写在前面

做外贸，货款到了只是第一步，退税款到账才算真正赚到。

出口100万，退税11.5万；出口500万，退税57万——这笔钱压3-6个月，压的就是你的现金流。

【收汇、退税】这一块，流程长、节点多、资料杂，提醒靠记、跟进靠问。少一张纸、晚催一次票，退税款就拿不回来，或者要晚退税几个月。

我做了16年外贸，今年要把外贸各环节用AI重做一遍， 分享一些SOP系统化*智能化的方法，故写这篇SOP——让你的退税款早到账、不白丢。

全文4500字，建议先收藏再看。

（文末有彩蛋：我正在搭建一个退税自动化智能体，资料自动识别、进度自动追踪、金额自动计算……接下来会分享搭建过程，记得关注。）

一、谁能退税？准入条件

在讲流程之前，先确认你的公司是否具备资质：

必须具备的资质

重要提示：

• • 新公司也能退税，但首次审核周期较长（各地1-6个月不等）
• • 注册资本没有要求
• • 10多年前办进出口权要花1800元，现在第三方记账公司都会协助免费开通

二、出口退税全流程（按业务环节拆解）

我们把整个退税流程按责任方和业务环节拆分成4个板块，你一眼就能看懂该找谁、给什么、拿什么。

💰 环节1：收款结汇（对接银行）
🏭 环节2：订货生产（对接工厂）
📦 环节3：报关发货（对接货代/报关行）  
💸 环节4：退税申报（对接财务/税务局）

💰 环节1：收款结汇（对接：银行）

业务动作

1. 1. 客户把美金打入你的外币账户
2. 2. 向银行提交单据完成入账（从美金预备户→到达你的美金账户，入账后才能结汇）
3. 3. 银行入账后→ 企业要去「外汇局申报系统」自行申报，目的：向国家外汇管理局申报“收到一笔外汇”属于什么贸易行为/用途
4. 
   
   
5. 
   

你需要给银行的单据

1. 1. 销售合同（与外商签订）
2. 2. 形式发票（Proforma Invoice）
3. 3. 报关单 （可以在发货后补上）
4. 4. 提单复印件（可以在发货后补上）

你从银行拿回的单据

1. 1. 银行入账单
   
2. 2.银行结汇单 （退税核心材料之一，务必保存）

⚠️ 注意事项

1. 1. 建议要求客户付款时备注订单号+Invoice号，方便对账
2. 2. 客户银行结汇通常1-3个工作日到达你的美金账户

🏭 环节2：订货生产（对接：工厂）

业务动作

1. 1. 与工厂签订销售合同，获取开票信息
2. 2. 结汇后支付定金，工厂开始生产
3. 3. 生产完成后支付尾款
4. 4. 工厂开具增值税专用发票

你需要给工厂的材料

1. 1. 采购订单
2. 2. 定金/尾款付款

你从工厂拿回的单据

1. 1. 工厂盖章的销售合同
2. 2. 增值税专用发票（退税核心材料之一）
3. 3. 工厂提供的开票资料（用于后续对账）

你需要自行下载的材料

1. 1. 工厂付款记录（银行流水或转账凭证，退税申报时需要）
2. 2. 

⚠️ 注意事项

1. 1. 增值税发票必须是专用发票（普票不能退税），税率通常是13%（部分商品是9%、6%）
2. 2. 发票上的金额、品名必须和报关单一致
3. 3. 建议在合同中明确约定开票时间（如"收到尾款后3个工作日内开具"），避免工厂拖延导致错过退税申报期（有些工厂缺发票 要次月才能开票）
4. 4. 工厂开票慢是最常见的拖延环节，务必提前催票

📦 环节3：报关发货（对接：货代/报关行）

业务动作

1. 1. 准备报关资料给货代
2. 2. 货代申报，海关放行
3. 3. 货物离境，生成提单

你需要给货代的单据

1. 1. 销售合同
2. 2. 商业发票（Commercial Invoice）
3. 3. 报关资料表（有模板）
4. 4. 装箱单（Packing List）
   
   
   

你从货代/海关拿回的单据

1. 1. 出口报关单（报关后1-2天出电子版，退税核心材料之一）
2. 2. 海运提单（B/L）（装船离开港口后 1周左右出提单）
3. 3. 汽运/铁路装运单 （通过陆路报关出境）
4. 
   

⚠️ 注意事项

1. 1. 商业发票上的货物描述、数量、金额，单位，必须和报关单完全一致

1. 2. 报关单日期必须≤提单日期（逻辑合理）
2. 3. 提单除了给客户，还要给银行提交"真实性材料"时用

💸 环节4：退税申报（对接：财务公司/税务局）

业务动作

1. 1. 外贸企业开具出口发票（可由财税公司代开）
2. 2. 财务整理材料，提交退税申报
3. 3. 税务局审核，退税款打入企业账户

你需要准备的核心材料（5项）

天津税务局完整申报材料清单

（此处插入你整理的税务局表格截图）

审核周期

• • 首次退税：1-6个月（各地不同，新企业会被重点审核）
• • 后续退税：1-3个月 （各地不同，天津2025年可以3天到账）

⚠️ 常见驳回原因（血泪教训）

1. 1. 报关单和工厂发票的货物描述不一致
2. 2. 提单日期早于报关单日期（逻辑不通）
3. 3. 发票开具时间超过退税申报期限
4. 4. 银行结汇金额和发票金额对不上
5. 5. 工厂付款记录缺失或金额不符
   
