准备以中国公司作为股东，在哈萨克斯坦设立贸易或设备销售子公司，可以先从营业执照和现有登记资料入手，整理中国股东的资格信息，再按实际办理安排准备决策和授权文件。这一步做扎实，后续制作正式证明文书、安排文件翻译就有了清楚的基础。
中国股东境内文件准备思路示意
本文写给准备在哈设立子公司的生产商、贸易企业负责人和经办人，聚焦中国境内的文件准备。讨论的是依据哈萨克斯坦一般公司登记制度设立的有限责任公司，简称ТОО。
一、先把中国股东的资格资料整理好
哈萨克斯坦共和国政府门户的法人登记服务指南明确列出：外国法人作为设立人，需要提供经认证的商业登记簿摘录，或经认证的、证明其依本国法律具有法人资格的其他文件，并附经公证证明的哈萨克语和俄语译文。
这项要求的核心，是让登记机关能够识别中国股东，并确认其法人资格。中国企业可以先整理营业执照、当前登记信息和涉及名称、住所、法定代表人的变更记录，作为制作正式资格证明文件的基础资料。
整理时先看“现在的信息是否一致”。公司刚改过名称，就把新执照和相关变更记录放在一起；注册地址或法定代表人已经变更，也要同步更新准备交给经办人的资料。这样，制作证明文书时就能围绕同一版本开展。
多个中国公司共同投资，应分别整理各自的资格资料。文件夹可以按股东名称分开，清楚标注每家公司的名称、统一社会信用代码和文件版本。政府服务指南也要求，多个外国设立人参与时，应分别附上相应文件。
二、把投资决定和办事权限说清楚
资格资料解决“谁来投资”。中国企业还应在内部明确“谁作决定、谁负责签署、谁去办理”。建议依据公司章程和内部决策权限，整理本次境外设立事项的决策记录，把投资主体、拟设公司、出资安排及签署人列清楚。这里属于企业的准备工作，不是要求所有企业提交同一种董事会决议。
委托他人办理的，再准备与实际任务对应的授权文本。先列出受托人要做的事，例如递交申请、签署指定文件、领取登记材料，然后写明授权范围和期限。是否允许转委托，也在文本里交代清楚。
授权书里的企业名称、签署人身份和受托人姓名，应与对应证明材料一致。建议在正式签署前，由负责投资事项的人和具体经办人共同核对一次：企业想授权的事情，与文本写出的权限是否相符。
三、资格文件的认证与翻译一并安排
资格文件准备包含两个相互关联的部分：文件的跨境证明手续，以及哈萨克语、俄语公证译文。企业应在制作正式文件前，把证明手续和语言版本一并安排。
企业可以先做一张名称对照表，统一中国股东名称、地址、签署人和受托人姓名的写法，并附上营业执照、护照等对应资料。对照表是工作底稿，作用是让不同文件的制作人员使用一致的信息。
自2023年11月7日起，《取消外国公文书认证要求的公约》在中国与哈萨克斯坦之间生效。中国驻阿拉木图总领事馆通知明确，中国送往哈萨克斯坦使用的公约范围内公文书，原领事认证手续改为办理附加证明书，即通常所称的“海牙认证”。
送办时应确认资格证明文书的内容、译文和所需证明手续，不能只准备营业执照扫描件。涉及国际条约免认证安排的，应核实其是否适用于本次登记文件；不要自行省略政府指南列明的认证要求。
四、形成一份能交接的文件目录
对经办人来说，最实用的成果是一份清楚的目录：每份文件写明名称、出具或签署主体、使用目的、负责准备的人，以及目前进度。营业执照等基础资料、内部决策文件、拟签授权书分别归类，原件与扫描件也做好对应。
例如，设备企业拟在哈设立销售子公司，可以先整理中国股东资格资料，再落实本次投资的内部决定和经办授权，随后把拟用文件送交核对。这个例子说明的是准备顺序，具体送件清单仍由登记用途确定。
从企业现有资料开始，把主体、权限和版本整理清楚，比一次性收集大量没有明确用途的文件更有效。下一篇将继续介绍海牙认证的作用，帮助企业理解这项手续与文件内容之间的关系。
来源目录：
[1] Государственная регистрация юридических лиц, учетная регистрация их филиалов и представительств（法人及分支机构、代表处登记服务指南）哈萨克斯坦共和国政府门户
[2] 关于中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》后使领馆停办领事认证业务的通知 中华人民共和国驻阿拉木图总领事馆
[3] 中华人民共和国和哈萨克斯坦共和国关于民事和刑事司法协助的条约
