生成式人工智能（Gen AI）在企业中的应用已日趋成熟。除加速撰写备忘录、报告等行政任务外，其在定制商业提案、开发客服机器人、海量数据分析及自动化重复性任务等方面也展现出巨大潜力。然而，要在当前形势下真正为企业创造价值——即不仅提升效率与质量，更增强创造力与创新能力——组织必须对自身的结构与架构进行深度调整。
巴西利亚大学（UnB）教授、技术创新领域研究员保罗·亨里基·德索萨·贝尔梅霍博士指出：“人工智能一直是各行业服务创新的灵活工具，但多数公司尚未制定相应计划，采用速度滞后。最新研究显示，员工在使用这些工具方面已远远领先于组织。”他强调，当下正是变革的关键窗口期，落后意味着错失技术红利，且这种差距将随时间推移进一步扩大。
贝尔梅霍表示，为充分利用AI引发的热情与兴趣，企业必须调整工作方式，因为仅靠工具本身无法产生积极成果。“这意味着要以有利于组织战略的方式规划并应用生成式AI，重塑运营模式，重新构想人才与技能，并通过强有力的治理和基础设施推动变革。”
如今，员工尝试使用ChatGPT等免费公共版生成式AI已十分普遍。“这反映出人们的浓厚兴趣，也应促使企业将这一创新融入日常运营，无论是全面普及还是逐步实施，”他补充道。
据该教授建议，为充分发挥生成式AI的潜力，公司应思考如何利用该技术重新定义组织运作方式。关键步骤包括：根据需求与愿景重构运营模式；重新制定人才资质策略；以及强化变革推动力，确保持续适应。
优先区域
首先，企业应优先选择正确的转型领域，聚焦产品开发、营销、客户服务等特定业务板块。通过这种聚焦策略，可实现端到端的技术转型，将多个用例整合至单一工作流或流程中。
此外，可运用帕累托原则（Pareto Principle），即“80/20法则”，将精力集中在对结果影响最大的活动上。该原则由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托于19世纪提出，指出通常80%的结果源于20%的原因。此后，这一概念被广泛应用于商业与经济等多个领域。
从另一角度看，组织需明确团队所需的核心技能以弥补差距，并投资于培训与能力提升。贝尔梅霍提醒，这并非仅靠招聘新员工就能解决，而是关乎整个组织的运作方式。“这需要个性化方法以激励员工，并要求管理层、技术部门和人力资源部门紧密合作。鉴于人员问题的重要性，HR在这些变革中发挥着关键作用。”
由于该技术发展迅速且易于获取，理念是让全员都能适应其要求的技能，如编写提示词及基于数据决策。“虽然不同公司对新技能的需求差异很大，但所有组织都需要采取动态方法。培训是一个渐进且持续的过程，涉及多种技能的提升，以便补充和验证人工智能的有效性。”他说。
生成式AI中的组织战略优势
制定组织战略有助于明确何时、如何及为何使用生成式AI。“这有助于加强控制，确保管理方式与组织目标保持一致，并符合质量和安全标准。若无战略，员工独立使用AI可能导致应用不一致和资源浪费。”教授指出。
此外，战略制定能落实数据保护政策，明确哪些内容可与AI工具共享，防止机密信息泄露。许多平台会利用用户数据优化模型，若缺乏规范，员工可能在不知情下将客户信息、项目资料或财务数据输入缺乏防护的AI系统，使组织面临隐私违规和合规风险。
与企业目标的对齐同样至关重要。“生成式AI的使用旨在解决具体问题，如提高客户服务、报告撰写或新产品开发的效率。若无战略指导，员工可能分散且肤浅地使用工具，未能聚焦公司优先事项。重要决策也可能基于未经适当验证的AI生成结果，从而损害工作质量。”他强调。
正如教授所言，采用组织化的生成式AI使用策略，不仅能在安全、效率和创新方面带来切实好处，还能避免无序使用的风险。“允许员工自行使用AI可能会损害信息完整性和公司安全。经过深思熟虑的方法能确保AI服务于组织目标，同时保护其声誉和资产。”