制造业工具 · 流程篇

流程管理-流程和制度，说的不是一回事

人只会按「会被罚的那个」做

一家厂的采购申请，有两份文件管着：

•  一份叫《采购流程》，流程图上有六个节点，写着"申请—部门审核—采购询价—比价—审批—下单"

•  一份叫《采购管理制度》，里面写着"单笔五千元以上必须三家比价，违者罚款"

两份文件是两个人写的，写完各自归档，没人对照过。

结果就是：流程图上没写"五千元以上要三家比价"，制度里也没写"比价在哪个节点做"。于是这件事，谁都记得住罚款，记不住该在第几步做。

一、流程和制度，本来是两件事

流程说"怎么做"：谁在什么时点、按什么顺序、产出什么。

制度说"不做会怎样"：什么行为被鼓励、什么被禁止、违反了什么后果。

一个是路径，一个是边界。理论上该互相咬合，实际上常常各写各的。

二、不咬合会出三种事

1 流程上做得到，制度上不允许

流程图写着"紧急采购可直接下单后补流程"，制度里写着"所有采购必须先审批"。到底能不能先斩后奏？

2 制度上要求，流程上没这一步

制度要"三家比价"，流程里却没有"比价"这个节点。于是比价变成私下做、事后补

3 两边都没写，靠人自己把握

金额小、品类特殊的情况，两份文件都没覆盖，全靠"问一下领导"

三种里最麻烦的是第一种：不是没人知道该怎么做，是两个文件各说一套。

三、冲突的时候，人按哪个做

按"会被罚的那个"做。

因为流程错了，最多是"下次注意"；制度违反了，是要扣钱、要通报的。两害相权，人一定选那个不疼的。

所以制度往往"赢"——即使它写的是错的、过时的、不合理的。而流程，就慢慢变成了一张挂在墙上、没人照着走的图。

四、让两份文件对上，只要做一件事

不是重写，是在流程图的每个节点旁边，标出"这里对应哪条制度"。

做一遍，会立刻发现三类问题：

•  流程有、制度没有　这一步做错了没有后果，于是没人当回事

•  制度有、流程没有　要求了但没给路径，于是只能私下做

•  两边都有但互相矛盾　这就是最容易出事的地方

三类问题里，第三类必须当月改掉；前两类可以排期，但不能一直不管。

五、一家厂怎么把两份文件并成一份

一家做钣金的厂，采购流程和采购制度，两份文件冲突了七处。

他们没有各改一遍，而是把两份合成了一份：

•  主体还是流程图，但每个节点后面加一列"要求"

•  原来制度里的"罚则"，挪到对应的节点下面

•  原来流程里"没写后果"的节点，补上"做错了会怎样"

结果：

•  文件从两份 20 页，变成一份 8 页

•  "这个到底要不要三家比价"的询问，基本消失

•  而新员工上手时间，从两周缩到三天

最后一条最值钱：一份文件，同时说清了"怎么走"和"错在哪"，人才不用在脑子里拼两张图。

六、什么情况必须分开写

•  涉及安全和法律的　罚则、责任要单独成文，不能混在流程图里

•  跨多个流程通用的条款　比如考勤、保密，不该在每个流程图里重复

•  面向外部审核的　体系文件有格式要求，不能随意合并

实操建议：挑一条流程，把它的图和对应的制度并排摊开，逐条对一遍。对不上的地方，就是人天天在心里打架的地方。

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文章编辑：super