定审核计划，并将审核计划提供给供应商，让供应商安排好相应的人员，做好审核现场的接待工作。在审核计划中主要包含的信息有：参与审核的人员信息、审核时间安排、审核范围、审核内容等。
另外，如果审核小组有3人以上，有经验的审核组长通常会对审核小组做一个细致的分工，可根据各个审核组员日常工作关注的内容来进行分工，例如：
研发人员：审核产品的研发过程、生产工艺、质量标准等；
采购人员：审核供应商管理、产品售后服务管理等；
质量管理人员：审核质量管理体系执行情况等。
二
审核前接触
有经验的审核员是在与客户接触的那一刻，就进入了审核状态。比如：
去机场或火车站接你的司机，就是你的信息来源，聊天是最好的审核方式。
1、核心信息点
1）工厂真实运营状态：
“最近经常接送像我们这样的客户来审核吗？”（判断业务繁忙程度）
“你们工厂周末需要加班吗？”（侧面了解订单饱和度）
2）员工稳定性：
“您在这家工厂开多久车了？车队同事变动大吗？”（高流动性可能暗示管理问题）
“工厂最近有组织员工活动吗？”（福利待遇的间接体现）
3）管理层风格：
“你们老板平时在工厂吗？”（判断管理层是否亲临一线）
“听说你们去年扩产了，新车间用的还顺手吗？”（验证宣传真实性）
2、话术技巧
伪装成闲聊：用“听说”“最近”等模糊词降低对方警惕
利益共情：“你们司机也挺辛苦的，经常要接送晚班客户吧？”
三
首次会议
一般来讲在审核计划中，都会有“首次会议”的要求。首次会议的时间一般控制在30分钟左右，主角应该是审核组（员）而非供应商，先由审核组（员）来介绍，审核人员的名字、审核安排、目的等。然后才是供应商介绍各个部门负责人和公司基本情况。
首次会议意义重大，因为参加者包括供应商的管理层、各个部门的负责人、现场协助引导人员等。它是审核组（员）与供应商关于本次审核目的、方式、安排的重要沟通活动。例如：
确定具体审核路线以及各区域接待人员；
审核过程的注意事项宣贯，有些化学品工厂或者气雾剂工厂通常有严格的安全防护要求，在工厂生产区域参观过程禁止携带手机、电子手表等电子产品；
洁净生产车间有限制进入人数的要求等；
供应商需要保密的区域以及文件，审核过程能否通过拍照或录像的方式进行取证。
核心信息点：
1）供应商高层参与度
仅派销售或基层人员参会，总经理以及质量负责人缺席（可能不重视质量合规）
质量负责人座位远离核心区（可能无实权）
高管全程念稿且无法回答技术问题（管理脱节）
2）工厂基础信息核对
实际生产地址是否与营业执照一致（曾有工厂借用他人场地）
查验企业经营执照原件（许可单元是否涵盖拟采购产品类型）
四
现场参观
1、现场参观前的准备
现场参观前要让供应商提供四张图：
工厂布局图
虫害布局图
监控设施布局图
仓库货物布局图
注：对这四张图的要求，可以写在审核计划中，方便供应商提前准备。
2、参观路线设计
一般按生产逻辑顺序，确定参观路线：
生产动线：原料预处理间→称量间→配制间→半成品静置间→内包材清洗消毒间→灌装间→包装区
非生产区域动线：原料仓→包材仓→成品仓→实验室→留样室→空调系统
污水处理站、水处理系统、空调净化系统等辅助区域可以参观路线穿插参观。
（注：要求全程走员工常规通道，禁用"参观专用通道"）
五
审核小组分工
如果审核小组由三人及以上组成，可以分为A、B、C三组。
A组
A组的审核地点在办公室，主要负责产品追溯，以检查记录和文件为主，如：
入库报告：产量、批号；
生产报告：产量、批号；
本批号成品检验报告：理化、微生物，化验人员名字、化验人员资质、产品标准、检测方法/规范、取样计划、留样记录；
过程检验记录：称量记录、监控记录（质量）、异常报告、卫生记录、设备清洗记录、环境监控记录、生产用水检验记录；
员工记录：抽取当班10-15%人员的健康证，并检查当班执行清洁、操作人员的培训记录；
本批号成品所使用原料检验报告：原料种类、放行报告、各个原料检验记录、化验人员名字、化验人员资质、原料标准、检测方法/规范、取样记录；
设备维修、保养记录。
注：A组只关注于追溯产品相关的所有信息，即已经发生过的管理活动。
A组的审核路径为：
1）在成品库中选择已放行的产品，对外包装箱进行照相，记录批号和数量。
2）将成品带回办公室让供应商提供与此批号产品相关的所有信息。（见上）。
B组
负责文件审核，文件主要包括程序文件、作业指导书和报告，如：
投诉管理；
内审/自查；
管理评审；
培训管理；
设备维修、保养；
不合格品控制；
纠正预防措施；
设备仪器校验（包括生产线、实验室）；
源头（供应商）管理；
虫害管理（合同、检查记录、分析报告）；
社会责任；
召回演练。
C组
主要负责生产现场操作行为，包括生产车间、库房和实验室，如：
现场卫生；
GMP/5S检查记录；
现场操作文件（SOP）管理；
记录管理（清洁、质量、虫害、维修、异物）；
标识管理：化学品、半成品、原料、包材、成品；
人员培训（关键岗位+一般岗位）；
设施、设备卫生设计；
交叉污染防护、润滑油等级；
原料/成品仓库卫生；
物品标识；
先入先出；
化学品库；
实验室：安全装置（喷淋、洗眼器）、通风橱、化学品台账、强酸（碱）存放、试剂标识（名称、日期）、检测仪器内部校验计划、检测方法管理、检测结果管理（签字+日期）、检测记录管理、检测人员资质、微生物实验室（培养基+消毒+空白试验+培养箱温度校验）。
六
审核方法
1、追溯性审核
质量管理体系所管理的活动，可以通过一个已经生产出来的产品进行追溯。
在仓库中刚刚生产1周左右的产品，可能还没有到消费者手中，或者即使到了消费者手中，还没有发生（或没有得到）投诉报告。因此对投诉管理的验证，需要用更早批次的产品进行。
2、系统性审核
在现场执行审核的审核员，主要是观察现场的操作行为。
针对操作性问题，找流程本身的问题。如果解决了责任和方法，但仍然解决不了问题的重复发生，那可能就是制度问题了。而制度问题往往与机制设计相关，到这个层次基本上就能够判断企业的系统风险管理水平了。
7
末次会议
末次会议的主要目的就是与供应商管理层确定需要整改的事项，要求对方当场确认事实，避免后期扯皮。同时将我们整改的期限告知供应商，否则会影响后续的合作进度。
8
结语
供应链的质量，决定产品的底线；审核的严谨度，定义品牌的未来。
化妆品行业的竞争，表面是产品的较量，实则是供应链体系的比拼。每一次现场审核，都是对品质防线的加固，对消费者承诺的兑现。本文梳理的审核要点，不是冰冷的条款罗列，而是无数行业教训沉淀出的生存法则，细节之处皆是战场。
希望这份指南能助您练就"火眼金睛"，在看似合规的表象下识别真伪，与真正优质的供应商建立长期共赢的合作关系。毕竟，在化妆品行业，没有偶然的质量，只有必然的管理。
来源：谷的质量
