前言

做外贸，最累的往往不是写一封英文邮件，而是在客户网站、报价表、聊天记录和订单文件之间来回切换。忙了一整天，客户到底值不值得跟、下一句该问什么，还是没想清楚。

#WorkBuddy 可以帮你整理这些碎片，但前提是任务交得明白。下面这28条提示词，沿着找市场、开发客户、报价谈判到交付复盘展开。换掉括号里的信息，就能拿真实业务试一遍。

先看懂：WorkBuddy 在外贸工作里怎么用？

腾讯官方资料显示，WorkBuddy 支持自然语言任务、多步骤执行、授权后的本地文件处理，以及文档、表格、PPT 等成果交付。因此，使用它时可以直接说明要处理哪些文件、生成什么成果、如何检查结果。

比如，与其只说：

“帮我分析一下客户。”

不如交代：

“根据客户官网资料和这三封邮件，整理客户业务、可能需求、证据和下一步问题，生成一份客户跟进表。”

任务越具体，结果越容易验收。

不过，“用了 AI 就一定更快”也需要验证。

2023 年发表于《Science》的一项实验，邀请了 453 名受过大学教育的专业人士完成职业写作任务。使用 ChatGPT 的组平均耗时减少 40%，产出质量提高 18%。但这是特定写作任务的研究，不是 WorkBuddy 外贸实测，也不能换算成成交率提升。

对外贸人来说，最有用的验证方式很朴素：同一类任务，你少花了多少时间？漏项有没有减少？客户有没有更容易回答下一步问题？

复制之前，做好这三个准备

第一，替换所有【】内容。
里面是你的产品、市场、客户材料或业务条件。

第二，准备真实材料。
产品参数、报价规则、客户来信，比一句“我们质量很好”更有用。只提供获准使用的资料，敏感信息按公司要求处理。

第三，确认当前环境能做什么。
联网检索、外部服务访问和文件输出取决于当前版本、权限及配置。访问不了的网页，可以提供正文；没有连接的系统，可以先导出文件。

建议在一个新任务开始时，先粘贴下面这段通用规则，再接上对应提示词：

以下任务服务于真实外贸业务。只使用我提供的材料和实际可访问、可核实的来源。区分“已确认事实、合理推测、待确认信息”；外部事实附来源链接和查询日期，材料结论注明文件名及页码或表格位置。不要编造客户、联系人、采购量、认证、价格或交期。缺少关键资料时，先提出最多5个必要问题；不影响的部分继续完成。只读取本任务授权材料，输出另存新文件，不覆盖原件。对外邮件、报价、发布和系统修改先生成待审核版本。无法联网或生成指定文件时，说明限制，并给出可复制的替代结果。

下面正式开始。

第一组：先判断市场，别一上来就群发

把同一份目录发给全世界，像拿着一把钥匙挨家试门。先弄清楚哪些市场、哪些买家适合你，后面的开发才有方向。

01｜筛选值得进一步验证的目标市场

先解决：市场很多，精力有限。

我们出口【产品】，核心参数【】，价格区间【币种及贸易条件】，现有认证【】，产能和MOQ【】。请比较【3个目标国家】的市场适配性。先检查产品分类口径；如使用贸易数据，注明HS版本、编码、年份、金额或数量单位及来源，不把进口额直接当作我司可获得市场。再比较渠道、竞争、准入待核实项和物流条件。输出对比表、证据缺口及建议优先验证的市场，并设计一个两周内可执行的小规模验证方案。

02｜建立“能拿来找客户”的买家画像

先解决：我们要找的到底是哪一种公司？

根据【产品资料】和【历史成交客户样本】，建立3类B2B目标买家画像。不要围绕年龄、性别展开，要写公司类型、销售渠道、产品组合、采购角色、可能采购触发点、供应商筛选条件及明显不适合我们的特征。区分样本支持的结论与待验证假设。每类画像给出5个可在官网观察到的信号、3个搜索词和1个值得问客户的问题。输出《目标买家筛选表》。

