企业采购管理，究竟应该怎么做？
采购员每天忙着询价、比价、下订单、催交期；采购经理每天忙着审核、协调、处理异常；采购总监则需要关注成本、供应商和整体采购计划。
但如果把视角从事务性的工作拉高一个维度，就会发现，采购管理涉及的远不止采购执行本身。它需要从需求源头开始，对供应商、采购策略、价格、合同、订单、交付、结算和绩效进行系统规划，让各个环节有效衔接。
那么，完整的采购管理流程包含哪些环节？每个环节需要建立什么管理机制？企业又该如何让采购流程运行得更顺畅、效率更高、风险更可控？
今天这篇文章就把把采购全流程拆开讲清楚，如果你也对文中的管理工具感兴趣，欢迎免费试用！
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一、先看全貌，采购管理都涉及哪些环节？
这7个环节并非彼此独立：
供应商资源会影响寻源结果，采购需求决定采购计划，寻源和定价形成采购决策，合同与订单承接采购结果，供货验收和财务结算完成交易，最终形成的履约数据又会反馈到供应商绩效评价中。
因此，企业采购管理需要关注整条业务链的衔接。下面，我们逐一分析每个环节要如何管理。
二、采购全流程详解
1.供应商管理
供应商数量不断增加，企业首先面临的管理问题就是如何全方面判断一家供应商是否值得合作。
在一些企业中，供应商信息分散在不同采购员手中。每个人都有自己的供应商名单，准入要求也可能存在差异。采购员熟悉的供应商经常参与采购，其他供应商却很难进入企业的采购视野。
这种管理方式容易带来几个问题：
供应商资料太分散，企业难掌握整体资源
供应商过度集中，对单一供应商依赖度高
很难及时发现供应商资质过期、经营异常
建议建立以下机制：
1.统一供应商准入标准：针对不同品类物料，建立对应要满足的资质模版，当新的供应商进来，采购员一键带出模版，供应商提报即可，把这一步线上化之后，系统还可以自动对即将过期的资质发起预警。
2.建立统一准入规则：供应商有资质，但是不一定就能满足供货要求，此时要对供应商进行样品认证、测试、验厂，保证供应商进入企业采购体系有明确依据。
2.采购需求管理
如果采购需求按照传统方法，A工厂缺货找采购员甲，B工厂也要用这批货，去找采购员乙，结果甲乙互相不知道原来需求是一样的，错过了集中起来形成价格优势，分散的需求还容易造成多采、漏采，占用现金资源。
因此，采购需求管理要重点建立以下方法：
1.统一需求提报入口：明确采购需求由谁提出、按照什么标准提报、经过哪些部门审核。
2.建立需求统筹机制：多部门、多工厂的企业，采购部门需要具备整体需求视角。相同的物料可以一起寻源下单，优先安排先到交期的物料需求。
3.建立需求变更机制：生产计划、项目安排随时可能发生变化，采购需求也会随之调整，建立统一的需求更改入口，保证业务部、采购部、需求组织掌握一致的信息，而不是通过口头沟通只有采购知道计划变了。
需求管理的核心，是让采购部门能够提前掌握企业的采购需求，形成相对稳定的采购计划，为后续寻源、价格谈判和供应商产能安排创造条件。
3.采购寻源
需求确定之后，就进入寻源。
询比价、招投标、竞价等采购方式并不陌生，真正需要关注的是能不能保证寻源阳光透明，避免人情采购、暗箱操作？以及每一步过程可以追溯。
这里就需要引入SRM即供应商关系管理系统，SRM是怎么保证寻源透明高效的？
1.寻源业务线上发起，供应商在线参加：采购人员线上创建项目，供应商通过门户接受邀请，在线查看要求、报价。采购人员不必再通过多个渠道反复发送文件、收集回复，且全程可追溯。
2.密封报价防止暗箱操作：在供应商报价期间，企业端无法查看哪些供应商报了几次价格、报了什么价格，到达规定时间、条件后，再公开价格，减少信息泄露、暗箱操作的风险。
3.所有过程线上留痕，方便追溯查询，减少扯皮
4.选商定价
定价时不能只看最低单价，要考虑综合成本，再确定各个供应商的采购份额，依稀方法要让定价管理更加规范：
1.横向纵向比较：横向比较不同供应商的报价、税率、运费、交付周期等，纵向看这家供应商的价格、服务是否符合企业要求。
2.建立价格管理机制：将历史成交价格、供应商报价统一沉淀，比价有依据，识别异常涨价和价格波动，进而分析原因。
5.合同管理
在签订与供应商的采购合同时，经常苦恼于合同起草时间长、签订合同来回修改版本不一、合同对比审查工作量大、合同变更缺少记录。
因此，企业也需要对合同建立管理机制：
1.针对不同的采购类型建立对应的合同模版，例如原材料采购合同、设备采购合同、服务采购合同等，不用从0起草，选择模版之后填写关键字段，就能生成合同文本。
2.建立合同审核：采购部核查商务信息，法务关注权利义务、法律风险等，其中很重要的工作是要检查签署多次的版本是否有不同，要避免阴阳合同。
3.建立合同履约：对于分批交付、分阶段付款或长期合作合同，应明确每个阶段的执行情况和责任部门。
6.订单协同
订单执行情况会直接影响生产计划，采购下单之后也要持续关注订单交付情况。
订单管理需建立计划协同和执行跟踪：
1.建立采购预测和要货计划：当企业需要订货单还不确定时间，提前发送要货计划，供应商检测在未来时间是否有生产供货能力，如果没有，企业也有时间提前应对。
2.持续跟踪订单执行：已经发货多少、入库数量、未交付数量，对于无法满足的数量、价格或交期，应及时反馈并协商处理。
7.供应商绩效管理
真正的合作能力，不能只看供应商在寻源阶段提供的报价和承诺，还需要通过后续交付、质量、服务和技术支持等表现来判断。
例如，A供应商报价较低，但经常延期交货；B供应商价格稍高，质量和交付却更加稳定。
因此，供应商绩效管理需要形成一套持续评价和结果应用机制。
1.建立指标体系
2.建立供应商分级评价机制
不同等级对应不同的合作策略，让供应商评价能用到业务上，对于出现问题屡不整改的供应商，也可以考虑淘汰。
最后
要打破采购管理就是买东西的浅层认知，使用规范的流程、精准的策略，实现供应安全稳定、成本最优、效率提升。
end
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