外贸留痕不是瞎存档，而是精准抓关键！整理 14 个落地技巧，每个都藏着 “救命细节”，留痕不是给工作加负担，而是用 5% 的时间，避免 95% 的损失。刚开始可能觉得麻烦，但真遇到纠纷时，这些记录就是你的 “护身符”～
邮件存档:给客户建“专属档案库
命名公式:
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20250714-XX客户-夏季订单报价(日期+客户+核心事)
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关键邮件(如 PI确认、信用证修改)标星 +单独建文件夹，哪怕客户合作结束也永久保存(曾有 3年前的邮件帮客户追回 2万欠款)
对于报价、合同条款、付款方式等关键内容的变更，尽量采用书面形式沟通，减少口头承诺，以免后续产生争议时缺乏依据。
聊天记录:给对话“贴标签
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重要对话(如客户说“接受涨价 5%”)截图后，用手机备忘录标注:
2025,7.14 15:30 张总(XX公司)确认接受报价单第3版，同意8月交货
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WhatsApp/领英对话每周导出一次，存成PDF(避免手机丢失后证据全无)
合同管理
每次改合同别覆盖旧档，新文件名写:202507-XX合同-V2(7.10修改)最后定稿版加红色水印 “最终确认版-双方签字”，避免客户拿旧版扯皮
单据双保险:纸质 +云端“双备份
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提单、发票、报关单等纸质文件，扫描后存两个地方:
√ 电脑本地文件夹(按“年份+月份”分类)
√ 阿里云盘/腾讯云(设成“私密文件夹”，防止误删)
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特别重要的单据(如原产地证)，拍高清照片存在手机相册“加密相册
客户跟进表 : 像写日记一样更新
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表格必填项:需求(要1000件红色T恤)+报价(80元/件)+交期(8.15)
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+变动记录(7.12客户要求改黑色）
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当天变动当天记，用不同颜色标重点(红色=紧急，黄 色三待确认)
时间戳 : 给操作“盖公章
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发邮件时勾选“已读回执”，保留客户查看时间;
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合同修改后，在文档属性里看“最后修改时间”，，截图存档(防止客户说“你后来改了内容”)
会议纪要 : 24 小时内“锁结论
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模板 : 议题(讨论涨价)+结论(客户同意涨3%，8月执行)+待办(7.15前发新报价单)
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会后立刻发邮件给参会人，附一句:“如无异议，以此纪要为准”，等对方回复 “确认”
每次会议后都应该整理会议记录或会议总结，并清晰列出：
主要事项：会议讨论了哪些重要内容？
责任人：谁负责跟进哪些任务？
截止时间Deadline：具体的时间节点是什么？
样品留痕:给每个样品“拍身份证
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寄样前拍 3 张照片:正面+标签(写客户名+样品编号)+包装(贴快递单)
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快递单号、样品规格(如“30ml 香水-花香调”)记在《样品台账》和客户确认后截图
很多外贸人可能都有这样的经历：客户收到样品后，反馈与预期不符，甚至认为产品有瑕疵，或者寿命测试Fail。这时候如果没有寄样前的照片，就很难判断问题出在哪里。因此，在寄样前，一定要从多个角度拍摄清晰照片，记录产品细节参数、包装方式、标签信息等，并存档以备查证。
客户 “黑料”本
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建文档写:XX客户-禁忌(不喜欢周五谈事)+时区(比中国晚6小时)+谈判习惯(爱压价，第一次报价留10%空间)
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新同事接手时，直接发这份文档，避免重复踩坑
纠纷证据链
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质量问题:客户拍的瑕疵照片+第三方检测报告+双方邮件沟通记录(客户说“确实有问题”)
按“时间顺序”整理成 PDF，标序号(1、2、3…)，让法官/仲裁员一眼看懂
社媒存档
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WhatsApp 对话超过10条，用“导出聊天记录”功能存成 TXT 文件。
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领英私信重要内容(如客户说“下周一付款”)，截图后发自己邮箱，标题写“XX 客户领英确认”
审批留痕
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给客户打折/免运费时，填《特殊申请单》，写清:原价格(100元)+折扣后(90元)+理由(老客户返单)
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必须让领导签字(或邮件回复“同意”)，别信口头承诺
物流台账
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每票货记:订舱(7.10)+装柜(7.15)+开船(7.18)+到港(8.5)
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一旦出现异常(如船晚开)，立刻发邮件给客户+货代，标题写“关于XX订单物流延误的通知
电话沟通
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重要电话(如客户说“接受延期一周”)，挂后1 小时内发邮件:
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“刚才通话确认:您同意交货期延至 8.22，我们将承担500元运费补偿。请确认是否无误?”
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哪怕客户不回复，这封邮件也是证据
与客户进行电话沟通后，务必及时发送邮件总结（Email Summary），列出通话中达成的共识、待处理事项及下一步计划，并请对方确认，以确保信息的一致性。