03｜把产品参数翻译成采购价值

先解决：客户为什么要在意你的参数？

读取【规格书、测试报告、现有案例】，按【目标买家类型】制作“参数—使用场景—可能价值—证据”对照表。每项价值注明需要成立的条件；没有测试依据的耐用性、节能率和成本节省，不写成确定承诺。再生成3段可用于客户沟通的英文表达，每段不超过60词，配中文说明。检查所有数字和产品型号是否与原材料一致。

比如，“不锈钢材质”是参数；是否更适合某种清洗环境，需要看材质等级、工况和证据。不能一句“更耐用”就把所有问题打包带走。

04｜做能指导销售的竞品对比

先解决：差异在哪里，证据够不够？

比较【我司产品】与【竞品链接或资料】，按目标用途、关键规格、MOQ、交付条件、售后及证据完整度输出矩阵。价格只有在规格、数量、币种、税费和贸易条件可比时才直接比较，否则标记“不可直接比较”。不把竞品未公开的信息判为没有。最后提出3个可验证的差异化方向，并列出销售在使用这些说法前还需补哪些证据。

第二组：找客户，也要判断谁值得跟

找到一百个公司名字，不等于找到一百个买家。有的公司卖你的产品，有的只是写过一篇相关博客。线索开发的关键，是留下判断依据。

05｜生成有目的的搜索式

先解决：搜索框里除了产品名，还能输什么？

我销售【产品】，目标国家【】，希望开发【进口商/分销商/品牌商/工程商】。生成12组可用于Google的搜索式，分别覆盖渠道身份、应用场景、品牌组合和经销网络。提供英文及目标市场常用本地语言词，并解释词义。每组写明想找到什么、可能出现什么误匹配、怎样调整。不把搜索式写成已找到的客户名单，不承诺具体结果数量。

06｜从候选网站整理客户清单

先解决：搜到了很多网页，怎么变成能用的名单？

逐一检查【候选官网链接清单】；不能访问的说明原因，不依据网址猜测公司业务。提取公司名、国家、官网、主营产品、渠道身份、与我司的匹配证据和公开业务联系入口。每行附对应页面链接及查询日期。按公司主体和官网域名识别重复项，分公司或不同法人先保留并标记。输出Excel清单及“继续研究/暂缓/排除”的建议和理由，不推测邮箱。

07｜做客户背调的证据清单

先解决：看起来像大客户，证据在哪里？

对【客户名称、官网、所在国家】做初步业务核验，结合【邮件、订单意向等材料】，检查公司主体、网站与业务一致性、公开经营信息及异常信号。优先引用当地官方登记信息等可核实来源，避免同名公司混淆。输出“核验项目—发现—来源—不确定性—下一步核实动作”。把业务匹配与信用风险分开，查不到不等于不存在；不直接给出“可以赊销”或“绝对安全”的结论。

08｜给客户排跟进优先级

先解决：今天先研究哪十家？

根据【客户清单】及【我司目标买家标准】，建立开发优先级评分表。建议按产品匹配30分、渠道匹配25分、采购触发信号25分、可触达性20分评价；这些权重是内部排序建议，不是成交概率。逐项注明证据，缺失信息标记“未知”，同时显示资料完整度。输出前10家及每家的下一步动作；资料不足但可能匹配的公司单列补查，不简单淘汰。

第三组：首次联系，让客户容易接话

客户收件箱里不缺“优质产品、竞争价格、期待合作”。你的第一句话最好让他知道：为什么联系我？这件事和我的工作有什么关系？

09｜写有依据的英文开发信

先解决：开头怎样体现你真的研究过客户？

根据【客户官网证据】、【产品优势及证明】和【本次联系目的】，写2版英文首次开发信，每版80—120词，配2个简洁主题行。第一句使用一条已核实、与采购有关的信息，再说明一个可能相关的价值点，最后只提出一个容易回答的问题。不要假装认识客户，不虚构其采购计划、痛点或共同联系人。附中文解释和“发送前需核实的信息”清单，仅生成草稿。

