外贸跟单员工作内容全解析：每天都在做什么？

有人说，外贸公司有三大支柱：业务员、跟单员、财务。

但真正支撑整个流程顺利运转的，是那位天天被微信、邮件、电话三连轰炸的——外贸跟单员。

客户一句“请确认一下交期”， 工厂一句“材料还没到”， 货代一句“船期变了”

——全都砸到跟单员头上。

表面风平浪静，实际一地鸡毛。

外贸跟单员工作内容，像在玩“极限多线操作”：

同时开着十几个聊天窗口、盯着三份表格、回复四封邮件、接五通电话。

表面淡定如水，内心已经开演《速度与激情》。

那些年，我见过的跟单崩溃瞬间

我刚入行那会儿，以为跟单员就是“传话的”。

后来我发现，传话只是最低要求。真正厉害的，是把混乱的信息变成可控的流程。

印象最深的一次，是我们有个客户急着要出货。

跟单员小陈提前三周就盯着，但工厂说“没问题”，等到装柜那天发现：货还在抛光。

客户在那头暴走，老板在这头吼人。小陈当场脸白成纸。

最后她连夜协调改走空运，赔掉半个月工资，只为保住客户信任。

那一刻我才明白，外贸跟单不是机械重复的工作，而是在混乱中维持秩序的艺术。

每一次货期调整、每一次文件修改、每一份出货单背后，都藏着“熬夜、焦虑、被骂、又重来”的循环。

还有一次，一封信用证单据被打错了字母。

银行拒付，客户不认账。

跟单员硬是查了两天三夜的邮件记录、传真、货运单，最后证明错误在对方。

那一刻，她笑着说：“干我们这行，心脏要是差点，都得提早退休。”

最容易掉坑的几个瞬间

1、文件没核对清楚

客户叫你“issue PI”，你没仔细看数量和价格，结果打错。生产出来才发现。

外贸文件不是文书，是“合同的延伸”。

2、工厂反馈不及时

业务员答应客户“下周出货”，但跟单没确认生产进度。结果客户追问时，一脸懵。

3、沟通太多、记录太少

“我记得你说过这样啊”是外贸沟通最危险的一句话。

没有文字记录，全靠记忆——迟早出事。

4、忽略运输细节

船期、截关、报关资料、唛头、箱单发票……少一样都可能耽误出货。

5、没和客户确认关键节点

比如出货前样品确认、包装确认、付款进度确认。少一个“确认”，可能就多一个“事故”。

外贸的每一次失误，都有价格标签。只是多数时候，是跟单员和老板默默买单。

外贸跟单，其实是一种修行

有人说，外贸跟单是世界上最锻炼情绪管理的职业。

要面对客户的苛刻、工厂的推诿、老板的高压，还得笑着说：“没问题，我来处理。”

但换个角度——跟单员，其实是外贸公司最好的“管理练习场”。

你能把工厂、客户、物流、单证都协调顺畅，那你离“外贸经理”就不远了。

如果你现在正做跟单，不要只盯着辛苦。

多思考：

• 哪个环节最容易出错？
• 怎么建立自己的跟单SOP？
• 能不能让客户、工厂都信任你的判断？

那时候，你就不再只是一个“执行者”，而是掌控流程的人。

外贸跟单，看似小职能，实则大格局。能把复杂事办顺的人，走到哪都不简单。

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图：客户总览

图：单个客户的跟进记录

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