一车草皮卸完，车还要赶去下一处。司机拍了张照片，现场有人在送货单上签了字，老板回办公室才想起来：这一车送给哪个项目，对应的是哪份订单？月底要是只剩一张卸货照，能说清草皮到了现场，却不一定能把账对上。
园林项目往往分批用货。同一辆车可能先后跑不同工地，同一个项目也可能前后补过几次草皮。接单时给每批货留一个订单号，送货单和照片就能沿着这个号找回去。现场收货人确认的是件数、面积还是整批收讫，也尽量在单上写清。
如果下单的人、收货的人和负责付款的人不同，交货前可以让对方在双方常用的工作群里确认谁负责签收。代收、暂收或者现场只能核数量时，把对方实际确认的范围写下来，方便后面把问题交给对的人。
原来送了两百平方米，后来补了二十平方米，现场又退回一部分。只在聊天里说“这批处理好了”，财务月底很难知道该按哪份数量结账。
当天把变动对应到原送货单，注明日期、数量和是否另计价。双方对部分数量有疑问时，先把已经确认的批次列清楚，把待核的那一项单独留下来，方便后续核实。
把确认的送货批次、应付金额、双方约定的付款日期放在同一张表。对方付了一笔，就标上到账时间和对应订单。用途看不出来时，在记录里留一句待确认，直接请对方说明这笔款是付哪一单。
如果今天只做一件事，就从下一车开始：让订单、送货单、现场照片和对账表用同一个批次号。这样财务查一笔货款，能直接找到那车货。
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