10｜写 LinkedIn 建联与后续沟通

先解决：怎样自然开启业务交流？

根据【对方公开职业信息】、【公司业务】及【我方身份】，写一条简短英文LinkedIn建联附言，具体字符上限以【当前账号界面限制】为准；再写一条对方接受后可发送的消息。围绕一个真实业务交集展开，后续消息只问一个专业问题，不立即塞目录、不虚构赞美和熟悉关系。附中文说明；如果缺少合适交集，先告诉我应补查什么。

11｜写有沟通依据的 WhatsApp 消息

先解决：一句话怎样让客户知道你是谁？

场景是【客户主动咨询/展会同意联系/现有客户跟进】，相关记录【】。写一条不超过60个英文单词的WhatsApp消息，说明身份、联系缘由、一个具体事项和一个容易回答的问题。提供友好版与直接版，避免连续追问和催促。如果材料不能证明客户愿意在此渠道接收业务消息，先提示补充沟通依据，不把号码存在等同于同意联系。仅生成待审核文本。

12｜展会后写出“记得住”的跟进

先解决：让客户想起你们谈过什么。

根据【展会名片信息】和【现场沟通笔记】，整理客户关注产品、应用、约定事项和缺失信息。写一封100词以内的英文跟进邮件，用一条真实交流细节唤起记忆，兑现一项已答应的资料或动作，最后确认一个下一步。没有记录的内容不要补写成现场对话。若客户较多，先生成3个样例供我检查，再按同样规则批量生成。

一个有用的提醒：“记得您问过包装能否适配货架”，通常比“很高兴在展会上见到您”更具体——前提是客户确实问过。

第四组：客户回了，先把需求问清楚

收到“Please send your best price”，很容易马上打开报价表。但数量、用途、规格都没明确，所谓“最优价格”可能只是一次盲猜。

13｜拆解询盘里的已知与未知

先解决：这封询盘，够不够支持报价？

读取【客户询盘及附件】，提取产品、规格、数量、用途、目的地、期望交期、认证要求和贸易条件。逐项标记“明确提供/存在歧义/未提供”，附原文依据。区分必须在正式报价前确认的信息与可以后续补充的信息。最后起草一封英文回复，先回应已知需求，只追问最影响方案的3个问题，不把“未说明”自动理解为“无要求”。

14｜设计循序渐进的需求问题

先解决：既问到关键，又不让客户像填问卷。

针对【客户类型】采购【产品】的场景，设计8个需求挖掘问题，按当前使用情况、问题影响、采购标准和决策流程排序。每题给出简洁英文、中文意图，以及不同回答会怎样影响产品推荐。选出适合本轮发送的3个问题，其余留到后续。避免诱导客户承认预设痛点，预算问题提供更自然的问法，不要求一次回答全部问题。

15｜准备一场有结果的客户会议

先解决：会议结束后，要推进哪件事？

根据【客户背景、往来邮件、会议目标】，设计一场30分钟英文客户会议：明确开场确认、需求讨论、方案说明和下一步安排，时间合计30分钟。列出必须确认的3件事、建议展示的材料及5个可能异议的回答思路。涉及价格、交期和技术承诺，只使用已批准材料；未知项准备“会后核实”的表达。最后生成一页会议速查卡。

16｜把会议记录变成双方行动项

先解决：聊得很好，具体是谁做什么？

根据【会议转写或记录】，整理客户目标、已确认需求、候选方案、分歧及未决事项。待办表列出动作、负责人、截止日期、时区和原文依据；没明确的标“待确认”，不要把建议当作承诺。另写一封120词以内的英文会后确认邮件，邀请客户纠正理解，并确认下一步。输出内部详细版和客户可读版，两者都保留不确定信息。