   

三、退税金额计算（实战公式）

我们公司实际使用的算法

退税金额 = (含税金额 ÷ 1.13) × 0.13（根据HS编码查询退税率）

真实案例

• • 工厂开具含税发票：¥113,000
• • 退税计算：(113,000 ÷ 1.13) × 0.13 = ¥13,000

也就是说，你采购11.3万的货，国家退给你1.3万。

快速估算表

注意：不同商品的退税率可能不同（13%/9%/6%），以实际为准。

四、全流程时间轴（供参考）

📅 D日：客户付款
📅 D+1：向银行提交单据结汇（1-3天完成）
📅 D+3：拿到银行结汇单，与工厂签合同并支付定金
📅 D+20：工厂生产完成，支付尾款
📅 D+28：催工厂开增值税专用发票（务必在3天内）
📅 D+31：准备报关单据给货代
📅 D+32：货代报关 → 1-2天后拿到出口报关单
📅 D+34：货物离境，生成提单
📅 D+35：向银行提交真实性材料（报关单、提单、合同等）
📅 D+36：自行下载工厂付款记录，开具出口发票（或委托财税公司代开）
📅 D+37：财务提交退税申报（5项核心材料齐全）
📅 D+120：退税到账（首次1-6个月，后续1-3个月）

实际操作中最容易拖延的环节：

1. 1. 工厂开票慢（建议合同约定时限并提前催票）
2. 2. 单据准备不齐（用下方Checklist自查）
3. 
   

五、保命Checklist（打印贴在电脑前）

✅ 收款结汇环节自查（对接银行）

1. 1. 客户付款已到账，备注清晰
2. 2. 向银行提交了销售合同、形式发票等单据
3. 3. 已拿到银行结汇单并妥善保存
4. 4.出货后向银行递交 报关单&提单复印件（补交资料）
5. 
   

✅ 订货生产环节自查（对接工厂）

1. 1. 与工厂签订的销售合同已盖章
2. 2. 定金和尾款已支付，保留付款记录
3. 3. 工厂增值税专用发票已收到（税率、金额、品名核对）
4. 4. 发票信息和报关单完全一致
5. 5. 已自行下载工厂付款记录（银行流水）
   
   

✅ 报关发货环节自查（对接货代）

1. 1. 销售合同已签署并盖章
2. 2. 商业发票金额和报关单一致
3. 3. 装箱单数量和重量准确
4. 4. 货物描述和HS编码正确
5. 5. 已拿到出口报关单（1-2天出）
6. 6. 已拿到提单
7. 
   

✅ 退税申报环节自查（对接财务/税务）

1. 1. 5项核心材料已齐全：报关单+工厂增值税发票+银行结汇单+工厂付款记录+外贸企业出口发票
2. 2. 所有单据的货物信息、金额完全一致
3. 3. 报关单日期 ≤ 提单日期（逻辑合理）
4. 4. 工厂发票开具时间在退税申报期内
5. 5. 银行结汇金额和发票金额匹配（允许合理汇率差异）
6. 6. 单据上的公司名称、地址、税号无误
7. 
   

✅ 避免被驳回的关键细节

1. 1. 商业发票、报关单、工厂发票的货物描述完全一致
2. 2. 提单日期不早于报关单日期
3. 3. 增值税发票是专用发票而非普通发票
4. 4. 工厂付款记录完整且金额对应
5. 5. 首次退税1-6个月（审核周期长，有些地区更长 这里不能点名）
6. 
   
   
7. 
   

六、为什么一定要做退税？

很多外贸人觉得退税"太麻烦"，干脆不做了。

但你算笔账：

• • 出口100万货，能退11.5万
• • 一年出口500万，能退57万

这57万，够你多发几个月工资，多拿几个订单，也可能是全部的利润。

退税不是"锦上添花"，是实实在在的利润。

💰 现金流提示

退税款通常3-6个月后才到账，要提前做好现金流规划。

Ps：也有人会说，我拿退税是因为跟工厂采购的含税价格-羊毛出我身上！我也可以采购不含税价+MD走。以前规定上不可以但是实际可以操作，现在是严查严打 还是早日规范起来比较好。

七、写在最后：把复杂流程交给AI

这两年来，我一直在做一件事：

把外贸用AI重做一遍，把所有"低效×重复×容易出错"的环节全部变成自动化×数据化×智能化。

【收汇、退税】这一块，流程长、节点多、资料杂、提醒靠记、跟进靠问。

所以我开始着手搭建一个外贸退税智能体，把过去复杂、琐碎流程全部交给AI来跑：

1. 1. 资料自动识别
2. 2. 退税进度判断
3. 3. 状态自动追踪
4. 4. 金额自动计算
5. 5. 时间自动提醒
6. 6. 台账自动更新

一句话总结：
人不再需要脑子去记录、去跟进追问，下达一个指令～自动触发节点-给银行/财务分发资料-自动跟进退税-存档。

接下来我会写一系列文章，拆解这个退税自动化智能体的搭建过程。

如果你也想：

• • 不再手动催工厂开票
• • 不再Excel记录退税进度
• • 不再因为少一张纸损失几万块

那就关注我，下一篇见。

有些城市很难退税，有的城市可以做到1-3天退税，这些不能公开点名 但都会在群里交流。

八、相关资源

天津税务局官方申报材料清单-2025年最新版（详见评论区）

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4. 不管你是哪一类，都建议你一定要有SOP，智能化的前提是先数字化！

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