海外客户接待全流程指南
一、明确客户价值，筛选优质客户
展会季结束后，外贸公司通常会进入客户拜访流程。然而，并非所有老外都是值得接待的客户。
客户接待需投入公司资源与资金，同时也涉及商业信息泄露风险。针对电商和互联网渠道带来的信息随意性问题，外贸企业应筛选具备真实下单能力的客户。
我们公司的做法是对来访客户进行价值分析，判断其含金量及成交可能性。对于低质量客户，可选择普通接待或不积极接待。
二、优质客户的正式接待流程
对优质客户，公司需制定详细的接待流程。
1. 时间计划
- 提前敲定拜访时间、航班信息及客户职位。
- 在客户到访前三至四天再次确认。
2. 行程安排
- 确定客户在中国的行程表，明确来司时间。
- 对接司机和订单谈判负责人。
3. 接送用车
建议使用商务车，如别克商务车，展现务实高效的公司形象。
4. 酒店费用
原则上由客户自行承担酒店费用，公司可代订。首次来访客户用餐标准约为400-500元人民币，一般安排1-2餐。
三、接待技巧
接待时可根据客户国家文化和性格特征赠送有中国特色的小礼物。
- 参观工厂时，尽快进入核心业务主题，合理分配时间。
- 建议在多媒体会议室进行谈判并记录。
- 结束时安排司机送客户离开。
对于客户希望晚上安排活动的要求，应根据客户价值决定是否接受，保持礼貌但不失距离。
客户离开后，应及时分析谈判情况，发送邮件确认双方共识。
四、注意事项
- 客户接待需着正装，体现商务礼仪。
- 参观车间时保护商业秘密，避免成为压价或采集样品的工具。
- 尊重客户的文化和风俗习惯。
五、业务谈判重点
客户来公司谈判表明其下单诚意，公司需精心准备。
- 复盘客户沟通过程，准备感兴趣产品的展示。
- 先播放公司宣传片，再重点阐述产品性能。
- 车间参观加强客户信任，及时解决技术和价格问题。
注意谈判技巧，应对僵局可用专业和幽默化解。
六、接待材料总汇
- 机场展示牌、小礼物、数码相机、多媒体展示材料。
- 产品样本、报价单、客户往来的邮件。
- 公司证书、奖项、研发实力介绍等。