第五组：报价谈判，让客户看懂怎么选

一张只有型号和单价的表格，很容易被拉进价格比较。更有用的报价，会解释不同选择适合什么条件，以及双方各自需要确认什么。

17｜生成可复核的报价表

先解决：价格算对，条件写全。

根据【成本表、批准售价或定价规则、客户需求】，制作英文报价表草稿。包含型号、规格、数量、币种、单价、总额、MOQ、包装、交期起算条件、付款条件、报价有效期，以及贸易术语、具体地点和版本。保留计算公式，检查数量乘单价及汇总；汇率注明日期与来源，未确认费用单列，不当作0。附中文核对清单，所有未获批准的价格或承诺标记待确认。

18｜设计三档有实际差异的产品方案

先解决：让客户按业务条件选择。

根据【客户用途、预算线索、必需规格】和【可售产品资料】，设计基础、推荐、增强三档方案。列出各档解决的问题、产品配置、差异、限制、价格依据和适用场景。所有方案必须满足客户已明确的必需条件；做不到的直接说明。不要为了凑三档虚构型号或不必要配置。输出客户可读的英文对比表，并解释推荐档成立的前提。

19｜回应“Your price is too high”

先解决：客户说贵，究竟在比较什么？

客户原话【】，我方报价【】，可使用的差异化证据【】。先列出“超预算、竞品更低、规格不一致、试探议价”等可能解释，但不要把推测写成事实。生成3种英文回复：核实比较口径、解释已证实价值、提供配置或数量调整路径。每版不超过90词，保持尊重，只推进一个问题。不贬低竞品，不声称没有证据的质量优势。

20｜设计有条件的让步方案

先解决：降价之后，换回了什么？

根据【当前报价】、【内部底线】、【客户要求】及【可调整条件】，设计3套谈判交换方案，比较数量、配置、付款安排、交付安排与价格之间的交换关系。量化每套对毛利和现金占用的影响；缺少数据时列公式与待填项，不编数字。生成内部谈判表及对外英文表达，内部底线不得进入客户版本。超过授权范围的方案明确标记需审批。

举个纯演示例子：售价100、成本80，毛利是20；售价降到95、成本不变，毛利只剩15。

售价降了5%，毛利额减少25%。

所以，“只降一点点”究竟影响多大，最好先算出来。这里尚未考虑其他费用，并非净利润测算。

第六组：订单交付，少漏一项就少一次返工

成交之后，工作并没有变简单。客户采购单、内部订单、生产要求和出货单据里，同一个产品可能有四种写法。这个阶段，让 AI 帮你找差异很实用。

21｜检查采购单与报价是否一致

先解决：客户下单的，和你承诺的是不是一回事？

对照【客户PO】、【已确认报价】及【订单确认记录】，核对产品型号、规格、数量、单价、币种、交期、付款、包装和交付条件。输出差异表，列出两边原文、文件位置、可能影响及建议确认动作。文件版本不明时先标记，不擅自认定某份优先。分别生成内部处理清单和英文客户确认邮件草稿，不代替业务人员接受新增条件。

22｜把样品需求变成测试计划

先解决：寄出样品以后，怎样知道是否通过？

根据【客户需求】和【样品资料】，制定样品确认表，包含型号、数量、配置、标签、包装、寄送条件、测试项目、测试方法、合格标准及反馈日期。区分客户已确认标准与我方建议，缺少标准时提出确认问题，不自行宣布合格。输出内部执行表及英文客户确认邮件，并设置样品签收、开始测试和反馈三个跟进节点。

23｜交叉核对出货文件

先解决：别让一个数字错到最后。

交叉核对【商业发票、装箱单、订单及提单草稿】，检查买卖双方、单号、品名、数量、单位、金额、箱数、毛净重、尺寸、港口和运输标识。列出不一致、缺失和识别不清项，注明文件名及位置，不自动修改原件。箱规完整时展示体积计算；资料不足时不推定装载量。最后输出待确认清单，此检查仅作一致性辅助，不替代单证与报关审核。

24｜处理交期延误沟通

先解决：怎样说明事实，同时给客户选择？

根据【原承诺】、【已核实原因】、【当前生产物流状态】及【已批准补救措施】，制作延误沟通方案。区分确定日期、预计日期和仍待确认节点，说明对客户的已知影响。提供一封120词以内的英文邮件，包含事实、措施、下一次更新时间及需要客户确认的事项。分批出货、加急运输等只有获批且可行时才提出，不随意承诺补偿或保证新交期。

第七组：跟进与复盘，让下一步更明确

“今天又跟进了十个客户”听起来很忙，但十封“Any update?”未必比一封有用的问题更有效。跟进要有理由，复盘要能改变动作。

25｜设计报价后的跟进节奏

先解决：除了问进展，还能提供什么？

根据【报价日期、采购周期、客户回复、已发材料】，设计最多5次报价后跟进。每次写明建议时点、触发条件、本次新增价值及一条80词以内的英文草稿。可围绕规格确认、选型对比、样品测试和采购时间展开，但不制造虚假紧迫感。客户已回复时转入对应分支，明确拒绝或要求停止时停止；不机械连续催促。

26｜起草账期提醒与逾期催款

先解决：把金额和时间讲清楚。

根据【发票、合同付款条款、对账记录】，以【核对日期】为基准整理应付、已付、未付金额及到期日，先列出计算差异和争议信息。分别起草到期前提醒、刚逾期提醒和持续逾期升级沟通的英文邮件

27｜复盘赢单与丢单的关键动作
先解决：这单为什么赢/输，下次具体改什么？

根据【询盘记录、报价历史、沟通纪要、客户最终反馈、订单结果】，复盘每个已关闭商机的关键转折点。输出三部分：①赢单/丢单原因排序，须区分价格、交期、信任、时机、跟进质量五类，每条注明依据出自哪次沟通记录；②3条可复制到其他客户的成功动作；③3条应立即停止的做法，并改写为一条可执行的新规则（如"报价后48小时内必须附带选型对比表"）。只基于已记录的事实下结论，猜测须标注"待验证"；涉及客户个人评价时保持中立措辞，不贴标签。

28｜生成下周跟进优先级清单
先解决：先跟谁、说什么、哪天说。

根据【客户清单、上次联系时间、商机阶段、预计采购时间、未回复天数】，为下周排出跟进优先级。按"本周必须联系／可以推进／暂缓观察"三档分类；每个客户给出：建议联系日期、一个具体的联系理由（新品上市、原材料价格变动、展会邀约、行业政策动态等真实事件）、一句15词以内的英文开场句。没有合理理由的客户不硬跟——宁可少发一封，也不发"Just checking in"。排期时避开客户所在国的周末与节假日，并在清单末尾列出本周需要经理协助推进的1-2个卡点。

-写在最后：

工具再好，躺在收藏夹里也只是数字。今天下班前，就做三件事：

1. 挑 3 条
   ——从你当前最痛的环节里挑 3 条提示词（报价没回音？直接用第 25 条）；
2. 跑 1 次
   ——把手头一个真实客户的【方括号】信息填进去，让 WorkBuddy 出一版，感受一下"有理由的跟进"长什么样；
3. 定 1 个规矩
   ——把第 28 条设成每周一早上第一件事，让"下周先跟谁"不再靠拍脑袋。

数据早就摆在那儿：80% 的订单在第 5 次跟进之后才成交。你和竞争对手的差距，往往不是产品，而是谁更有节奏地多问了一次、多复盘了一单。

点个 「收藏」，转给团队里那个还在为"Any update?"发愁的同事——下周的订单，也许就藏在这 28 条提示词里。